Đơn đặt hàng là một tài liệu ràng buộc pháp lý giữa nhà cung cấp và người mua. Nó nêu chi tiết các mặt hàng mà người mua đồng ý mua ở một mức giá nhất định. Nó cũng nêu rõ ngày giao hàng và các điều khoản thanh toán cho người mua. Hệ thống máy tính đặt hàng đã làm cho quá trình mua hàng hiệu quả hơn và cho phép theo dõi hàng tồn kho và thanh toán tốt hơn.
Mục đích của Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng thường được sử dụng khi người mua muốn mua vật tư hoặc hàng tồn kho trên tài khoản. Điều này có nghĩa là nhà cung cấp giao hàng hoặc vận chuyển các mặt hàng đã mua trước khi thanh toán, với đơn đặt hàng đóng vai trò bảo vệ rủi ro. Cùng với sự bảo vệ của pháp luật, đơn đặt hàng có ý nghĩa quan trọng trong cả việc quản lý hàng tồn kho và theo dõi thanh toán. Đơn đặt hàng giúp nhà cung cấp so sánh lượng hàng tồn kho đã đặt hàng với lượng hàng tồn kho đã vận chuyển và trên tay để có độ chính xác.
Chúng cũng cho phép nhà cung cấp theo dõi khi nào các khoản thanh toán đã được thực hiện trên các đơn đặt hàng cụ thể. Người mua giữ bản sao của các đơn đặt hàng mà họ đặt để theo dõi việc nhận hàng kịp thời.
Gửi đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng do người mua lập, thường thông qua một bộ phận mua hàng. Quá trình này thường được thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống phần mềm điện tử, cho phép theo dõi tốt hơn và gửi đơn đặt hàng điện tử cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng, hoặc PO, thường bao gồm một số PO, hữu ích trong việc kết hợp các lô hàng với các giao dịch mua; ngày vận chuyển; địa chỉ thanh toán; Địa chỉ giao hàng; và các mục yêu cầu, số lượng và giá cả. Các chương trình phần mềm thường có các trường nhập cho mỗi phần dữ liệu quan trọng; người mua chỉ cần điền vào các trường trước khi xử lý và gửi đơn đặt hàng.
Xử lý đơn đặt hàng
Sau khi người mua gửi đơn đặt hàng, một giao dịch mua đang tiến hành sẽ được tạo. Trạng thái của đơn đặt hàng vẫn đang được xử lý cho đến khi các mặt hàng đã đặt hàng được kho của người mua nhận được. Sau khi nhận được thực tế khoảng không quảng cáo, nó thường được quét vào khoảng không quảng cáo và khớp với đơn đặt hàng thích hợp. Đơn đặt hàng được đánh dấu là đã xử lý hoặc yêu cầu thanh toán.
Người mua hoàn thành trách nhiệm của mình cho việc mua hàng khi họ chuyển khoản thanh toán. Để đảm bảo tín dụng chính xác cho việc thanh toán, khoản thanh toán phải cho biết số PO hoặc số tài khoản công ty.
Việc sử dụng đơn đặt hàng của nhà cung cấp
Các nhà cung cấp sử dụng đơn đặt hàng để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán. Khi nhận được, đơn đặt hàng được sử dụng để kéo hàng tồn kho đã mua để đóng gói và vận chuyển. Sau khi hàng tồn kho được kéo, một hóa đơn được lập dựa trên các đơn đặt hàng của các mặt hàng và chuẩn bị cho việc vận chuyển. Khi các sản phẩm được vận chuyển, nhà cung cấp ghi lại lô hàng trong hệ thống kiểm kê của mình.
Đơn đặt hàng cũng được nộp dưới dạng điện tử, với các bản sao giấy cũng thường được nộp. Đơn đặt hàng được đánh dấu là đã hoàn thành hoặc đang chờ thanh toán. Ngày và thời hạn nhắc thanh toán quan trọng được thiết lập. Điều này rất quan trọng đối với nhà cung cấp để giám sát thanh toán tốt và thực thi các chính sách tín dụng.
