Thành công trong kinh doanh đòi hỏi chiến lược chu đáo được phát triển thành một kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả. Quản lý tổ chức là quá trình lãnh đạo một công ty và sử dụng hoặc kiểm soát có hiệu quả tài sản và nguồn lực của công ty. Quản lý tổ chức vượt ra ngoài cấu trúc công ty; nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải có các phương pháp để giải quyết các vấn đề và phát triển các giải pháp giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến các mục tiêu và tầm nhìn mong muốn của mình.
Định nghĩa Quản lý Tổ chức
Quản lý tổ chức là sự kết hợp của nhiều thành phần lãnh đạo trong một công ty. Cấu trúc thực tế của công ty được sử dụng để thu thập thông tin nhằm phân tích nó. Phân tích này sau đó được sử dụng để phát triển các chiến lược sau đó được triển khai và thực hiện thông qua các cuộc họp, đào tạo và quảng bá. Mỗi doanh nghiệp sử dụng quản lý tổ chức theo một cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
Một khi kế hoạch được thực hiện, quản lý tổ chức phải theo dõi và điều chỉnh các hoạt động tùy thuộc vào kết quả. Nếu một công ty không nhanh nhạy thay đổi dựa trên phản hồi, thì công việc quản lý tổ chức của công ty đó chưa hoàn thiện. Phải có một vòng phản hồi hoàn chỉnh để thiết lập các chiến lược linh hoạt được đặt ra từ cấp cao nhất và được ủy quyền cho các kênh sâu nhất của công ty, nơi kết quả hoạt động phải cho lãnh đạo biết liệu các chiến lược có thành công hay không.
Mục tiêu của quản lý tổ chức là sử dụng các cấp lãnh đạo khác nhau của công ty trong hệ thống phân cấp lãnh đạo để thiết lập mục tiêu, theo dõi kết quả và xây dựng công ty mạnh hơn. Các chiến lược có thể liên quan đến việc đào tạo nhân viên, chiến lược khuyến mại, hiệu quả hoạt động hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác của công ty.
Cơ cấu tổ chức so với Thiết kế tổ chức
Cơ cấu tổ chức và thiết kế tổ chức là những thuật ngữ tương tự nhưng không thể thay thế cho nhau. Cả hai đều là thành phần của quản lý tổ chức tổng thể. Cơ cấu tổ chức là cách thức hệ thống cấp bậc của công ty được thiết lập. Điều này có thể trông giống như một sơ đồ với Giám đốc điều hành đứng đầu và nhiều phó chủ tịch và giám đốc hoạt động dưới quyền ông ta. Dưới đó có thể là giám đốc chi nhánh, lãnh đạo bộ phận khác với những người làm công việc bên dưới. Mặc dù có những dẫn xuất cho loại cơ cấu tổ chức tuyến tính tiêu chuẩn này, ý tưởng vẫn còn: cơ cấu đề cập đến việc ai đang báo cáo cho ai. Đó là chuỗi mệnh lệnh.
Thiết kế tổ chức mô tả cách thức chuỗi chức năng lệnh với các quy trình và thủ tục. Đó là một kế hoạch. Tổ chức có thể thực hiện luồng thông tin dựa trên thư điện tử hoặc thư báo ghi nhớ. Thông tin có thể được chuyển đến một cấp trên để sau đó được tóm tắt và phổ biến trong khi một thiết kế tổ chức khác có thể có cùng một báo cáo đến bốn hoặc năm người trong chuỗi phía trên anh ta. Nó xem xét và lập danh mục tất cả các nhiệm vụ và chức năng của tất cả các vị trí ở mọi cấp của cơ cấu tổ chức, sau đó nhóm các hạng mục này lại và thiết lập một quy trình làm việc cho hiệu quả của toàn công ty.
Các nhà quản lý cấp dưới thường có các phương pháp thiết kế cụ thể cho các bộ phận của họ hoạt động trong bộ phận đó. Bộ phận kế toán có thể thiết kế tính năng kiểm tra và số dư trong đó các thành viên trong nhóm chia sẻ báo cáo trong nhóm trước khi gửi để nhận phản hồi và xem xét tính chính xác. Cũng có thể có một thiết kế cấp cao hơn được thực hiện từ trên xuống dưới. Điều này có thể là một cái gì đó đơn giản như thẻ chấm công cần phải được gửi trước một thời hạn nhất định để được xử lý kịp thời.
Tầm quan trọng của quản lý tổ chức
Một doanh nghiệp nên đặt ưu tiên vào việc thiết lập quản lý tổ chức vững chắc để tạo ra một công ty theo đuổi mục tiêu một cách rõ ràng. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải rõ ràng về các mục tiêu của công ty và thực hiện các quy trình, thủ tục và sẵn sàng giám sát và điều chỉnh dựa trên các phản hồi quan trọng. Khi điều này xảy ra, cấp dưới rõ ràng về cách hoàn thành nhiệm vụ. Điều này tạo ra trạng thái cân bằng trong công ty cho phép nó thích ứng khi cần thiết trong những môi trường thay đổi. Nó cũng cung cấp cho công nhân công ty khả năng trình bày ý tưởng từ cấp cơ sở của sản xuất hoặc dịch vụ, cung cấp cho các giám đốc điều hành cấp cao dữ liệu thô cần thiết để cải thiện mọi thứ.
Các công ty nhấn mạnh các chi tiết và cách thực hiện chúng đúng cách nhưng sẵn sàng chấp nhận phản hồi là một công ty được định vị để thành công bởi vì nó sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu. Các nhà quản lý cấp cao sống trong bong bóng mà không xem xét những gì mà nhân viên trong dây chuyền lắp ráp biết sẽ khiến công ty dễ gặp sai sót và vấn đề. Điều đó cũng có nghĩa là công ty có thể bỏ lỡ các cơ hội đổi mới khiến công ty phải đối mặt với các đối thủ cạnh tranh sáng tạo. Quản lý yếu kém dẫn đến sai lầm, bỏ lỡ cơ hội và cuối cùng là chi phí cao hơn. Quản lý thích hợp sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính và giảm chi phí chung.
Công ty môi giới đầu tư là một ví dụ điển hình. Thiết kế tổ chức của một công ty cách đây hai thập kỷ ít tập trung hơn vào các hệ thống trực tuyến trao quyền cho khách hàng. Thị trường ngày nay đã hoàn toàn biến đổi với những cố vấn lớn nhất cung cấp dịch vụ trực tuyến cho khách hàng. Các công ty môi giới không nhận biết được phản hồi của người tiêu dùng vì quản lý tổ chức kém, có những nhà lãnh đạo cảm thấy rằng họ biết rõ hơn từ văn phòng ở góc căn hộ áp mái của họ. Nhiều công ty trong số đó đã mất thị phần và thậm chí phải đóng cửa vì họ từ chối thực hiện các thiết kế bao gồm cả phản hồi của khách hàng từ các cố vấn.
Quản lý và Phát triển
Một tổ chức và quản lý là một đơn vị. Các nhà quản lý là những người đứng đầu một tổ chức. Họ thúc đẩy và truyền cảm hứng cũng như giữ cho các nhóm có trách nhiệm hoàn thành công việc. Ban lãnh đạo được giao nhiệm vụ thiết lập các hoạt động thường xuyên, phát triển các kế hoạch hành động cụ thể và đảm bảo rằng một nhóm hoặc bộ phận thành công với phần của họ trong thành công của công ty. Đây có thể là một giám đốc sản xuất đảm bảo dây chuyền đưa sản phẩm ra ngoài mà không có tỷ lệ hỏng hóc cao. Đó có thể là một giám đốc bán hàng xác định các mục tiêu bán hàng và các hoạt động phải xảy ra để đạt được chúng.
Phát triển giải quyết các vấn đề hoặc hoạt động để cải thiện những thứ hiện có. Các vấn đề có thể là thiếu sót trong quy trình hoặc khoảng cách kỹ năng giữa người lao động. Cải thiện mọi thứ có thể bao gồm việc xác định những nhân viên có thể được đào tạo hoặc phát triển để có thêm trách nhiệm và thậm chí là khả năng lãnh đạo. Phát triển tìm kiếm các lĩnh vực để cải thiện. Nó là nền tảng của sự đổi mới ở mọi cấp độ của một tổ chức. Đổi mới vượt xa một số đột phá khoa học mới. Nó bao gồm việc tìm ra một cách nhanh hơn hoặc hiệu quả hơn để làm điều gì đó. Nếu một người quản lý có thể phát triển nhóm của mình và đổi mới quy trình để tiết kiệm thời gian cho mọi đơn đặt hàng, thì người quản lý đó có thể cải thiện hiệu quả của bộ phận rất nhiều.
Cơ cấu tổ chức và quản lý
Cơ cấu tổ chức là mối quan hệ của quyền lực, tinh thần đồng đội và trách nhiệm giải trình. Nếu không có trách nhiệm giải trình, định hướng của công ty có thể đi chệch hướng và đánh mất các mục tiêu phù hợp để thành công. Ví dụ: nếu doanh số bán hàng của một công ty buộc phải chuyển từ tập trung vào kinh doanh sang bán hàng tiêu dùng sang kinh doanh sang bán hàng kinh doanh, thì khả năng sinh lời có thể giảm. Nhóm bán hàng là nhóm thực hiện chiến lược và các nhà quản lý cấp cao hơn có thể không muốn hy sinh doanh số bán hàng cho người tiêu dùng là một quá trình nhanh hơn cho một quá trình bán hàng chậm hơn.
Đây là lý do tại sao quản lý là quan trọng. Người quản lý xem xét các chiến lược và mục tiêu được lọc ra từ các nhóm quản lý cao nhất và sau đó giao nhiệm vụ cho cấp dưới để thực hiện chúng. Cấu trúc cho biết ai báo cáo cho ai. Ban quản lý xác định cách thức giao tiếp, khi nào và cung cấp thông tin chi tiết để phân tích. Chỉ có một cơ cấu tổ chức không đảm bảo quản lý tổ chức thành công. Ngược lại, một công ty có cấu trúc kém vẫn có cơ hội thành công nếu các nhà quản lý có khả năng ủy quyền và liên hệ thông tin một cách hiệu quả. Nhưng việc quản lý tổ chức tồi khiến một công ty không có ai chịu trách nhiệm mặc dù cơ cấu có thể nói rằng một số người phụ trách.
Một con tàu có một thuyền trưởng và một thủy thủ đoàn. Trong thủy thủ đoàn có các trưởng bộ phận để đảm bảo tàu hoạt động tốt. Có thể có một người quản lý trong phòng máy ủy nhiệm các nhiệm vụ để đảm bảo tất cả các máy móc trong phòng máy được bảo trì và hoạt động tốt. Có thể có một bác sĩ làm cố vấn y tế phụ trách một nhóm chăm sóc các thành viên phi hành đoàn bị ốm và bị thương. Có một sảnh lộn xộn với một người quản lý phụ trách đảm bảo rằng toàn bộ thủy thủ đoàn của con tàu được cho ăn. Tất cả các bộ phận này đều hướng tới một mục tiêu: đưa con tàu đến cảng tiếp theo. Nếu phi hành đoàn trong phòng máy quyết định họ thích ở trên boong, thì sẽ không có ai để vận hành động cơ. Cơ cấu bắt đầu với thuyền trưởng và hoạt động theo chuỗi chỉ huy với các trưởng bộ phận, trưởng nhóm và cuối cùng là các thành viên phi hành đoàn. Cơ cấu tổ chức kinh doanh có chức năng tương tự.
Phong cách lãnh đạo quản lý doanh nghiệp
Có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau mà bất kỳ nhà quản lý doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng. Hầu hết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có phong cách lãnh đạo thống trị nhưng có thể kết hợp các phong cách khác khi được cho là cần thiết theo các tình huống đã trình bày. Có sáu phong cách lãnh đạo được công nhận phổ biến và lãnh đạo cao nhất nên xem xét các phong cách này ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận khác nhau. Có thể là một công ty sử dụng các nhà lãnh đạo có phong cách cơ bản phù hợp với tầm nhìn của CEO hoặc có thể là một công ty tìm thấy các nhà quản lý có phong cách hiệu quả hơn cho các bộ phận cụ thể.
Sáu phong cách lãnh đạo phổ biến là:
- Chỉ thị
- Nhìn xa trông rộng
- Liên kết
- Có sự tham gia
- Pacesetting
- Huấn luyện
Mỗi phong cách này đều có ưu điểm và nhược điểm. Một số hoạt động hiệu quả hơn trong một số phòng ban của tổ chức so với những bộ phận khác.
Aphong cách lãnh đạo chỉ đạo là người ra lệnh. Người lãnh đạo này nói những gì bạn nên làm và mong đợi nó được thực hiện mà không cần thắc mắc. Nó độc đoán và được coi là hơi lỗi thời trong nhiều môi trường kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, nó có giá trị khi cần quy trách nhiệm cho mọi người trong các lĩnh vực như tuân thủ hoặc các vấn đề an toàn.
Phong cách lãnh đạo có tầm nhìn xa đã được mô phỏng bởi các nhà lãnh đạo tổ chức đang tìm cách tạo ra điều kỳ diệu mà Steve Jobs đã tạo ra tại Apple. Một nhà lãnh đạo có tầm nhìn xa truyền cảm hứng cho mọi người từ cấp quản lý cao nhất đến nhân viên gác cổng thấp nhất, thu hút họ làm việc cùng nhau vì mục tiêu chung.
Phong cách lãnh đạo liên kết được định hướng theo mối quan hệ. Nhà lãnh đạo này dành thời gian để phát triển lòng tin giữa các nhân viên và thường ở trong tình trạng hào hứng trong một ngày làm việc với tay áo xắn lên, cùng với nhân viên của mình. Vấn đề của phong cách này là nhà lãnh đạo ít quan tâm đến kết quả và quan tâm nhiều hơn đến việc được yêu thích và tin tưởng. Những vị trí đòi hỏi nhiều cuộc đàm phán có thể được hưởng lợi từ phong cách lãnh đạo này.
Phong cách lãnh đạo có sự tham gia hoạt động như một chế độ dân chủ; mọi người đều có đầu vào cho quá trình và mục tiêu. Mặc dù điều này giúp gắn kết cả nhóm vào mục tiêu chung, nhưng nó có thể làm loãng quyền hạn của người quản lý. Nhóm phải có đủ năng lực và tự nhận thức để duy trì sự tập trung vào tầm nhìn của công ty để chiến lược này có hiệu quả.
Aphong cách lãnh đạo pacesetting là mô hình khách hàng tiềm năng thực sự. Mô hình này hoạt động tốt trong các phòng ban hoặc bộ phận mới có những người lao động thiếu kinh nghiệm, những người có thể không tin rằng có thể đạt được các mục tiêu nhất định. Pacesetter luôn đứng đầu mọi báo cáo, với tư cách là nhân viên có số lượng bán hàng lớn nhất, số lượng sản xuất lớn nhất hoặc các cuộc đàm phán tài chính béo bở nhất.
Phong cách lãnh đạo huấn luyện tìm cách xây dựng trình độ kỹ năng và sự tự tin của nhóm. Giống như một huấn luyện viên thể thao, người lãnh đạo này tìm kiếm điểm mạnh và điểm yếu của thành viên trong nhóm và làm việc với họ để thiết lập kế hoạch hành động nhằm xây dựng điểm mạnh và cải thiện điểm yếu.
Một nhà lãnh đạo tổ chức cấp cao nhất cần phải xem xét các phong cách khi tuyển dụng người cho một bộ phận cụ thể. Một chiếc máy cắt dây có thể hoạt động tốt trong một bộ phận bán hàng có tính cạnh tranh cao, nhưng người lãnh đạo này có thể đốt cháy một nhóm lắp ráp. Huấn luyện viên có hiệu quả trong các lĩnh vực mà sự phát triển là rất quan trọng đối với sự thành công của nhân viên. Các nhà lãnh đạo chủ chốt phải có khả năng truyền cảm hứng với niềm đam mê của họ đối với tầm nhìn, do đó, phong cách này trở nên lý tưởng cho những người tạo ra chiến lược và chuyển tải chúng đến công chúng và các thành viên nội bộ của tổ chức.
