Thu thập và nhập số trên máy tính là một trong những khía cạnh tốn nhiều công sức nhất của việc quản lý dữ liệu. Mục nhập dữ liệu mười khóa sẽ đẩy nhanh quá trình này, chỉ tập trung vào các phím số, từ 0 đến 9, được sử dụng nhiều lần. Điều này hiệu quả hơn và có thể gây ra ít căng thẳng vật lý hơn cho cơ thể vì bạn chỉ cần tập trung vào một vài phím, thay vì hàng trăm phím trên bàn phím tiêu chuẩn. Mặc dù bạn có thể không hoàn toàn quen thuộc với quy trình mười khóa, nhưng bạn có thể đã sử dụng nó theo thói quen.
Phần cứng
Bàn phím tiêu chuẩn bao gồm hàng phím số trên cùng mà người đánh máy sử dụng để nhập số cùng với các chữ cái. Kỹ thuật này thường được gọi là gõ cảm ứng. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh, liên quan đến số liệu đô la, số liệu hiệu suất và dữ liệu kế toán khác, một bàn phím tiêu chuẩn đầy đủ không phải lúc nào cũng cần thiết. Thay vào đó, nhiều bàn phím độc lập kết nối với máy tính để bàn bao gồm bàn phím mười phím hoặc bàn phím số được đặt ở phía bên phải của bàn phím. Máy tính xách tay, nếu đủ rộng, cũng hỗ trợ bàn phím số. Người dùng cũng có thể có được bàn phím số kết nối với cổng USB trên PC, dễ dàng thêm phần cứng này vào bất kỳ hệ thống nào.
Đào tạo
Bất kỳ ai có quyền truy cập vào bàn phím số gồm mười phím đều có thể nhanh chóng học và quen với việc sử dụng phần cứng này. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp và chuyên gia muốn được hướng dẫn thêm về cách sử dụng hiệu quả bàn phím số, một số trường cao đẳng và trường dạy nghề cung cấp các chương trình đào tạo chuyên biệt. Tiêu đề của các chương trình như vậy thường được gọi là Công nghệ Hệ thống Kinh doanh, và mục nhập dữ liệu mười khóa là một khóa học đơn lẻ như một phần của chương trình tổng thể. Tuy nhiên, theo Cục Thống kê Lao động năm 2011, những người có ý định lập nghiệp từ việc nhập dữ liệu có thể chỉ cần trình độ trung học phổ thông, nếu họ có ngữ pháp tốt và quen sử dụng bàn phím.
Nghề nghiệp
Một số doanh nghiệp quảng cáo sự cần thiết của người đánh máy nhập dữ liệu mười khóa. Ví dụ: nếu bạn đang đăng ký làm đại lý dịch vụ khách hàng ảo, làm việc tại nhà, thì phím mười sẽ hữu ích cho việc nhập đơn đặt hàng của khách hàng. Là một nhân viên ghi chép y tế từ xa hoặc chuyên gia lập hóa đơn và mã hóa, việc nhập dữ liệu xét nghiệm y tế và phòng thí nghiệm bằng số vào máy tính chính xác và hiệu quả cũng rất quan trọng. Tuy nhiên, theo Cục Thống kê Lao động trong năm 2011, công việc nhập dữ liệu sẽ giảm mức tăng trưởng vừa phải. Sự thay thế nhân viên đánh máy này một phần là do việc sử dụng ngày càng nhiều và sự phụ thuộc vào công nghệ cũng như thuê ngoài các công việc này ở nước ngoài.
Giải pháp thay thế
Bạn có thể khám phá các lựa chọn thay thế để nhập dữ liệu số theo cách thủ công. Nếu bạn có dữ liệu hiện đang được đánh máy hoặc viết trên giấy, bạn có thể sử dụng máy quét để chụp văn bản, bao gồm cả số, từ các tài liệu đó. Kỹ thuật hình ảnh này được gọi là nhận dạng ký tự quang học, hoặc OCR, và nó lưu dữ liệu vào tài liệu hoặc bảng tính được xử lý văn bản. Một tùy chọn không cần nhập khác là sử dụng phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản, cho phép bạn nói dữ liệu số vào micrô. PC sẽ gõ số trên màn hình. Ngoài ra, hãy cân nhắc tìm hiểu cách xuất và nhập dữ liệu trên các ứng dụng để bạn không phải nhập lại thông tin đó (như xuất dữ liệu từ trang web sang bảng tính Excel).
