Hướng dẫn

Bảy thủ tục kiểm soát nội bộ trong kế toán là gì?

Kiểm soát nội bộ là các chính sách và thủ tục được áp dụng để đảm bảo tính tin cậy liên tục của hệ thống kế toán. Độ chính xác và độ tin cậy là điều tối quan trọng trong thế giới kế toán. Nếu không có hồ sơ kế toán chính xác, các nhà quản lý không thể đưa ra các quyết định tài chính đầy đủ thông tin và các báo cáo tài chính có thể có sai sót. Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong kế toán có thể được chia thành bảy loại, mỗi loại được thiết kế để ngăn ngừa gian lận và xác định các sai sót trước khi chúng trở thành vấn đề.

tiền boa

Bảy thủ tục kiểm soát nội bộ là tách biệt các nhiệm vụ, kiểm soát truy cập, đánh giá thực tế, tài liệu chuẩn hóa, số dư thử nghiệm, đối chiếu định kỳ và thẩm quyền phê duyệt.

Tách biệt các nhiệm vụ

Việc tách biệt các nhiệm vụ liên quan đến việc phân chia trách nhiệm đối với việc ghi sổ, tiền gửi, báo cáo và kiểm toán. Các nhiệm vụ khác được tách biệt, càng ít có cơ hội để bất kỳ nhân viên nào thực hiện hành vi gian lận. Đối với các doanh nghiệp nhỏ chỉ có một số nhân viên kế toán, việc chia sẻ trách nhiệm giữa hai hoặc nhiều người hoặc yêu cầu đồng nghiệp xem xét các nhiệm vụ quan trọng có thể phục vụ cùng một mục đích.

Kiểm soát truy cập hệ thống kế toán

Kiểm soát quyền truy cập vào các phần khác nhau của hệ thống kế toán thông qua mật khẩu, khóa và nhật ký truy cập điện tử có thể ngăn người dùng trái phép ra khỏi hệ thống đồng thời cung cấp cách kiểm tra việc sử dụng hệ thống để xác định nguồn gốc của lỗi hoặc sai lệch. Theo dõi truy cập mạnh mẽ cũng có thể phục vụ để ngăn chặn các nỗ lực truy cập gian lận ngay từ đầu.

Kiểm tra thực tế tài sản

Kiểm toán hiện vật bao gồm đếm bằng tay tiền mặt và bất kỳ tài sản vật chất nào được theo dõi trong hệ thống kế toán, chẳng hạn như hàng tồn kho, vật liệu và công cụ. Việc đếm vật lý có thể tiết lộ sự khác biệt được giấu kín trong số dư tài khoản bằng cách bỏ qua hoàn toàn hồ sơ điện tử. Việc đếm tiền mặt trong các cửa hàng bán hàng có thể được thực hiện hàng ngày hoặc thậm chí nhiều lần mỗi ngày. Các dự án lớn hơn, chẳng hạn như đếm hàng tồn kho bằng tay, nên được thực hiện ít thường xuyên hơn, có thể là hàng năm hoặc hàng quý.

Tài liệu tài chính chuẩn hóa

Chuẩn hóa các tài liệu được sử dụng cho các giao dịch tài chính, chẳng hạn như hóa đơn, yêu cầu nguyên vật liệu nội bộ, biên lai hàng tồn kho và báo cáo chi phí đi lại, có thể giúp duy trì tính nhất quán trong việc lưu trữ hồ sơ theo thời gian. Sử dụng các định dạng tài liệu tiêu chuẩn có thể giúp bạn dễ dàng xem lại các bản ghi trong quá khứ khi tìm kiếm nguồn gốc của sự khác biệt trong hệ thống. Việc thiếu tiêu chuẩn hóa có thể khiến các mục bị bỏ qua hoặc hiểu sai trong một bài đánh giá như vậy.

Số dư dùng thử hàng ngày hoặc hàng tuần

Việc sử dụng hệ thống kế toán bút toán kép tăng thêm độ tin cậy bằng cách đảm bảo rằng các sổ sách luôn được cân đối. Mặc dù vậy, vẫn có thể xảy ra sai sót khiến hệ thống nhập kép mất cân bằng tại bất kỳ thời điểm nào. Tính toán số dư dùng thử hàng ngày hoặc hàng tuần có thể cung cấp thông tin chi tiết thường xuyên về trạng thái của hệ thống, cho phép bạn phát hiện và điều tra sự khác biệt sớm nhất có thể.

Liên kết Định kỳ trong Hệ thống Kế toán

Việc đối chiếu kế toán không thường xuyên có thể đảm bảo rằng số dư trong hệ thống kế toán của bạn khớp với số dư trong tài khoản của các đơn vị khác, bao gồm ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng tín dụng. Ví dụ: đối chiếu ngân hàng liên quan đến việc so sánh số dư tiền mặt và hồ sơ tiền gửi và biên lai giữa hệ thống kế toán của bạn và bảng sao kê ngân hàng. Sự khác biệt giữa các loại tài khoản bổ sung này có thể tiết lộ lỗi hoặc chênh lệch trong tài khoản của chính bạn hoặc lỗi có thể bắt nguồn từ các tổ chức khác.

Yêu cầu của Cơ quan Phê duyệt

Việc yêu cầu các nhà quản lý cụ thể ủy quyền cho một số loại giao dịch có thể thêm một lớp trách nhiệm vào hồ sơ kế toán bằng cách chứng minh rằng các giao dịch đã được các cơ quan chức năng thích hợp xem, phân tích và phê duyệt. Chẳng hạn, việc yêu cầu phê duyệt các khoản thanh toán và chi phí lớn có thể ngăn cản những nhân viên vô đạo đức thực hiện các giao dịch gian lận lớn với quỹ của công ty.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found