Sẽ thật tuyệt nếu bạn chỉ có thể nói về mọi thứ thay vì viết ra mọi thứ phải không? Cho dù bạn cần huy động tiền cho một dự án mới hay bạn cần thể hiện doanh nghiệp của mình đang hoạt động tốt như thế nào so với năm ngoái, hãy mong đợi một báo cáo bằng văn bản sẽ được thực hiện một cách nghiêm túc. Báo cáo kinh doanh có thể là bất cứ thứ gì, từ một bộ báo cáo tài chính đến một kế hoạch tiếp thị chính thức, và có rất nhiều định dạng cho các báo cáo như có những vì sao trên bầu trời. Cách dễ nhất để định dạng một báo cáo kinh doanh là xem xét một mẫu hoặc một ví dụ, sau đó điều chỉnh khuôn khổ để phù hợp với nhu cầu của bạn.
Định dạng Báo cáo Kinh doanh Chung
Một định dạng chung tốt cho một báo cáo kinh doanh chính thức bao gồm:
- Một trang bìa liệt kê tên của báo cáo, tên và địa chỉ công ty của bạn và ngày
- Mục lục, nếu báo cáo dài hơn 10 trang
- Một bản tóm tắt điều hành; phần giới thiệu giải thích nền tảng của báo cáo và bất kỳ phương pháp luận đặc biệt nào được sử dụng
- Nội dung chính của báo cáo, với các tiêu đề phụ thích hợp
- Một phần với các kết luận và khuyến nghị
- Phụ lục cho các tệp đính kèm không cần thiết như biểu đồ và đồ thị không cần có trong phần nội dung của báo cáo.
Báo cáo không chính thức
Hãy nhớ rằng không phải mọi báo cáo kinh doanh đều cần được trình bày theo định dạng có cấu trúc như vậy. Thông thường, đủ để trình bày chi tiết một báo cáo kinh doanh không chính thức dưới dạng một bức thư dài một hoặc hai trang hoặc thậm chí dưới dạng email, tùy thuộc vào đối tượng của bạn. Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp nhỏ, trong đó nhân sự có thể rất mỏng và không ai có thời gian để tạo hoặc đọc một báo cáo dài, chính thức. Vì vậy, trước khi bạn sử dụng cấu trúc báo cáo kinh doanh định dạng dài, hãy hỏi người nhận của bạn xem định dạng đó có thực sự cần thiết hay không.
Báo cáo kinh doanh chuyên ngành
Nhiều loại báo cáo kinh doanh có định dạng chuyên biệt. Thông thường, bạn có thể tìm thấy một mẫu, giúp dễ dàng tạo báo cáo của riêng bạn. Ví dụ, bảng cân đối kế toán là một loại báo cáo kinh doanh. Nó có cấu trúc chung dễ sao chép và thông thường, mọi bảng tính và chương trình kế toán đều có sẵn một mẫu để tạo báo cáo từ các đầu vào cơ bản. Tương tự như vậy, một kế hoạch tiếp thị có định dạng chung bao gồm trang bìa, tóm tắt điều hành, ngân sách và các phần trình bày chi tiết về nghiên cứu thị trường, thị trường mục tiêu, định vị, phân tích cạnh tranh và chiến lược thị trường.
Kế hoạch kinh doanh như một dạng báo cáo kinh doanh chuyên biệt
Tất nhiên, một trong những báo cáo kinh doanh chuyên biệt đầu tiên mà các doanh nhân đấu tranh để tạo ra là một kế hoạch kinh doanh. Định dạng kế hoạch kinh doanh điển hình trông giống như sau:
- Trang bìa
- Mục lục
- Tóm tắt điều hành
- Tổng quan công ty
- Phân tích ngành công nghiệp
- Phân tích khách hàng
- Phân tích cạnh tranh
- Kế hoạch Tiếp thị
- Kế hoạch hoạt động
- Nhóm quản lý
- Kế hoạch tài chính
- ruột thừa
Nếu bạn tuân theo một định dạng báo cáo kinh doanh được công nhận chung, nó sẽ cho thấy rằng bạn biết mình đang làm gì, nhưng đừng ngại điều chỉnh bất kỳ định dạng nào cho phù hợp với nhu cầu của riêng bạn. Định dạng cụ thể thường không quan trọng bằng cách bạn truyền tải thông tin cốt lõi của mình.
