Theo Sở Thuế vụ, các biểu mẫu W-2 phải được gửi đến nhân viên không muộn hơn ngày 31 tháng 1 đối với các biểu mẫu có từ năm dương lịch trước đó. Mặc dù nhân viên có thể không nhận được chúng qua đường bưu điện vào ngày này, nhưng họ - ít nhất - phải được gửi đi vào thời điểm này. Đối với các công ty không tuân theo giao thức cụ thể này, có thể có hậu quả.
Tránh nhân viên bất mãn
Ngoài bất kỳ vấn đề chính thức nào mà bạn có thể gặp phải với Sở Thuế vụ (IRS) do không gửi biểu mẫu W-2 kịp thời, bạn có thể phải đối phó với một nhóm nhân viên rất bất mãn, nhiều người trong số họ có thể đang mong đợi một tờ khai thuế. Nhân viên có thể không chỉ khiếu nại với bạn mà còn với IRS, điều này có thể thúc đẩy việc điều tra thêm về công ty của bạn nếu có nhiều khiếu nại về vấn đề này.
Đánh giá tốt của IRS
IRS ngăn chặn tiền phạt dựa trên việc nộp đơn W-2 của bạn trễ như thế nào. Mức phạt $ 50 cho mỗi biểu mẫu được đánh giá đối với W-2 được nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày đến hạn, tối đa là $ 187.500 đối với một doanh nghiệp nhỏ. Đối với các mẫu đơn được nộp trước ngày 1 tháng 8 nhưng muộn hơn 30 ngày, hình phạt lên đến 100 đô la cho mỗi mẫu và mức phạt tối đa là 536.000 đô la. Mức phạt tối đa là $ 260 cho mỗi biểu mẫu lên đến $ 1,072,500 mỗi năm cho các mẫu đơn được nộp sau ngày 1 tháng 8.
Đảm bảo các biểu mẫu chính xác
Ngoài việc gửi các biểu mẫu W-2 đúng hạn, bạn cũng phải đảm bảo rằng các biểu mẫu đã nêu là chính xác. Theo trang web của IRS, nếu bạn gửi mẫu W-2 cho IRS tuyên bố rằng bạn đã trả cho một nhân viên cụ thể một khoản tiền nhất định và bạn đã không trả, thì người đó có quyền kiện bạn về những thiệt hại. Hình phạt $ 530 cho mỗi hình thức không có mức tối đa được đánh giá. Bạn cũng có thể phải trả khoản tiền phạt 5.000 đô la tiền bồi thường thiệt hại vì đã nộp tài liệu sai lệch và có thể bị buộc tội hình sự.
Hồ sơ và Truyền thông
Đôi khi, nếu bạn ít nhất cho nhân viên của mình biết rằng bạn đang chạy phía sau với W-2 của mình nhưng đang nỗ lực loại bỏ chúng, có thể sẽ ít bất mãn hơn là nếu bạn không nói gì cả. Ngoài ra, nếu bạn gửi W-2 trước thời hạn, nhưng nó đã bị trả lại cho bạn với địa chỉ cũ hoặc xấu, đừng mở nó hoặc vứt nó đi. Đặt nó vào hồ sơ của nhân viên và lưu nó trong trường hợp anh ta liên hệ với bạn để lấy mẫu đơn; ít nhất bạn có bằng chứng rằng bạn đã cố gắng gửi nó.
