Là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bạn biết rằng giao tiếp là một phần quan trọng trong thành công của công ty bạn. Các phương pháp bạn sử dụng để liên lạc bao gồm tương tác cá nhân, trò chuyện qua điện thoại, nhắn tin văn bản và các hình thức thư từ bằng văn bản truyền thống khác. Có nhiều loại giao tiếp kinh doanh khác nhau cần xem xét có thể điều chỉnh giọng điệu hoặc nội dung của bạn.
tiền boa
Bốn loại giao tiếp cơ bản trong kinh doanh là nội bộ (hướng lên), nội bộ (hướng xuống), nội bộ (bên) và bên ngoài.
Giao tiếp nội bộ, hướng lên
Loại giao tiếp kinh doanh này là bất cứ điều gì đến từ cấp dưới đến người quản lý hoặc một cá nhân lên hệ thống phân cấp tổ chức. Các nhà lãnh đạo cần thông tin đi lên để có một nhịp đập thực sự về hoạt động của công ty. Hầu hết các thông tin liên lạc hướng lên trên đều dựa trên các biểu mẫu, báo cáo, khảo sát, mẫu có hệ thống và các nguồn lực khác để giúp nhân viên cung cấp thông tin cần thiết và đầy đủ.
Ví dụ: báo cáo bán hàng có thể bao gồm tổng số lần quảng cáo chiêu hàng, cùng với doanh số bán hàng thực tế. Nó cũng có thể yêu cầu phản hồi như tóm tắt các vấn đề hoặc thành công mà ban quản lý muốn theo dõi.
Giao tiếp nội bộ, hướng xuống
Đây là bất kỳ loại giao tiếp nào đi kèm từ cấp trên đến một hoặc nhiều cấp dưới. Thông tin liên lạc có thể dưới dạng một bức thư, một bản ghi nhớ hoặc một chỉ thị bằng lời nói. Các nhà lãnh đạo nên giữ giao tiếp chuyên nghiệp và rõ ràng với cấp dưới. Ví dụ, một bản ghi nhớ về quy trình vận hành mới có thể liên quan đến các yêu cầu an toàn và các quy định mới. Không có chỗ cho việc giải thích các yêu cầu an toàn; ngôn ngữ phải giải thích ngắn gọn chính xác những gì cần xảy ra.
Giao tiếp nội bộ, bên
Giao tiếp bên là nói chuyện, nhắn tin và gửi email giữa các đồng nghiệp trong văn phòng. Đây có thể là giao tiếp giữa các bộ phận hoặc chỉ là các giao dịch nội bộ. Một ví dụ về tình huống liên quan đến giao tiếp giữa các bộ phận là khi người quản lý thực hiện có câu hỏi về một đơn đặt hàng đặc biệt và đang yêu cầu đại diện bán hàng làm rõ thông qua email hoặc hệ thống nhắn tin văn phòng. Những người trong cùng bộ phận có thể giao tiếp để cung cấp thông tin cập nhật về báo cáo trạng thái và điều phối lịch trình. Đồng nghiệp phải luôn được khuyến khích giao tiếp bằng một giọng điệu tôn trọng và chuyên nghiệp khi làm việc.
Giao tiếp bên ngoài
Giao tiếp bên ngoài là bất kỳ giao tiếp rời khỏi văn phòng và giao dịch với khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp hoặc đối tác. Nó cũng có thể liên quan đến các cơ quan quản lý hoặc văn phòng thành phố. Các bài thuyết trình bán hàng hoặc thư tiếp thị cần phải hấp dẫn để thu hút sự quan tâm từ khách hàng nhưng chúng cũng cần phải dựa trên thực tế. Khi liên hệ với các đơn vị bên ngoài cho các quan hệ đối tác hoặc các nhu cầu quản trị kinh doanh khác, hãy nêu rõ mục đích và ngắn gọn trong giao tiếp, dù bằng lời nói hay bằng văn bản. Tôn trọng thời gian của mọi người bằng cách đi vào vấn đề và nêu rõ yêu cầu của bạn.
