Kế hoạch làm việc là một công cụ quan trọng giúp dự án phân công nhiệm vụ, quản lý quy trình làm việc và theo dõi các thành phần khác nhau và thời hạn quan trọng. Kế hoạch làm việc thường có thời hạn từ 6 đến 12 tháng, nhưng nó có thể được điều chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể trong công ty. Thực hiện các kế hoạch làm việc giúp trình bày rõ ràng các chiến lược cho nhân viên theo cách để cải thiện sự tập trung và thúc đẩy của các thành viên trong nhóm. Xem xét các thành phần quan trọng này khi phát triển kế hoạch làm việc để đảm bảo bạn không bỏ qua các chi tiết quan trọng.
Xác định Mục tiêu và Mục tiêu
Không có mục tiêu và mục tiêu rõ ràng, các thành viên trong nhóm làm việc một cách mù quáng không có mục đích. Điều đầu tiên của một kế hoạch làm việc là xác định mục tiêu của dự án và các mục tiêu chính mà dự án sẽ đạt được. Với những mục này được xác định, người lao động có thể thực hiện các nhiệm vụ công việc để đạt được mục tiêu.
Một sự tương tự sẽ là một đội bóng đá chỉ chạy xung quanh và đá quả bóng; không có mục tiêu ghi bàn trên một mặt sân cụ thể, chỉ có chạy và đá mà không đạt được mục tiêu. Trong một dự án văn phòng, mục tiêu có thể là triển khai một hệ thống bảo mật CNTT mới với các mục tiêu là sao lưu dữ liệu trước khi chuyển giao, thiết lập giao thức an toàn mới và triển khai đào tạo công ty mới. Xác định mục tiêu của kế hoạch làm việc là điểm khởi đầu của bạn.
Tổ chức đội và lãnh đạo
Sau khi các mục tiêu được thiết lập, mọi người sau đó được giao cho các nhóm hoặc nhiệm vụ. Có thể có các cấu trúc khác nhau liên quan đến kế hoạch làm việc bao gồm các cấp độ phân cấp cũng như các cấp độ nhóm phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ, xây dựng một nhà máy mới cần một đội xây dựng, một đội hành chính và một đội kỹ thuật. Mỗi nhóm có một trưởng nhóm làm việc với các trưởng nhóm khác để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng tiến độ và ngân sách. Dưới mỗi người lãnh đạo có thể là nhiều đội khác. Đội xây dựng có thể có đội xây, đội điện và đội máy móc hạng nặng.
Thiết lập tiến trình dự án
Một câu châm ngôn kinh doanh cũ là "thời gian là tiền bạc." Khi nói đến quản lý dự án, câu ngạn ngữ này đúng trong việc phát triển các kế hoạch làm việc. Thời gian hoàn thành một dự án càng lâu thì chi phí lao động và vật liệu càng tăng. Ngoài ra, thời gian hoàn thành dự án càng lâu, công ty phải chịu chi phí cơ hội.
Nếu nhà máy đó không được xây dựng vào cuối mùa hè, công ty có thể phải từ chối các đơn đặt hàng trong kỳ nghỉ vì không đủ khả năng sản xuất. Đặt các mốc thời gian với các mốc quan trọng trong các mốc thời gian mô tả tiến trình đó. Nếu có vấn đề trong các mốc cuộc họp, hãy giải quyết chúng để đưa dự án đi đúng hướng.
Đặt ngân sách dự án
Việc thiết lập ngân sách đòi hỏi phải có các nhóm được chỉ định và các mốc thời gian. Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng bên thứ ba như một phần của dự án, sẽ nhận được giá thầu cho các nhiệm vụ được giao. Việc phát triển ngân sách kế hoạch làm việc sử dụng các giá thầu này, số lượng nội bộ về lao động và vật liệu, cũng như bất kỳ chi phí dự phòng nào như giấy phép hoặc phí pháp lý. Ngân sách dự án nên chia nhỏ chi phí của từng phần và nhóm. Xem xét hiệu quả chi phí tại các mốc quan trọng, để xác định xem một nhóm có đang đi đúng hướng để đáp ứng, vượt quá hoặc vượt quá ngân sách hay không.
Đảm bảo và kiểm soát chất lượng
Với các mục tiêu, mốc thời gian quan trọng và ngân sách được đặt ra, người quản lý dự án có khả năng thực hiện các bài kiểm tra đảm bảo chất lượng về tiến độ. Tại các thời hạn quan trọng, trưởng nhóm nên báo cáo tiến độ, chi phí và bất kỳ mối quan tâm hoặc trở ngại nào được trình bày. Điều này giúp người quản lý dự án xây dựng một kế hoạch hành động để tấn công các vấn đề, trước khi chúng khiến dự án đi chệch hướng, kể cả trong ngân sách hoặc khung thời gian.
