Bộ sản phẩm năng suất của Microsoft được gọi là Office, hoặc MS Office, là sản phẩm cố định tại các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bộ Office bao gồm Word, một chương trình xử lý văn bản; Excel, một chương trình bảng tính tài chính; Access, một chương trình cơ sở dữ liệu; Nhà xuất bản, để xuất bản trên máy tính để bàn; PowerPoint, một chương trình để tạo bản trình bày; Outlook, một chương trình dành cho email và lập lịch trình; OneNote, để giữ cho các ghi chú của bạn có tổ chức; và InfoPath, một ứng dụng để theo dõi thông tin khi nó đi qua các ứng dụng khác và thông qua doanh nghiệp. Biết cách sử dụng MS Office là điều cần thiết tại nhiều doanh nghiệp và bạn có thể yêu cầu các kỹ năng từ cơ bản đến nâng cao trong một tin tuyển dụng để đảm bảo nhân viên tiềm năng sẽ được trang bị để quản lý công việc.
Nhiệm vụ cơ bản
Các kỹ năng ở cấp độ đầu vào cho hầu hết các công việc văn phòng bao gồm khả năng mở, tạo, lưu và sửa đổi tài liệu trong Word, gửi và nhận email trong Outlook và tạo bảng tính trong Excel. Đối với bất kỳ chương trình nào trong số này, ứng viên cũng nên biết cách định dạng tài liệu để in, sử dụng menu máy in để xem trước tài liệu trước khi in và in trang. Word là chương trình được sử dụng nhiều nhất trong MS Office, vì vậy kiến thức về cách thay đổi phông chữ, lề, chèn hoặc xóa trang và sử dụng trình kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp tích hợp sẵn phải là một phần của bộ kỹ năng cơ bản.
Nhiệm vụ trung gian
Nhiều tác vụ phổ biến trong hoạt động hàng ngày của văn phòng vượt ra ngoài các kỹ năng MS Office cơ bản, chẳng hạn như sử dụng Mail Merge trong Word để cá nhân hóa các thư công việc cho toàn bộ danh sách gửi thư hoặc tạo áp phích và các tài liệu đồ họa nặng khác trong Publisher. Tạo trình chiếu trong PowerPoint là một nhiệm vụ cấp trung gian thường được sử dụng trong văn phòng. Ở cấp độ này, nhân viên nên biết cách tạo công thức trong Excel để tính toán các kết quả mong muốn như hoa hồng bán hàng hoặc thuế, và một số nhân viên văn phòng sử dụng Excel thay vì Access để tạo danh sách khách hàng hoặc thông tin khác. Các kỹ năng trung cấp cho Outlook bao gồm biết cách tạo sổ địa chỉ và thiết lập tự động trả lời khi bạn không có mặt tại văn phòng hoặc đi nghỉ.
Nhiệm vụ nâng cao
Biết cách sử dụng OneNote và InfoPath có thể được coi là kiến thức nâng cao hoặc chuyên môn tùy thuộc vào địa điểm kinh doanh. Khả năng xử lý các chương trình này của nhân viên, cùng với khả năng nhập và xuất thông tin trong tất cả các ứng dụng MS Office, là một phần thưởng cho bất kỳ nhà tuyển dụng nào. Tạo cơ sở dữ liệu trong Access phức tạp hơn việc nhập một danh sách đơn giản trong Excel. Bộ kỹ năng nâng cao cũng bao gồm sử dụng Excel cho các biểu mẫu tài chính tùy chỉnh, sử dụng đồ họa và theo dõi các thay đổi giữa các tài liệu được chia sẻ trong Word và tùy chỉnh các bản trình bày trong PowerPoint.
Đào tạo
Nhiều công ty cung cấp chương trình đào tạo tại chỗ, đặc biệt để người lao động có thể tìm hiểu các phương pháp và tính năng mà doanh nghiệp ưa thích. Chương trình đào tạo cũng được cung cấp thông qua trang web của Microsoft và công ty có chương trình cấp chứng chỉ liên quan đến đào tạo, sách và kiểm tra trực tuyến để người dùng có thể trở thành Chuyên gia Microsoft Office hoặc Thạc sĩ Chuyên gia Microsoft Office.
