“Thời gian là tiền bạc” là câu ngạn ngữ cổ, và nó đặc biệt đúng đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ và các nhà quản lý. Do đó, khi soạn email mới cho khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp, nhân viên hoặc bất kỳ ai khác, bạn nên cố gắng ngăn chặn các thư theo dõi hoặc làm rõ không cần thiết bằng cách cung cấp càng nhiều thông tin hữu ích càng tốt trong email của bạn. Một cách để giúp mọi người hoàn thành nhiệm vụ hoặc hiểu rõ hơn thông điệp của bạn là cung cấp quyền truy cập vào video bổ sung cho văn bản email của bạn. YouTube có hàng triệu video có thể giúp bạn cung cấp thông tin hữu ích trong email của mình và giúp làm rõ ý tưởng hoặc yêu cầu. Bạn có thể hướng dẫn người nhận của mình tìm kiếm một video cụ thể trên YouTube, nhưng việc nhúng video hoặc liên kết tới một video trong email của bạn sẽ tiết kiệm thời gian cho người nhận và giúp bạn tránh nhìn thấy các email “Tôi không thể tìm thấy video đó” trong hộp thư đến.
Yêu cầu phải có email HTML
Trước khi bạn có thể chèn bất kỳ loại liên kết hoặc đối tượng có thể nhấp nào vào email - không kể đến hình thu nhỏ hoặc hình ảnh của video YouTube - bạn phải sử dụng ứng dụng email cho phép bạn tạo thư có định dạng HTML. Hầu hết các ứng dụng email hiện đại đều cho phép bạn tạo các email có đồ họa, đường viền và các phần tử HTML khác. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng ứng dụng email cũ hơn, bạn nên tải xuống và cài đặt phiên bản mới hơn nếu bạn muốn thêm liên kết đến video YouTube hoặc hình thu nhỏ trong thư của mình. Các ứng dụng email thương mại như Outlook cho phép bạn chèn tất cả các loại đối tượng, cũng như các chương trình miễn phí như Mozilla Thunderbird hoặc Pegasus.
Tại sao nó có thể không hiệu quả với bạn
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ không thể chèn video YouTube thực vào email của mình, ngay cả khi bạn sử dụng ứng dụng hỗ trợ HTML. Điều này là do các cài đặt bảo mật mà hầu hết các máy chủ hoặc nhà cung cấp email đều kích hoạt để ngăn chặn thư rác và sự lây lan của vi rút. Đối với nhiều nhà cung cấp, việc cho phép nhúng các đối tượng video vào email đơn giản là quá nguy hiểm. Lượng năng lượng xử lý cần thiết để quét và xác minh video YouTube trong hàng nghìn email thường đi qua hầu hết các máy chủ thư của nhà cung cấp sẽ sử dụng cho nhiều tài nguyên máy chủ và có thể làm chậm việc gửi thư đến mức không thể chấp nhận được. Vì những lý do này, bạn có thể chèn liên kết đến video YouTube trong email, nhưng thông thường bạn không thể tự nhúng hoặc phát trực tuyến video.
Video YouTube hoạt động trong Gmail
Mặc dù bạn không thể nhúng video với các nhà cung cấp dịch vụ email khác, nhưng điều này không đúng với Gmail. Vì Gmail và YouTube đều là tài sản của Google nên công ty có thể giám sát các liên kết video trong thư Gmail và xác minh nguồn của chúng tương đối dễ dàng với các trang trại máy chủ rộng lớn của họ. Do đó, các vấn đề bảo mật điển hình không áp dụng cho Gmail. Nếu bạn gửi cho người dùng Gmail một email có liên kết video YouTube trong nội dung thư, trình phát YouTube sẽ xuất hiện trong thư ngay sau khi người đó mở thư để đọc. Để chèn video YouTube vào email tới người dùng Gmail, hãy sao chép và dán URL YouTube vào nội dung thư. Hơn nữa, bạn không cần sử dụng bất kỳ định dạng hoặc liên kết đặc biệt nào với địa chỉ URL.
Thay thế cho các ứng dụng email khác
Mặc dù bạn không thể nhúng video vào nhiều ứng dụng email, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải sử dụng các liên kết văn bản nhàm chán. Hầu hết các ứng dụng email đều cho phép bạn đăng hình ảnh trong phần nội dung của email. Do đó, bạn có thể tạo hình ảnh thu nhỏ của video và chèn nó dưới dạng liên kết thay vì văn bản thuần túy. Để tạo nhanh ảnh chụp màn hình của một hình ảnh trên YouTube, hãy phát video ở chế độ toàn màn hình và nhấn phím “Prt Scr” hoặc “Print Screen” trên bàn phím của bạn. Quay lại ứng dụng email của bạn và định vị con trỏ chuột ở nơi bạn muốn hình ảnh xuất hiện trong nội dung thư. Nhấn “Ctrl-V” để dán hình ảnh vào email. Tạo liên kết cho hình ảnh đến trang video YouTube giống như cách bạn làm với bất kỳ liên kết hình ảnh hoặc văn bản thuần túy nào khác.
