Hướng dẫn

Chức năng của Bộ phận mua hàng trong một tổ chức là gì?

Hầu hết các công ty lớn và thậm chí một số tổ chức chính phủ đều có bộ phận thu mua hoặc mua sắm như một phần của hoạt động hàng ngày. Các bộ phận này cung cấp một dịch vụ là xương sống của nhiều tổ chức sản xuất, bán lẻ, quân sự và các tổ chức công nghiệp khác. Nhiều cá nhân, thậm chí một số người làm việc cho các công ty này, không biết bộ phận mua hàng làm gì, tại sao nó tồn tại hoặc nó phục vụ những mục đích gì. Để hiểu rõ hơn về vai trò của bộ phận mua hàng, hãy xem xét một số chức năng mà bộ phận này thực hiện.

tiền boa

Bộ phận thu mua chịu trách nhiệm thu mua nguyên liệu thô và các nguồn lực khác với giá tốt nhất có thể.

Mua nguyên liệu thô và các nguồn lực khác

Một vai trò của bộ phận mua hàng là thu mua tất cả các nguyên vật liệu cần thiết cần thiết cho sản xuất hoặc hoạt động hàng ngày của công ty hoặc tổ chức chính phủ. Đối với một công ty sản xuất, điều này có thể bao gồm các nguyên liệu thô như sắt, thép, nhôm hoặc nhựa, nhưng nó cũng có thể bao gồm các công cụ, máy móc, xe tải giao hàng hoặc thậm chí là đồ dùng văn phòng cần thiết cho các thư ký và nhóm bán hàng.

Trong môi trường bán lẻ, bộ phận mua hàng đảm bảo luôn có đủ sản phẩm trên kệ hoặc trong kho để giữ cho khách hàng hài lòng và giữ cho cửa hàng luôn được dự trữ.

Với một doanh nghiệp nhỏ, điều đặc biệt quan trọng là phải giữ trật tự hàng tồn kho ở mức hợp lý; đầu tư một lượng lớn vốn vào kho dư thừa có thể dẫn đến các vấn đề về lưu trữ và thiếu vốn cho các chi tiêu khác như quảng cáo hoặc nghiên cứu và phát triển. Việc mua hàng cũng giám sát tất cả các nhà cung cấp cung cấp các mặt hàng cần thiết cho công ty để hoạt động bình thường.

Đạt được mức giá tốt nhất có thể

Bộ phận mua hàng cũng có trách nhiệm liên tục đánh giá xem liệu bộ phận đó có đang nhận những nguyên vật liệu này ở mức giá tốt nhất có thể để tối đa hóa lợi nhuận hay không. Điều này có thể là một thách thức đối với một doanh nghiệp nhỏ có thể mua với số lượng ít hơn một nhà cung cấp lớn hơn và do đó có thể không nhận được cùng một loại chiết khấu số lượng lớn. Bộ phận mua hàng trong một doanh nghiệp nhỏ cần phải đi mua sắm xung quanh để tìm các nhà cung cấp tốt nhất với giá hợp lý nhất cho các đơn hàng quy mô cụ thể của công ty.

Nhân viên bộ phận mua hàng có thể liên lạc với các nhà cung cấp thay thế, thương lượng giá tốt hơn cho các đơn đặt hàng số lượng lớn hoặc điều tra khả năng mua nguyên liệu rẻ hơn từ các nguồn thay thế như một phần trong các hoạt động hàng ngày của họ.

Thủ tục giấy tờ và Kế toán

Bộ phận mua hàng xử lý tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến việc mua và giao vật tư, nguyên liệu. Việc mua hàng đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời từ nhà cung cấp, tạo và theo dõi các đơn đặt hàng và làm việc cùng với bộ phận tiếp nhận và bộ phận kế toán để đảm bảo rằng các đơn hàng đã cam kết đã được nhận đầy đủ và được thanh toán đúng hạn. Trong một doanh nghiệp nhỏ, điều này có nghĩa là làm việc chặt chẽ với bộ phận kế toán để đảm bảo rằng có đủ vốn để mua các mặt hàng đã mua và tiền mặt được lưu chuyển trôi chảy và tất cả các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn.

Tuân thủ các giao thức kinh doanh

Bộ phận mua hàng cũng phải đảm bảo rằng nó đang tuân thủ tất cả các chính sách của công ty. Ví dụ, trong một doanh nghiệp nhỏ, các nhân viên cá nhân có thể trao đổi với bộ phận mua hàng về nhu cầu mua những thứ như đồ dùng văn phòng hoặc máy tính. Trước khi mua hàng, bộ phận mua hàng phải đảm bảo rằng bộ phận này tuân thủ các quy trình phù hợp để mua hàng và phê duyệt ngân sách và phải đảm bảo rằng mọi mặt hàng được mua phù hợp với chính sách mua hàng chung của tổ chức.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found