Khi mùa thuế diễn ra hàng năm, hàng đống thủ tục giấy tờ mà một doanh nghiệp phải sắp xếp và nộp cho IRS có thể dường như quá tải. Mặc dù vậy, cho dù một doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh sầm uất và bận rộn đến đâu, tất cả các báo cáo được nộp cho IRS phải chính xác nhất có thể để tránh các cuộc kiểm tra hoặc hành động pháp lý của chính phủ liên bang. Đối với các doanh nghiệp có nhân viên, một tài liệu quan trọng phải được điền vào hàng năm là bản W-2.
Luật và W-2
Biểu mẫu W-2 báo cáo tiền lương chịu thuế trả cho một nhân viên trong khoảng thời gian một năm, cùng với thuế việc làm được khấu trừ từ phiếu lương cho năm đó. Luật liên bang yêu cầu tất cả người sử dụng lao động phải gửi cho nhân viên báo cáo W-2 bất kể thu nhập hoặc mức lương thấp như thế nào. Các báo cáo W-2 này có thể được gửi dưới dạng giấy hoặc dạng kỹ thuật số và nhân viên phải nhận được không muộn hơn ngày 31 tháng 1 năm sau. Người sử dụng lao động cũng phải nộp một bản sao W-2 của nhân viên cho IRS.
Cảnh báo
Việc không gửi biểu mẫu W-2 kịp thời có thể dẫn đến tiền phạt đáng kể cho doanh nghiệp của bạn. Kể từ năm 2018, bạn có thể bị phạt từ $ 50 đến $ 260 cho mỗi biểu mẫu, tùy thuộc vào mức độ gửi thư muộn của bạn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, mức phạt tài chính tối đa trong một năm tính thuế có thể nằm trong khoảng từ $ 187,500 đến $ 1,072,500.
W-2 bị thiếu hoặc không chính xác
Đôi khi biểu mẫu W-2 có thể không chính xác hoặc bị thiếu trong thư. Nếu những tình huống này xảy ra, nhân viên có thể sẽ liên hệ với bộ phận tiền lương hoặc nhân sự của bạn để yêu cầu chỉnh sửa hoặc sao chép biểu mẫu. Nhân viên của bạn nên chuẩn bị để đáp ứng những yêu cầu này ngay lập tức, đặc biệt là khi mùa thuế kết thúc và gần đến hạn nộp hồ sơ.
Thay thế cho các W-2 bị thiếu
Để thay thế cho các biểu mẫu W-2 bị thiếu, IRS sẽ chuẩn bị và gửi cho nhân viên một Biểu mẫu 4852. Theo IRS, biểu mẫu này có thể được sử dụng thay cho W-2 nếu nhân viên vẫn chưa nhận được W-2 trước khi thời hạn nộp hồ sơ. Tuy nhiên, việc sử dụng Biểu mẫu 4852 có thể trì hoãn việc hoàn thuế vì IRS sẽ cần xác minh thông tin trên biểu mẫu. Nếu một nhân viên nộp Mẫu 4852 và sau đó nhận được W-2 đã sửa hoặc bị thiếu và nhận ra rằng một số thông tin trên 4852 là không chính xác, anh ta có thể nộp Mẫu 1040X cho IRS. Mẫu 1040X là một tờ khai thuế thu nhập đã được sửa đổi.
Các vấn đề khác về biểu mẫu thuế
Người sử dụng lao động được yêu cầu về mặt pháp lý để lưu giữ mẫu W-2 trong hồ sơ ít nhất bốn năm. Người sử dụng lao động cũng được yêu cầu về mặt pháp lý để điền vào mẫu mã số nhận dạng việc làm (EIN). Các biểu mẫu EIN đã hoàn thành sẽ cung cấp cho người sử dụng lao động ID thuế của người sử dụng lao động cá nhân cho mỗi nhân viên. Các ID thuế này là bắt buộc khi báo cáo tiền lương của nhân viên và các khoản khấu trừ thuế. Để nhận biểu mẫu EIN, hãy liên hệ với IRS theo số 1-800-829-4933.
