Khi hành vi của một nhân viên làm ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần của nhóm bạn, đã đến lúc bạn phải hành động. Mặc dù việc gặp gỡ nhân viên để thảo luận về mối quan tâm của bạn là điều cần thiết, nhưng việc theo dõi bằng một lá thư phối hợp không chỉ khiến nhân viên nhận thấy rằng hành vi của anh ta là không thể chấp nhận được mà còn cung cấp cho doanh nghiệp của bạn tài liệu có thể được sử dụng trong vụ kiện hoặc một tranh chấp về yêu cầu thất nghiệp.
Tuân theo Quy tắc Thư tín Kinh doanh
Viết thư trên giấy tiêu đề của công ty. Nếu bạn đang gửi thư qua email, hãy lưu thư dưới dạng .pdf và gửi dưới dạng tệp đính kèm. Bắt đầu bức thư ở định dạng bản ghi nhớ cung cấp thông tin cần thiết về nội dung của bức thư.
Thí dụ:
ĐẾN: Jane Smith
TỪ: Jerry Smythe [viết tắt dòng này]
CHỦ ĐỀ: Hành vi sai trái của văn phòng
DATE: 23 tháng 8, 2019
Nêu sự thật
Một lá thư phản đối không phải là cơ hội để bạn trút sự bất bình của bạn đối với một nhân viên đã trở thành mối phiền toái hoặc trách nhiệm pháp lý. Giữ cho bức thư của bạn ngắn gọn, ngôn ngữ của nó không gây xúc động và đảm bảo rằng mối quan tâm và hậu quả của bạn đối với nhân viên là rõ ràng.
Thí dụ:
Như chúng ta đã thảo luận trong cuộc họp ngày hôm nay, tôi thực sự lo ngại về cách cư xử của bạn đối với cả đồng nghiệp và bản thân mình. Trong nhiều trường hợp, bạn đã thể hiện sự thiếu tôn trọng trong các cuộc họp nhóm, thảo luận riêng tư và trong các cuộc trò chuyện tại văn phòng. Những hành vi này đang làm tổn hại đến tinh thần văn phòng và trở thành trách nhiệm trong việc hoàn thành dự án Johnson & Greene.
Cung cấp ví dụ về hành vi
Ghi lại các bằng chứng về hành vi xấu trong bức thư. Hãy chắc chắn bao gồm ngày tháng và tên của các bên khác có liên quan. Mô tả các hành vi tiêu cực một cách thái quá. Đừng gây kịch tính, nhưng hãy cung cấp các chi tiết có thể giúp bất kỳ ai đọc bức thư hiểu được điều gì đã xảy ra và lý do tại sao hành vi của nhân viên lại đáng bị khiển trách.
Thí dụ:
Trong cuộc họp ngày hôm qua (22/8/2019), hành vi của bạn là thiếu chuyên nghiệp và gây rối. Bạn đảo mắt nhiều lần khi Tim đang nói, ngắt lời anh ấy hai lần, và cuối cùng quay lưng lại với anh ấy khi anh ấy cố gắng nói với bạn về mối quan tâm của anh ấy. Bạn cũng thở dài thườn thượt trong khi Ruth đưa cho cô ấy bản báo cáo. Khi tôi yêu cầu bạn làm rõ điều gì khiến bạn khó chịu về những gì Ruth phải nói, bạn lắc đầu và nói rằng sẽ mất quá nhiều thời gian để làm như vậy.
Hành vi này xảy ra sau lần bộc phát của bạn vào ngày 20 tháng 8 năm 2019, trong đó bạn đã lên tiếng với Erica khi cô ấy gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một tệp mà bạn muốn. Chúng tôi có khách trong văn phòng vào thời điểm đó, và tôi có thể nói rằng họ cảm thấy xấu hổ khi nghe bạn đối xử với Erica như vậy. Khi tôi nói chuyện riêng với bạn về vụ việc, bạn nhún vai và nói rằng "Erica cần phải chịu trách nhiệm về sự vô tổ chức của cô ấy." Tôi đã tuyên bố rằng mặc dù có thể xảy ra trường hợp này, nhưng không bao giờ có bất kỳ lý do gì để bạn lên tiếng, đặc biệt là trong môi trường chuyên nghiệp. Bạn đã đồng ý "giảm nhẹ" trong tương lai.
Hôm nay, khi chúng tôi gặp nhau để thảo luận về những gì đã xảy ra trong cuộc họp ngày 29 tháng 8, bạn đã phòng thủ, hỏi tôi liệu tôi có nói cho bạn không. Bạn khẳng định rằng tôi đã phản ứng thái quá. Tôi chỉ ra rằng, với tư cách là chủ sở hữu của công ty, tôi sẽ quyết định loại văn hóa công sở nào mà tôi muốn nuôi dưỡng. Bạn nói tôi "quá mềm yếu" và công việc kinh doanh sẽ gặp rắc rối nếu tôi cứ "chăn dắt" mọi người. Bạn đã ngắt lời tôi ba lần trong khi tôi cố gắng giải thích vị trí của mình và cuối cùng xông ra khỏi văn phòng của tôi trong khi tôi vẫn đang nói chuyện với bạn.
Lưu ý Hậu quả
Bức thư cần giải thích rõ ràng hậu quả của hành vi hiện tại của nhân viên, cũng như những gì cô ấy có thể mong đợi nếu cô ấy không thực hiện các thay đổi ngay lập tức. Thường là một ý kiến hay để vạch ra một kế hoạch chịu trách nhiệm ngay lập tức để thực hiện những thay đổi tích cực.
Thí dụ:
Jane, mặc dù tôi thường bị ấn tượng bởi công việc của bạn và coi trọng bạn như một nhân viên, nhưng không thể thúc đẩy một môi trường làm việc tập thể, hiệu quả khi một nhân viên thường xuyên cư xử như bạn có. Để gây ấn tượng với bạn về mức độ nghiêm túc trong hành động của bạn và để nhóm của chúng tôi có thời gian tập hợp lại, tôi sẽ đình chỉ bạn trong phần còn lại của tuần này mà không trả lương. Bạn sẽ rời văn phòng hôm nay, Thứ Tư, ngày 23 tháng 8 và sẽ không trở lại cho đến 9 giờ sáng Thứ Hai, ngày 28 tháng 8. Tôi hy vọng thời gian nghỉ này sẽ giúp bạn có chút thời gian để suy ngẫm về hành động của mình và xem xét các bước bạn có thể thực hiện sẽ hữu ích bạn hoạt động phù hợp hơn trong một môi trường chuyên nghiệp.
Khi bạn trở lại vào thứ Hai, vui lòng gửi email cho tôi để chúng tôi có thể sắp xếp thời gian thảo luận về kế hoạch giải quyết hành vi của bạn. Tuy nhiên, nếu hành vi mài mòn của bạn tiếp tục, bạn có thể khiến tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc sa thải bạn khỏi vị trí của mình. Tuy nhiên, tôi thực sự hy vọng nó sẽ không đến như vậy.
