Nếu bạn có tài liệu Microsoft Word mà bạn muốn chuyển thành biểu mẫu có thể điền kỹ thuật số, bạn có sẵn một số tùy chọn. Bạn có thể tạo một biểu mẫu có thể điền trong chính Word để người khác có thể điền vào biểu mẫu mà không cần chỉnh sửa tài liệu bên dưới. Bạn cũng có thể sử dụng Adobe Acrobat và các công cụ PDF khác để chuyển đổi tài liệu Word sang dạng có thể chỉnh sửa mà bất kỳ ai có phần mềm tương thích với PDF đều có thể điền vào. Các công cụ trực tuyến để thu thập phản hồi và chữ ký tài liệu cũng có thể tạo các biểu mẫu có thể điền được cho những thứ như hợp đồng mà sau đó bạn có thể phân phối.
Hiểu công nghệ biểu mẫu có thể điền
Thông thường, nếu bạn tạo biểu mẫu cho một cái gì đó như khảo sát hoặc hợp đồng dưới dạng tài liệu Word và gửi nó cho ai đó, bạn có nguy cơ họ sẽ vô tình hoặc cố ý thay đổi tài liệu trước khi điền và gửi lại. Đây có thể là một vấn đề nếu mọi người chưa ký và hoàn thành các biểu mẫu mà bạn mong đợi.
Một giải pháp thay thế là gửi một hình ảnh hoặc tệp PDF không thể chỉnh sửa của một biểu mẫu, hoặc thậm chí là một bản sao giấy. Sau đó, bạn có thể yêu cầu mọi người điền bằng tay và gửi lại qua đường bưu điện, fax cho bạn hoặc quét và gửi lại biểu mẫu đã hoàn thành qua email. Tuy nhiên, điều này có thể khó sử dụng và yêu cầu người nhận của bạn phải có máy in và máy quét hoặc để bạn đợi gửi thư bưu điện.
Một giải pháp thay thế là sử dụng các công cụ kỹ thuật số để tạo một biểu mẫu mà ai đó có thể điền vào trên máy tính và điện thoại thông minh và gửi lại cho bạn bằng kỹ thuật số. Nếu bạn đang sử dụng biểu mẫu để thu thập chữ ký hoặc thỏa thuận, hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ pháp lý với bất kỳ yêu cầu nào được đưa ra trong khu vực của bạn đối với chữ ký điện tử ràng buộc về mặt pháp lý. Nếu biểu mẫu thu thập bất kỳ loại thông tin nhạy cảm nào, hãy đảm bảo rằng bạn đang thu thập và lưu trữ nó theo cách bảo vệ quyền riêng tư của mọi người và tuân thủ pháp luật. Bạn không thể sử dụng email để thu thập một số thông tin nhạy cảm vì lý do này.
Tạo một tệp PDF có thể lấp đầy
Sử dụng Adobe Acrobat hoặc phần mềm chỉnh sửa PDF khác để tạo một tệp PDF có thể điền. Tạo tài liệu Word và lưu trong Word, sau đó mở Acrobat. Nhấp vào menu "Công cụ" và nhấp vào "Chuẩn bị biểu mẫu". Chọn tệp Word để nhập. Acrobat sẽ phát hiện các trường biểu mẫu tiềm năng và thêm chúng tự động, nhưng bạn có thể sử dụng các công cụ trong ngăn chỉnh sửa bên phải để điều chỉnh chúng, xóa chúng hoặc thêm các trường biểu mẫu mới. Khi hoàn tất, bạn có thể lưu biểu mẫu và gửi cho người khác để điền.
Bạn cũng có thể sử dụng Acrobat để phân phối biểu mẫu, gửi biểu mẫu qua email cho mọi người và thu thập phản hồi của họ trong hộp thư đến của bạn hoặc thông qua một hệ thống như Microsoft SharePoint. Nhấp vào nút "Phân phối", chọn cách bạn muốn nhận phản hồi và nhấp vào "Tiếp tục". Nhập địa chỉ người nhận hoặc chọn chúng từ sổ địa chỉ của bạn. Chọn "Thu thập Tên và Email từ Người nhận Để Cung cấp Theo dõi Tối ưu", nếu bạn muốn biết thông tin về những người đã nhận và gửi biểu mẫu hoặc để trống để ẩn danh mọi thứ.
Tạo biểu mẫu trong Word
Bạn cũng có thể tạo một biểu mẫu có thể điền trong Word mà người khác có thể điền bằng Word. Bạn phải hiển thị tab "Nhà phát triển" trong Word. Để hiển thị nó, hãy nhấp vào tab "Tệp", sau đó nhấp vào "Tùy chọn" và "Tùy chỉnh ruy-băng." Trong "Tab chính", chọn "Nhà phát triển" và nhấp vào "OK".
Sau đó, tạo một tài liệu mới. Nếu bạn muốn sử dụng mẫu biểu mẫu Word hiện có, bạn có thể sử dụng tùy chọn "Tìm kiếm mẫu trực tuyến" trong menu Word New Document để tìm một mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn.
Sau khi tài liệu được tạo, hãy sử dụng các tùy chọn trên tab Nhà phát triển để thêm các trường biểu mẫu trong Word. Ví dụ: bạn có thể chèn "Kiểm soát nội dung văn bản đa dạng thức" để mọi người nhập văn bản hoặc tạo menu thả xuống và hộp kiểm. Thêm văn bản vào biểu mẫu cũng để cho mọi người biết những gì cần nhập ở đâu.
Sau khi biểu mẫu được tạo như bạn muốn, hãy bảo vệ nó khỏi những người khác chỉnh sửa bằng cách chọn tất cả các thành phần biểu mẫu và văn bản, nhấp vào "Hạn chế chỉnh sửa" trong tab Nhà phát triển. Sau đó nhấp vào "Yes, Start Enforcing Restrictions." Gửi email hoặc phân phối biểu mẫu cho người nhận để điền vào, sau đó yêu cầu họ gửi lại cho bạn.
