Hướng dẫn

Cách in nhãn thư từ Excel

Microsoft Excel là một công cụ tuyệt vời để kế toán, thu thập và phục vụ dữ liệu, cũng như quản lý thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Vì định dạng bảng tính hữu ích để lưu trữ thông tin liên hệ, nên Excel có thể đặc biệt hữu ích để quản lý các liên hệ và in nhãn thư từ một bảng liên hệ.

Bằng cách sử dụng tính năng trộn thư phối hợp với Phần mềm soạn thảo văn bản, bạn có thể mang theo địa chỉ và thông tin liên hệ để in nhãn thư trực tiếp từ Excel. In nhãn trong Word bằng cách sử dụng thông tin liên hệ từ bảng tính Excel của bạn, bạn có thể dễ dàng tạo một loạt nhãn tùy chỉnh để gửi các gói đến mọi liên hệ trong danh sách của mình. Đây là cách thực hiện.

Cách in nhãn từ Excel

Để in nhãn từ Excel, trước tiên bạn phải có một bảng tính chứa tất cả thông tin liên hệ mà bạn sẽ sử dụng cho các nhãn thư của mình. Điều này bao gồm liên hệ của bạn Tên, địa chỉ đường phố, thành phố,tiểu bang,mã zip đi kèm.

Bạn sẽ cần tổ chức thông tin này thành các cột mà sau này có thể được hợp nhất vào Word như một phần của nhãn vận chuyển. Để thực hiện việc này, hãy gắn nhãn từng cột theo điểm dữ liệu đi kèm. Ví dụ: đối với cột chứa tất cả tên của người liên hệ của bạn, hãy gắn nhãn cho ô đầu tiên Tên đầu tiên. Ô đầu tiên này sẽ hoạt động như một thẻ hợp nhất tương ứng, thẻ này sẽ cho Word biết điểm dữ liệu nào cần đặt trong mỗi phần tương ứng trên mỗi nhãn riêng lẻ mà bạn in.

Cách tạo nhãn từ Excel

Để in nhãn địa chỉ từ Excel, bạn cần chuyển thông tin liên hệ của mình sang Word, thao tác này sẽ xử lý các nhãn. Để bắt đầu, hãy mở một tài liệu Word mới. Nhấp vào Thư từ trên thanh menu trên cùng và tìm phần có tên Bắt đầu kết hợp thư. Nên có một tùy chọn được gọi là Bắt đầu kết hợp thư, nơi bạn sẽ chọn một tùy chọn được gọi là Nhãn.

Nhấp vào Nhãn sẽ mở ra một cửa sổ mới được gọi là Tùy chọn Nhãn. Đây là nơi bạn sẽ chọn loại nhãn vận chuyển bạn muốn in. Bắt đầu bằng cách chọn một nhà cung cấp cho nhãn vận chuyển của bạn từ Nhà cung cấp nhãn thực đơn. Điều này sẽ được đặt trong một phần có tên là Thông tin Nhãn.

Bây giờ bạn sẽ được nhắc chọn từ một Số sản phẩm danh sách, nơi bạn sẽ chọn số sản phẩm chính xác của nhãn bạn đang cố gắng in. Nếu bạn đã đặt hàng các nhãn vận chuyển cụ thể mà bạn sẽ in, hãy chọn số sản phẩm chính xác, nếu không, bạn cũng có thể tạo nhãn vận chuyển tùy chỉnh. Khi bạn đã chọn xong lựa chọn của mình, hãy nhấp vào ĐỒNG Ý.

Nhãn kết hợp thư từ Excel

Sau khi chọn nhãn, bây giờ bạn sẽ cần hợp nhất thông tin liên hệ của mình từ Excel vào nhãn thư trong Word. Quá trình này sẽ tiến hành các nhãn phối thư từ Excel. Quay lại thanh menu trên cùng và quay lại Bắt đầu kết hợp thư thực đơn. Chọn Chọn người nhận Lựa chọn.

Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn để Sử dụng danh sách hiện cóvà một cửa sổ mới sẽ mở ra nhắc bạn Chọn nguồn dữ liệu. Đây là nơi bạn sẽ chọn bảng tính với tất cả thông tin liên hệ của bạn trong đó, vì vậy hãy tìm thư mục chứa tệp của bạn. Khi bạn đã chọn xong, hãy nhấp vào Mở và một cửa sổ mới sẽ mở ra được gọi là Chọn bảng, nơi bạn sẽ chọn trang tính của mình.

Tài liệu Word của bạn bây giờ sẽ được điền bằng một hộp nhỏ đại diện cho nhãn gửi thư của bạn. Bạn sẽ cần chèn những gì được gọi là Hợp nhất các trường điều đó sẽ chỉ định thông tin nào sẽ được hợp nhất từ ​​bảng liên hệ Excel của bạn. Bạn cũng có thể thiết kế bất kỳ yếu tố bổ sung nào bạn muốn trên nhãn của mình, bao gồm nội dung tùy chỉnh như logo công ty mà bạn muốn trên mỗi nhãn. Để thực hiện việc này, bạn cần đi tới menu trên cùng và chọn từ Viết & Chèn trường phần.

Kết hợp các trường hợp nhất với danh sách liên hệ của bạn

Để phối thư các nhãn từ Excel theo cách đơn giản nhất, hãy chọn Chèn khối địa chỉ từ menu Viết & Chèn Trường. Thao tác này sẽ chèn một trường hợp nhất trên nhãn mẫu của bạn cho từng địa chỉ trong danh sách của bạn. Từ Chèn khối địa chỉ cửa sổ, bạn sẽ được nhắc chọn định dạng ưa thích cho thông tin địa chỉ. Xác định vị trí Chỉ định các phần tử địa chỉ của cửa sổ, nơi bạn sẽ được nhắc chọn định dạng nhãn vận chuyển của mình từ danh sách có tên Chèn tên người nhận ở định dạng này.

Khi bạn đã chọn định dạng ưa thích của mình, hãy nhấp vào đồng ý và các mã hợp nhất sẽ điền vào nhãn đầu tiên với thông tin từ trang tính Excel của bạn. Nếu một cửa sổ được gọi là Trường phù hợp hiển thị, điều đó có nghĩa là bạn cần đồng bộ hóa các trường hợp nhất trong Word với các tiêu đề cột tương ứng trong bảng liên hệ Excel của bạn. Trên cửa sổ này, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh bất kỳ danh mục nào chưa được so khớp và chọn cột tương ứng từ bảng liên hệ Excel của bạn với thông tin tương ứng trong đó để khớp chúng với nhau.

Cập nhật nhãn của bạn

Quay lại Viết & Chèn trường của thanh menu trên cùng của bạn. Chọn tùy chọn để Cập nhật nhãnvà tất cả các nhãn thư trong tài liệu của bạn sẽ được cập nhật. Để xem lại kết quả của bạn trước khi in, hãy chọn tùy chọn từ thanh trên cùng được gọi là Xem trước kết quảvà nhấp qua để xem trước các nhãn của bạn. Bạn có thể xem lại chúng tại đây hoặc đợi để xem lại sau khi bạn hợp nhất chúng vào một tài liệu mới.

Quay lại menu trên cùng và chọn tùy chọn để Kết thúc và Hợp nhất, sẽ xuất hiện một menu thả xuống nhỏ với một vài tùy chọn. Chọn tùy chọn để Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ, sẽ mở ra một cửa sổ mới có tên là Hợp nhất vào tài liệu mới. Điều này sẽ điền tất cả các thẻ hợp nhất với thông tin liên hệ thực tế của bạn.

In nhãn địa chỉ trong Word

Bây giờ các nhãn thư của bạn đã được điền đầy đủ thông tin, đã đến lúc in chúng. Bạn có thể chọn in một vài nhãn địa chỉ cùng một lúc hoặc tất cả cùng một lúc, tùy thuộc vào số lượng nhãn bạn đang muốn in. Hãy tiếp tục và chọn Tất cả, sau đó nhấn vào ĐỒNG Ý. Sau đó, điều này sẽ tạo một tài liệu mới có tất cả các nhãn được điền đúng cách của bạn. Xem lại chúng để đảm bảo tất cả chúng đều chính xác trước khi chuyển sang thực sự in nhãn trong Word.

Việc in nhãn trong Word từ đây khá đơn giản. Nếu bạn đã đặt hàng nhãn cụ thể mà bạn sẽ in thông tin của mình lên, tải chúng vào máy in của bạn. Nếu bạn đang tạo nhãn tùy chỉnh, hãy chèn vật liệu trống đi kèm vào máy in. Quay lại tài liệu Word của bạn và chọn Tập tin từ thanh menu trên cùng. Nhấn vào In để mở cửa sổ In, nơi bạn sẽ chọn máy in ưa thích của mình từ danh sách và nhấp vào đồng ý để in nhãn từ Excel.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found