Bất cứ khi nào khách hàng mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ công ty của bạn, bạn phải cung cấp cho họ một biên lai. Mọi người tiết kiệm biên lai vì nhiều lý do khác nhau, từ chuẩn bị thuế đến hoàn thuế cho người sử dụng lao động đến kế toán cá nhân. Biên lai bán hàng là bằng chứng của khách hàng rằng đã thực hiện mua hàng, họ đã mua những gì và họ đã trả bao nhiêu. Có một số loại biên lai bán hàng khác nhau và công ty của bạn sẽ sử dụng những loại biên lai đó một cách thích hợp nhất với môi trường mà việc bán hàng được thực hiện.
Khái niệm cơ bản
Biên lai bán hàng phải được tạo tại thời điểm giao dịch khi tiền được đổi. Biên lai bảo vệ cả khách hàng và công ty bằng cách nêu chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua, ngày và giờ bán, giá thanh toán và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Một số công ty cũng chọn liệt kê các chi tiết khác trên biên lai bán hàng, chẳng hạn như tên của cộng sự đã thực hiện giao dịch hoặc các thông điệp tiếp thị bổ sung.
Biên lai tính tiền
Biên lai tính tiền rất phổ biến và thường được các cơ sở bán lẻ đưa ra. Khi khách hàng thanh toán các khoản mua sắm của họ, cho dù họ mua quần áo, thực phẩm hay hàng hóa khác, biên lai được in bởi sổ thu ngân liệt kê tất cả các mặt hàng đã mua, giá của từng món, tổng số tiền đã thanh toán, phương thức thanh toán và ngày giờ. của giao dịch. Những biên lai này có dạng cuộn lớn, vừa vặn với các trục xoay bên trong máy tính tiền. Giấy thường có màu trắng, với một đường sọc màu hồng được in trên đoạn giấy cuối cùng còn lại để báo cho nhân viên thu ngân một cuộn mới sẽ sớm được cần đến.
Biên lai viết tay
Nhiều công ty thuê nhân viên bán hàng bên ngoài phải sử dụng biên lai bán hàng viết tay. Hoạt động kinh doanh trên đường hoặc khi đang đi du lịch yêu cầu phải xuất trình hóa đơn ngay tại chỗ. Các nhân viên bán hàng phải mang theo biên lai trống và điền thông tin của khách hàng, chi tiết của giao dịch và thông tin nhân viên của chính họ. Bằng cách ký vào biên nhận bán hàng viết tay, nhân viên của bạn chứng thực tính chính xác của thông tin được cung cấp.
Đóng gói Silps
Khi công ty của bạn vận chuyển hàng hóa cho những khách hàng đã mua hàng qua điện thoại, phiếu đóng gói thường đóng vai trò là biên lai bán hàng. Bên trong hộp gửi cho khách hàng, bạn phải đặt một biên lai ghi chi tiết ngày giờ mua hàng, hàng hóa đã mua và giá cả và số lượng của từng mặt hàng. Nếu các mặt hàng của khách hàng phải được vận chuyển trong nhiều hộp thì mỗi hộp phải có phiếu đóng gói riêng.
Bản sao carbon
Sự tinh vi về công nghệ của công ty bạn đóng một phần lớn trong việc xác định xem liệu hóa đơn bán hàng của bạn có nên chứa các bản sao carbon hay không. Nếu khách hàng của bạn mua hàng trong môi trường bán lẻ và hệ thống tính tiền được vi tính hóa, phần mềm phải có khả năng lưu trữ kỹ thuật số từng biên lai. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một hệ thống đăng ký cổ xưa hơn hoặc đối với các biên lai bán hàng được viết tại hiện trường, thì bản sao carbon là điều cần thiết để ghi lại và theo dõi việc bán và vận chuyển sản phẩm của bạn một cách chính xác.
