Hướng dẫn

Ví dụ đơn giản về các quy trình vận hành chuẩn

Các quy trình nhất quán làm tăng khả năng thực hiện công việc nhất quán, chất lượng cao của bạn. Quy trình Hoạt động Chuẩn, hay SOP, là tài liệu cung cấp hướng dẫn từng bước về cách thực hiện một hoạt động kinh doanh cụ thể, chẳng hạn như sản xuất hoặc lưu giữ hồ sơ. Mặc dù hầu hết các SOP được trình bày dưới dạng tài liệu văn bản, chúng cũng có thể chứa hình ảnh hoặc video để giúp làm rõ các hướng dẫn của chúng.

Phần SOP

  • Mục đích: Phần này mô tả lý do tài liệu được tạo. Thông tin này nên được trình bày dưới dạng một đoạn văn ngắn nêu rõ bản chất của thủ tục và lý do tại sao doanh nghiệp của bạn thực hiện nó.

  • Phạm vi: Tiếp theo, SOP cung cấp một đoạn ngắn mô tả những hoạt động nào thuộc phạm vi của thủ tục.
  • Định nghĩa: Tại đây, bạn xác định bất kỳ thuật ngữ nào của thủ tục cần được giải thích rõ ràng đặc biệt. Phần này phụ thuộc vào ngành và có thể bị bỏ qua, nếu nó không liên quan hoặc cần thiết.
  • Tài liệu tham khảo: Phần này liệt kê các tài liệu và tài liệu hỗ trợ khác, chẳng hạn như sổ tay chất lượng hoặc tiêu chuẩn quốc tế. Phần này cũng phụ thuộc vào ngành và trong một số trường hợp, có thể bị bỏ qua, đặc biệt nếu các thủ tục tự giải thích.
  • Yêu cầu: Đây là cơ hội để bạn mô tả bất kỳ yêu cầu nào phải có trước khi thực hiện quy trình, chẳng hạn như đào tạo nhân sự để xây dựng các kỹ năng cần thiết.
  • Trách nhiệm: Phần này giải thích ai chịu trách nhiệm về những khía cạnh nào của quy trình.
  • Các bước thủ tục: Phần này sẽ cung cấp các hướng dẫn từng bước mô tả cách thực hiện hoạt động kinh doanh. Điều quan trọng là làm cho các hướng dẫn rõ ràng. Các câu ngắn hơn sẽ dễ làm theo hơn, đặc biệt nếu các bước phải được thực hiện tuần tự. Chia nó thành nhiều phần ngắn hơn nếu nó quá dài.

Ví dụ đơn giản về các quy trình vận hành chuẩn

Dưới đây là một SOP đơn giản để ngân hàng xác minh danh tính của người đi bộ trong chi phí:

  • Mục đích: Quy trình này mô tả các bước cần thiết để xác minh danh tính khách hàng.
  • Phạm vi: Quy trình này áp dụng cho bất kỳ khách hàng đến hoặc khách hàng tại cửa sổ lái xe của tất cả các chi nhánh của ACME Bank.

  • Trách nhiệm: Tất cả nhân viên chi nhánh thực hiện nhiệm vụ thu ngân có trách nhiệm xác minh danh tính khách hàng.

  • Xác minh danh tính khách hàng: Mỗi nhân viên thu ngân phải xác minh danh tính của từng khách hàng trước khi thực hiện rút tiền hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản. Nhân viên thu ngân phải yêu cầu khách hàng cung cấp giấy tờ tùy thân có ảnh và xác minh rằng tên trên giấy tờ tùy thân khớp với tên trên tài khoản và khách hàng trên thực tế là người có ảnh trên giấy tờ tùy thân có ảnh.

Cách sử dụng SOP

Các nhà quản lý sử dụng SOP để giao tiếp với nhân viên và giải thích cách thực hiện các hoạt động nhất định của công ty. Nhân viên có thể sử dụng SOP để tham khảo khi học cách hoàn thành các nhiệm vụ nhất định theo các giao thức đã thiết lập. Các cơ quan quản lý, chẳng hạn như Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm, sử dụng SOP khi xác định liệu các quy trình của công ty có đáp ứng các tiêu chuẩn của cơ quan hay không.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found