Hướng dẫn

Cách mời ai đó tham gia sự kiện lịch trên Outlook

Chủ yếu là những ngày mà các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể xoay người trên ghế và thông báo với nhân viên của họ, “Hôm nay chúng ta hãy gặp nhau lúc 4 giờ”. Công nghệ đã giải phóng nhân viên để làm việc từ xa và từ vô số địa điểm. Nếu đôi khi bạn cảm thấy rằng thực tế này đã thêm yếu tố “Miền Tây hoang dã” vào doanh nghiệp nhỏ của mình, thì hãy xem xét các phiên bản của Microsoft Outlook 2010 để tìm một món đồ cần thiết. Nó có thể làm tròn tất cả mọi người một cách dễ dàng - ngay khi bạn học cách tháo dây để tạo mục lịch trong một vài bước đơn giản.

Tạo mục nhập lịch

Mời ai đó tham gia cuộc họp hoặc sự kiện theo một trong ba cách sau khi bạn mở Outlook:

  • Nhấp vào "Mặt hàng mới" ở góc trên bên trái. Sau đó, bên dưới nó, hãy nhấp vào “Cuộc họp”.
  • Nhấp vào biểu tượng “Lịch” (biểu tượng thứ hai ở góc dưới bên trái của màn hình). Sau đó nhấp vào “Cuộc họp mới” hoặc “Cuộc hẹn mới”.
  • Từ hộp thư đến email của bạn, hãy nhấp vào “Trả lời bằng cuộc họp”.

Chọn người tham dự được mời trong Outlook

Sử dụng “Sổ địa chỉ” của bạn để truy xuất địa chỉ email cho dòng “Đến”, đây là nơi liệt kê những người nhận lời mời trên lịch của bạn. Ngoài ra, hãy nhập địa chỉ email của họ theo cách thủ công. (Tại thời điểm này, có thể là khôn ngoan nếu thêm những người này vào sổ địa chỉ của bạn. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm một chút thời gian vào lần tiếp theo bạn muốn thực hiện một mục lịch.)

Hoàn thành lời mời trên lịch của bạn

Đặt những nét hoàn thiện và cần thiết trên lịch mời của bạn bằng cách điền vào:

  • Dòng chủ đề
  • Vị trí
  • Thời gian bắt đầu
  • Thời gian kết thúc, sử dụng các hộp thả xuống

Xem xét các chi tiết

Trước khi bạn nhấn “Gửi”, hãy cân nhắc sự khôn ngoan khi viết một tin nhắn ngắn trong trường văn bản giải thích bản chất chính xác của lời mời trên lịch của bạn. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn tin rằng lời mời có thể kích hoạt các truy vấn qua điện thoại hoặc các chuyến thăm văn phòng của bạn từ nhân viên. Một thông báo có thể báo trước những gián đoạn như vậy, cho nhân viên của bạn biết những gì họ cần biết cũng như những gì họ nên làm để chuẩn bị.

Nếu bạn muốn nhân viên của mình đọc tệp trước cuộc họp, hãy nhấp vào “Đính kèm tệp” trước khi gửi lời mời theo lịch của bạn. Để đảm bảo họ không bỏ qua nó, hãy viết một tin nhắn ngắn gọn hướng sự chú ý của họ đến nó.

Gửi lời mời trên lịch từ xa

Bạn không cần phải gắn chặt vào máy tính làm việc của mình như bao da trên một cao bồi để gửi lịch mời cho nhân viên của bạn. Bạn có thể gửi một từ iPhone của mình bằng cách đi tới ứng dụng lịch và làm theo các bước sau:

  • Tạo “Sự kiện mới” (hoặc “Sự kiện hiện có” nếu bạn đang chuyển tiếp lời mời đến một sự kiện mà bạn đã tạo).
  • Nhấn vào nút "Chỉnh sửa".
  • Nhấn vào “Người được mời”.
  • Thêm địa chỉ email của những người bạn muốn mời vào cuộc họp hoặc sự kiện của mình.
  • Nhấn vào nút “Xong”, nằm ở góc trên bên phải, đóng vai trò như một chức năng “gửi”.

Tận dụng chức năng mời lịch của Outlook là một bước nữa để giúp mang lại trật tự và tổ chức cho cuộc sống của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ. Và nhân viên của bạn cũng sẽ đánh giá cao những nỗ lực của bạn.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found