Hướng dẫn

Cách tự động chuyển từ Word sang PowerPoint

Microsoft Office là một bộ công cụ mạnh mẽ của bộ công cụ văn phòng mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng để xử lý văn bản, quản lý dữ liệu và thuyết trình. Cho dù làm việc trong MS Suite hay Microsoft Office 365, bạn có thể chuyển đổi tài liệu Word thành PowerPoint một cách dễ dàng. Bạn không cần trình chuyển đổi doc sang ppt. Mặc dù đây là một quá trình khá đơn giản, nhưng có một số điều cần lưu ý để không phải quay lại và định dạng lại các phần nhất định của tài liệu gốc một lần trong PowerPoint.

Định dạng đúng tài liệu Word

Trước khi bạn kéo tài liệu từ Word vào PowerPoint, hãy đảm bảo rằng bạn định dạng đúng tài liệu Word. Điều này có nghĩa là sử dụng đúng nhãn Tiêu đề và kiểu đoạn văn trong tài liệu Word. Ví dụ: giả sử bạn có một dàn ý muốn chuyển đổi thành một bản trình bày PowerPoint. Xem qua và đảm bảo rằng bạn đã sử dụng các kiểu văn bản nằm trong bộ menu Word trên cùng. Bạn sẽ thấy các tùy chọn như Bình thường, Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, v.v.

Chọn kiểu phù hợp cho từng phần của dàn ý. Bất kỳ thứ gì nên là tiêu đề của trang trình bày phải được đánh dấu và thay đổi thành kiểu Tiêu đề 1. Kiểu Header 2 nếu dành cho phụ đề văn bản phụ. Hãy nhớ rằng bạn đang định dạng này để PowerPoint biết những gì cần kéo vào một trang chiếu. Nó sẽ không kéo các khối văn bản kiểu Bình thường vào trang chiếu. Điều này được thiết kế để ngăn bản trình bày trông giống như một cuốn sách. Thay đổi tất cả các phần bạn muốn đưa vào làm thành phần trang chiếu.

Lưu và Chèn vào PowerPoint

Khi bạn đã định dạng đúng tài liệu Word, hãy lưu nó. Kiểm tra phần mở rộng của tệp. Microsoft Word tự động lưu tài liệu dưới dạng tệp .txt. Bạn cần có phần mở rộng tệp đọc .rtf đại diện cho Định dạng Văn bản Có dạng thức. Để thay đổi định dạng, hãy nhấp vào Tệp sau đó nhấp vào Lưu dưới dạng. Dưới tùy chọn Định dạng Tệp trong hộp bên dưới tên tệp, hãy chọn Định dạng Văn bản Có dạng thức. Lưu tệp ở vị trí bạn có thể dễ dàng truy cập.

Mở bản trình bày PowerPoint mới. Chọn tab Trang đầu và chọn Trang trình bày mới, sau đó chọn tùy chọn Đường viền. Trên máy Mac sử dụng PowerPoint 11, tùy chọn này được gọi là Chèn Trang trình bày từ Dàn bài. Một hộp tìm kiếm sẽ mở ra. Tìm tệp .rtf bạn đã tạo và chọn nó. Thao tác này sẽ chèn tài liệu Word vào PowerPoint. Đề cương hiện đã được nhập vào bản trình bày và bạn có thể chỉnh sửa các trang trình bày theo ý muốn. Đảm bảo lưu bản trình bày PowerPoint trước khi đóng.

Khắc phục sự cố

Hầu hết người dùng có sản phẩm bộ Microsoft Office đã mua chúng dưới dạng gói, do đó tất cả các mặt hàng phải tương thích. Nếu phiên bản PowerPoint của bạn cũ hơn tài liệu Word được tạo trong phiên bản mới hơn, bạn có thể gặp một số vấn đề với việc chuyển đổi tệp. Quá trình nhập sẽ vẫn diễn ra nhưng bạn có thể gặp một số khác biệt về định dạng cần được sửa trong quá trình chỉnh sửa PowerPoint. Bất cứ khi nào có thể, hãy lưu lại tài liệu được tạo trong phiên bản Word cũ hơn sang phiên bản mới hơn. Nếu tệp được gửi cho bạn, bạn có thể yêu cầu người gửi lưu tệp để tương thích với các phiên bản Microsoft cũ hơn.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found