Hướng dẫn

Định nghĩa về Máy POS

Trong một số ngành, các nhà cung cấp làm việc hoàn toàn từ các đơn đặt hàng hoặc từ các hợp đồng mua hàng chi tiết, nhưng hầu hết các doanh nghiệp cần thực hiện các giao dịch riêng lẻ. Tùy thuộc vào ngành của bạn, bạn có thể nhận tiền mặt, séc, thẻ hoặc kết hợp ngẫu nhiên của cả ba. Một trong những nhu cầu cơ bản nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp định hướng bán hàng nào là cách lập và ghi lại doanh số bán hàng, và đó là công dụng của máy POS.

Máy POS là gì?

Ý nghĩa đầy đủ của POS là "điểm bán hàng", hay nói cách khác, đó là nơi giao dịch của bạn được hoàn tất. Bản thân thuật ngữ này có thể có một vài cách hiểu khác nhau. Theo nghĩa hẹp nhất, nó có nghĩa là thiết bị đầu cuối nằm bên cạnh máy tính tiền để xử lý thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, và bất kỳ thẻ quà tặng nào bạn chấp nhận tại doanh nghiệp của mình. Thông thường, khi bạn nói về máy POS, bạn sẽ nghĩ về toàn bộ thiết bị đầu cuối, có màn hình cung cấp thông tin và khả năng xử lý mọi loại thanh toán. Có rất nhiều thiết bị POS có mục đích đặc biệt, và chúng nằm ở đâu đó giữa thiết bị đầu cuối thẻ đơn giản và hệ thống POS toàn diện, đầy đủ. Cho dù nhu cầu của bạn đưa bạn đến cao cấp hay cấp thấp, mọi máy POS đều cần xử lý một số chức năng cơ bản giống nhau.

Các chức năng cơ bản của POS

Máy POS ban đầu là một máy tính tiền đơn giản. Nó không làm được gì nhiều theo tiêu chuẩn hiện đại, nhưng nó đã ghi lại mọi giao dịch mua bán mà nhân viên thu ngân đến. Từ đó, miễn là bạn biết có bao nhiêu tiền mặt cho đến đầu ngày, bạn có thể tính cho dù bất kỳ khoản tiền nào đã bị mất tích. Tổng số hàng ngày của bạn cho bạn biết liệu doanh số bán hàng của bạn đang tăng hay giảm và từ việc đếm số lượng giao dịch, bạn có thể tính ra giá trị của doanh số bán hàng trung bình của mình. Nếu bạn biết giá trị đô la của khoảng không quảng cáo ban đầu của mình, bạn cũng có thể làm việc ngược lại từ tổng doanh số bán hàng của mình để tìm hiểu xem liệu bạn có bị mất tiền do ăn cắp hàng tồn kho hoặc doanh số bán hàng không được ghi chép hay không. Đây là tất cả các chức năng cơ bản của POS, và ngay cả những chiếc máy tính tiền đầu tiên cũng giúp việc kinh doanh dựa trên bán hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Nhiều năm trôi qua, máy tính tiền đã trở nên có khả năng hơn rất nhiều. Chúng có thể được lập trình để thêm các loại thuế thích hợp vào giá bán để bạn không phải tính theo cách thủ công và chúng cũng có thể ghi lại số thuế cho mục đích kế toán. Họ có thể cung cấp tổng phụ theo sản phẩm hoặc danh mục sản phẩm, và cuối cùng - khi máy tính trở nên rẻ hơn và thường sẵn có hơn - chúng được thiết kế để tương tác với phần mềm back-end được máy tính hóa. Đó là điểm mà máy tính tiền truyền thống đã chuyển đổi thành hệ thống điểm bán hàng, như chúng ta sử dụng thuật ngữ ngày nay.

Hệ thống POS bán lẻ

Một máy POS bán lẻ hiện đại vượt xa các chức năng cơ bản của một máy tính tiền kiểu cũ, ngay cả khi bề ngoài nó giống như một chiếc máy tính tiền. Trên máy tính tiền của tổ tiên, bạn cần phải nhập giá của từng sản phẩm theo cách thủ công; Tuy nhiên, giờ đây, giá đã được lập trình sẵn trong hệ thống và được đọc từ máy quét mã vạch. Điều đó làm giảm đáng kể khả năng mắc lỗi và nó cũng cải thiện độ chính xác của các báo cáo bán hàng của bạn. Thiết bị đầu cuối POS có thể được thiết lập để theo dõi và ghi lại doanh số bán sản phẩm và dịch vụ của bạn theo bất kỳ cách nào có ý nghĩa đối với bạn và thông thường, thiết bị này liên kết trực tiếp với phần mềm kế toán của bạn để thông tin luôn trong tầm tay bạn.

Bản thân máy POS vẫn có thể trông giống như một máy tính tiền với ngăn kéo đựng tiền bên dưới, cách sắp xếp bàn phím truyền thống và một máy in hóa đơn tích hợp sử dụng một cuộn giấy hẹp để in phiếu của nó. Một số hệ thống thực hiện một cách tiếp cận khác, đặt một máy tính nhỏ dưới quầy có ngăn kéo đựng tiền và sử dụng bàn phím kiểu máy tính để nhập bất kỳ dữ liệu nào không đến từ máy quét mã vạch. Một phong cách khác của máy POS loại bỏ hoàn toàn bàn phím, sử dụng màn hình cảm ứng để nhập thông tin. Kiểu thiết bị đầu cuối bạn sử dụng không thực sự là điều quan trọng nhất. Tất cả ba loại này, cũng như các thiết bị đầu cuối chuyên dụng hơn, chỉ đơn giản hoạt động như một giao diện người dùng cho phần mềm thực sự điều hành cửa hàng của bạn.

Giao dịch chỉ là điểm khởi đầu

Đổ chuông khi bán hàng là điều cơ bản nhất mà máy POS làm, nhưng bạn không cần một thiết bị phức tạp cho việc đó. Bạn có thể làm điều đó với một cây bút và một cuốn sổ biên nhận, nếu bạn cần, và có rất nhiều nhà khai thác nhỏ làm chính xác điều đó. Vấn đề với việc theo dõi các giao dịch của bạn theo cách thủ công là tốn nhiều thời gian và nó hạn chế sự phát triển của công ty bạn. Hệ thống máy tính POS hiện đại được thiết kế để hợp lý hóa quyền truy cập của bạn vào tất cả thông tin bán hàng của bạn, cho việc sử dụng kế toán và quản lý. Khả năng biến dữ liệu bán hàng thô thành thứ có thể quản lý được chính là thứ bạn thực sự phải trả.

Kế toán và Báo cáo Hợp lý

Dòng tiền có thể là dòng máu sống của một doanh nghiệp, nhưng thông tin là xương và đường gân, và đó là nơi một hệ thống POS tốt sẽ tỏa sáng. Nó đưa tất cả thông tin bán hàng của bạn trực tiếp vào tay kế toán của bạn, bằng cách xuất dữ liệu sang hệ thống kế toán của bạn hoặc - lý tưởng là - bằng cách tích hợp trực tiếp vào phần mềm kế toán của bạn. Việc loại bỏ thêm bước nhập dữ liệu cung cấp cho bạn báo cáo nhanh hơn và nó bỏ qua một điểm mà các sai lầm có thể phát sinh trong kế toán của bạn. Tất cả dữ liệu bán hàng của bạn đều nằm trong tầm tay bạn hàng ngày, thường là cập nhật thứ hai, do đó, các quyết định quản lý bạn đưa ra sẽ luôn dựa trên thông tin chắc chắn.

Bạn có muốn biết sản phẩm hoặc danh mục nào đang bán chạy nhất ở từng địa điểm hoặc từng bộ phận không? Ca nào hoặc nhân viên bán hàng cá nhân nào chịu trách nhiệm chuyển sản phẩm nhiều nhất? Có bao nhiêu khách hàng đã tận dụng ưu đãi phiếu giảm giá gần đây nhất của bạn hoặc mua sản phẩm mà bạn chỉ quảng cáo ở một nơi cụ thể? Hệ thống POS của bạn sẽ cho bạn biết những điều đó, hoặc nó có thể làm được, với một số điều chỉnh tối thiểu.

Tồn kho vĩnh viễn

Một điều khác mà hệ thống POS sẽ làm cho bạn, và đó là điều rất quan trọng, là cung cấp cho bạn thông tin cập nhật về mức tồn kho của bạn. Máy tính ghi lại khoảng không quảng cáo bắt đầu của bạn trong khoảng thời gian này, sau đó theo dõi doanh số bán ra và các đơn đặt hàng đến, vì vậy tại bất kỳ thời điểm nào, khoảng không quảng cáo hiển thị trên máy tính của bạn phải được cập nhật. Đó được gọi là "hàng tồn kho vĩnh viễn", vừa là một tiện ích vừa là một công cụ quản lý chính. Nếu bạn có khoảng không quảng cáo chính xác, cập nhật và dự đoán chắc chắn về doanh số bán hàng của bạn trong những tuần hoặc tháng tới, bạn chỉ có thể đặt hàng với số lượng hàng tồn kho nhiều nhất có thể mà bạn cần.

Chỉ đặt hàng những gì bạn cần, khi bạn cần - bạn sẽ thấy nó được mô tả là đặt hàng "đúng lúc" - có thể là một người thay đổi cuộc chơi thực sự. Nguồn tiền mặt của bạn không bị ràng buộc bởi hàng tồn kho dư thừa, bạn sẽ cần ít không gian lưu kho hơn và bạn ít có khả năng thấy mình đang đánh dấu những hàng hóa đã lỗi thời chỉ để loại bỏ nó.

Quản lý hàng tồn kho vật lý

Một số hệ thống POS cũng có thể giúp bạn quản lý hàng tồn kho thực tế. Họ sẽ theo dõi các sản phẩm đến của bạn theo danh mục, theo vị trí thực tế hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác mà bạn cho là quan trọng. Khi đến lúc đếm khoảng không quảng cáo vật lý của bạn và sau đó so sánh nó với khoảng không quảng cáo vĩnh viễn của máy tính, POS của bạn có thể cho bạn biết nơi cần xem và số lượng được cho là ở bất kỳ phần nào. Nếu bạn có các sản phẩm được nhập kho ở các địa điểm khác nhau và một kho chứa nhiều sản phẩm bị thất lạc hoặc thất lạc hơn các kho khác, điều này cho bạn biết rằng bạn có thể gặp vấn đề về an ninh hoặc trộm cắp tại địa điểm cụ thể đó. Ngay cả khi điều này được chứng minh là do bất cẩn đơn giản, đó là thông tin hữu ích mà sau đó bạn có thể hành động để đảm bảo rằng mọi người đang tuân thủ các quy trình giống nhau.

Quản trị quan hệ khách hàng

Quan trọng như kế toán và quản lý hàng tồn kho, có nhiều điều để kinh doanh thành công hơn là đếm số lượng đậu. Cách bạn tương tác với khách hàng và những gì bạn biết về họ, có thể tạo ra hoặc phá vỡ hy vọng phát triển lâu dài của bạn. Nhiều hệ thống POS theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng theo thời gian và bạn có thể bắt đầu biết được khách hàng tốt nhất của mình là ai và sản phẩm mới nào có thể thu hút họ. Nếu không có sự trợ giúp của máy tính, đôi khi bạn rất dễ bỏ qua những khách hàng không hào nhoáng là những khách hàng ổn định nhưng không tạo được dấu ấn đủ lớn để trở nên đáng nhớ, nhưng họ thường là trụ cột của doanh nghiệp bạn.

Hệ thống POS dành cho khách sạn

Hệ thống POS không giới hạn đối với các doanh nghiệp dựa trên bán hàng thông thường. Chúng cũng rất quan trọng trong ngành khách sạn, nơi chúng được sử dụng để xử lý các tình huống phức tạp hơn. Ví dụ, trong một nhà hàng, hệ thống phải theo dõi các đơn hàng được đặt và in vé cho nhân viên phụ bếp, để cho họ biết những gì cần chuẩn bị. Các hệ thống tinh vi có thể tiến thêm một bước nữa và in các phiếu riêng cho từng máy trạm trong nhà bếp, để mỗi đầu bếp có một danh sách đơn đặt hàng riêng. Hệ thống cũng phải có khả năng theo dõi tiền boa, phí ăn uống và nhiều loại phí đặc biệt khác, cũng như theo dõi giá bán và thuế thông thường.

Các hệ thống POS nhà hàng có năng lực nhất cũng có thể cung cấp loại trợ giúp quản lý hàng tồn kho mà các nhà bán lẻ thích thú. Trong những trường hợp đó, các công thức nấu ăn từ menu tiêu chuẩn đều được nhập trước vào máy tính. Nếu khách hàng của bạn muốn có 213 đơn đặt hàng món tôm pesto đặc trưng của bạn vào một buổi tối nhất định, hệ thống có thể điều chỉnh mức tồn kho của bạn để cho bạn biết lượng nguyên liệu đã tạo ra trong nguồn cung cấp nguyên liệu của bạn. Bạn sẽ luôn biết khi nào và số lượng cần sắp xếp lại.

Thiết bị đầu cuối xử lý thẻ POS

Thật tuyệt khi mơ về việc có tất cả những tính năng đó trong tầm tay của bạn, nhưng trên thực tế, không phải mọi doanh nghiệp đều yêu cầu một hệ thống POS quy mô đầy đủ, đặc biệt là ở giai đoạn đầu. Bây giờ bạn có thể ổn với một chiếc máy tính tiền kiểu cũ, đặc biệt nếu việc vung tiền cho một hệ thống POS hào nhoáng sẽ khiến bạn thiếu tiền cho những việc quan trọng khác, như hàng tồn kho và bảng lương. Trong trường hợp đó, tất cả những gì bạn thực sự cần là một thiết bị đầu cuối xử lý thẻ. Bất kỳ ai cũng có thể chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt và séc, và những máy POS đơn giản này cung cấp cho bạn tùy chọn nhận thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và thẻ quà tặng.

Trong một số trường hợp, ngay cả các hệ thống POS tinh vi cũng đưa ra quyết định thực dụng là sử dụng các thiết bị đầu cuối xử lý thẻ riêng biệt. Nếu bạn xây dựng chức năng đó thành màn hình hoặc bàn phím, cách duy nhất để nâng cấp nó là thay thế màn hình hoặc bàn phím, đây thường là một lựa chọn tốn kém. Với các thiết bị đầu cuối riêng biệt, khi các công nghệ mới, chẳng hạn như thẻ dựa trên chip hoặc thẻ chạm để thanh toán ra đời, bạn chỉ cần yêu cầu dịch vụ xử lý thanh toán của mình thay thế hoặc cập nhật các thiết bị đầu cuối.

Thiết bị đầu cuối xử lý thẻ di động

Thậm chí có nhiều cách để các doanh nghiệp di động chấp nhận thanh toán bằng thẻ, điều này có thể rất tiện dụng, nếu bạn là một nghệ nhân hoặc một người bán hàng ở chợ nông sản hoặc nếu bạn điều hành một doanh nghiệp taxi hoặc giao hàng. Ví dụ: nếu bạn có một nhà hàng pizza, công ty cung cấp thiết bị đầu cuối xử lý thẻ thông thường của bạn có thể có thể thiết lập cho bạn phiên bản di động chạy bằng pin dành cho tài xế giao hàng của bạn. Chúng sử dụng công nghệ điện thoại di động, với thẻ SIM và dữ liệu di động, vì vậy bạn có thể chấp nhận thanh toán ở bất kỳ đâu có tín hiệu di động.

Bạn thậm chí có thể thêm một đầu đọc thẻ nhỏ hoặc "dongle" vào điện thoại hoặc máy tính bảng của mình để bạn có thể sử dụng nó như một thiết bị POS đơn giản. Đầu đọc thẻ có sẵn từ một số nhà cung cấp và họ chấp nhận thanh toán thông qua các dịch vụ như Square và PayPal, cũng như thông qua các nhà cung cấp dịch vụ thông thường.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found