Cách đây không lâu - ngay cả sau khi email trở nên phổ biến - mọi người sẽ viết thư trên giấy cảm ơn bạn vì công việc đã hoàn thành tốt, hoặc họ sẽ viết nhanh trên thẻ Cảm ơn. Ngày nay, với sự thịnh hành của điện thoại thông minh và máy tính xách tay, hầu hết các ghi chú Cảm ơn đều được gửi dưới dạng email. Biết khi nào bạn nên trả lời một tin nhắn nhanh và cách bạn nên diễn đạt câu trả lời của mình là điều quan trọng, trong thời đại mà phép xã giao thay đổi gần như nhanh như công nghệ.
Khi nào thì trả lời ... và khi nào thì không
Thực sự không có quy tắc nào quy định rằng bạn phải trả lời email Cảm ơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tiếp tục mối quan hệ kinh doanh hoặc để giữ cho khách hàng của mình hài lòng, ghi nhận email thường là một ý kiến hay.
Nếu một nhân viên bán hàng gửi cho bạn email cảm ơn bạn đã nói chuyện với anh ta qua điện thoại và bạn không có nhu cầu về sản phẩm của công ty anh ta, thì việc trả lời anh ta có thể mở ra một loạt tin nhắn vô tận mà bạn không muốn nhận. Trong trường hợp này, việc xóa email là hoàn toàn có thể chấp nhận được.
Mặt khác, nếu một khách hàng gửi cho bạn email cảm ơn vì dịch vụ đặc biệt của bạn, có lẽ bạn nên trả lời. Tương tự, nếu email chứa các câu hỏi yêu cầu trả lời, bạn có thể nên trả lời.
Phản ánh phản hồi của bạn
Như với hầu hết các thư trả lời qua email, phản chiếu là một cách tốt để đảm bảo rằng phản hồi của bạn được người khác đón nhận. Cho dù email Cảm ơn có tên đầy đủ của bạn và sử dụng lối viết trang trọng hay là một câu đơn giản không có dấu chấm câu hoặc viết hoa, bạn thường có thể trả lời bằng hiện vật.
Trả lời email của khách hàng
Khi khách hàng dành thời gian để viết cho bạn email Cảm ơn, bạn nên luôn trả lời, ngay cả khi chỉ để xác nhận rằng bạn đã nhận được email đó. Những khách hàng hài lòng không chỉ trở thành khách hàng lặp lại mà họ còn có nhiều khả năng giới thiệu bạn bè và cộng sự của họ với bạn hơn.
Một cách để chứng tỏ rằng bạn đánh giá cao phản hồi tốt là hỏi khách hàng của bạn xem bạn có thể sử dụng email của họ như một lời chứng thực để in trên tường của bạn hoặc để đặt trên trang web của bạn hay không.
Thí dụ:
Thưa bà Frazier,
Cảm ơn bạn đã dành thời gian để viết thư cho tôi. Tôi luôn vui mừng khi nghe từ một khách hàng vui vẻ! Bạn có phiền nếu chúng tôi trích dẫn bạn trên trang chứng thực trên trang web của chúng tôi không?
Trả lời ứng viên xin việc
Các ứng viên xin việc ngày nay hầu như luôn luôn theo dõi với một Lời cảm ơn, bất kể cuộc phỏng vấn diễn ra tốt hay kém. Việc không trả lời email của ứng viên hiếm khi là phản hồi tốt, vì rất có thể họ sẽ liên hệ lại với bạn.
Trừ khi bạn đã quyết định giao việc cho ứng viên, câu trả lời của bạn không nên ám chỉ rằng ứng viên có thể sẽ nhận được công việc đó. Tất nhiên, nếu bạn chưa quyết định, phản hồi cũng không nên làm họ hy vọng. Duy trì một giọng điệu chuyên nghiệp và cho người nộp đơn biết những gì anh ta nên mong đợi ở bước tiếp theo.
Thí dụ:
Thật hân hạnh khi được gặp bạn. Chúng tôi sẽ phỏng vấn một vài ứng viên nữa trong vài ngày tới. Nếu chúng tôi quyết định tiến hành cuộc phỏng vấn thứ hai, tôi sẽ liên hệ với bạn trước cuối tuần.
Nếu bạn chắc chắn rằng ứng viên không phù hợp với tổ chức của bạn, bạn có thể chọn trực tiếp hơn.
Thí dụ:
Thật hân hạnh khi được gặp bạn. Thật không may, tôi nghi ngờ chúng tôi sẽ theo dõi một cuộc phỏng vấn vào lúc này. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ giữ hồ sơ của bạn trong hồ sơ, nếu chúng tôi có một cơ hội khác. Tôi chúc bạn những điều tốt nhất trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn.
Lưu ý rằng trong cả hai ví dụ, người viết tách mình ra khỏi công ty, như thể muốn nói, "mặc dù cá nhân tôi rất thích nói chuyện với bạn, công ty sẽ thuê người khác." Điều này có thể giúp giảm bớt sự cay cú của việc bị từ chối bằng cách không coi đó là hành vi cá nhân.
