Hướng dẫn

Ưu điểm & Nhược điểm của Cơ cấu tổ chức ma trận trong các tổ chức kinh doanh

Các tổ chức có cấu trúc phân cấp dễ dàng được vẽ đồ thị và xác định. Thường được mô tả là "cấu trúc cây", chúng là mô hình tổ chức rõ ràng và tương đối lâu dài, trong đó mỗi thành phần trong tổ chức báo cáo với thành phần cao hơn và kết luận với Giám đốc điều hành hoặc Hội đồng quản trị ở cấp cao nhất. Ngược lại, cấu trúc tổ chức ma trận là tất cả những gì mà cấu trúc phân cấp không có. Có các chuỗi lệnh riêng biệt và nhân viên thường phải chịu trách nhiệm trước nhiều hơn một ông chủ.

Cấu trúc ma trận là gì?

Một đặc điểm nổi tiếng của mô hình phân cấp này là mọi người trong tổ chức đều báo cáo cho một ông chủ duy nhất. Cấu trúc ma trận khác nhau theo những cách nổi bật:

  • Nhân viên thường phải chịu trách nhiệm trước nhiều hơn một ông chủ

  • Thường có hai chuỗi lệnh riêng biệt
  • Cấu trúc ma trận được thiết kế để trở thành một phần vô thường
  • Có hai loại người quản lý: người quản lý chức năng và người quản lý dự án
  • Vai trò quản lý là linh hoạt, không cố định
  • Sự cân bằng quyền lực giữa người quản lý chức năng và người quản lý dự án không được xác định về mặt tổ chức

Nguồn gốc của cấu trúc tổ chức ma trận

Cấu trúc ma trận đã phát triển để đáp ứng với sự gia tăng của các dự án quy mô lớn trong các tổ chức đương đại. Những dự án này đòi hỏi sự truyền thụ nhanh chóng bí quyết công nghệ và xử lý hiệu quả lượng thông tin rất lớn. Các cơ cấu tổ chức cũ được chứng minh là không đủ trang bị để giải quyết những dự án này trong giới hạn thời gian cần thiết. Những gì các dự án lớn này kêu gọi là một cơ cấu tổ chức có thể đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu liên ngành mà không phá vỡ các cơ cấu tổ chức chức năng hiện có.

Thông tin chi tiết về cấu trúc ma trận

Cơ cấu tổ chức ma trận đã cung cấp các giải pháp cho những vấn đề của dự án quy mô lớn này bằng cách cho phép các cấu trúc dự án vô thường cùng tồn tại với các cấu trúc chức năng tương đối cố định. Đối với một dự án nhất định, một nhóm có thể được tập hợp từ một số phòng ban trong cấu trúc chức năng, thường là một số dạng cấu trúc phân cấp.

Thay vì tháo rời cấu trúc chức năng để tạo ra cấu trúc dự án tạm thời này, cấu trúc ma trận vẫn giữ cấu trúc chức năng và chồng lên đó cấu trúc dự án tạm thời. Các thành viên trong nhóm tiếp tục báo cáo cho người quản lý chức năng, nhưng cũng báo cáo cho người quản lý dự án. Một cách hiệu quả, mỗi thành viên trong nhóm hiện có hai ông chủ.

Ưu điểm của cấu trúc ma trận

Bởi vì cấu trúc ma trận giữ lại cấu trúc chức năng của tổ chức, chúng cho phép nhanh chóng tạo ra các cấu trúc dự án quy mô lớn, hiệu quả sử dụng nhiều thành viên trong cấu trúc chức năng của tổ chức nhưng không làm gián đoạn hoặc phá hủy cấu trúc trong quá trình này.

Bởi vì hai tổ chức có các mốc thời gian khác nhau - một tổ chức tương đối lâu dài, tổ chức kia được thiết kế để hết hạn khi hoàn thành dự án - các loại sự bất mãn của người quản lý có thể phát sinh khi một đơn vị con trong tổ chức "đánh cắp" nhân viên làm việc trong một dự án là tắt tiếng. Trong cấu trúc ma trận lý tưởng, hai cấu trúc chia sẻ tài nguyên như nhau mà không có tranh giành lãnh thổ, bởi vì như mỗi nhà quản lý chức năng đều biết, cấu trúc dự án cuối cùng sẽ giải thể. Các ưu điểm khác của cấu trúc ma trận được ghi nhận trong một trong những nghiên cứu hàn lâm cụ thể về các cấu trúc này là:

  • Trình bày rõ ràng các mục tiêu của dự án

  • Cách khả thi để tích hợp các mục tiêu dự án với các mục tiêu chức năng
  • Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực có hạn
  • Luồng thông tin nhanh chóng (thường liên ngành) thông qua dự án
  • Giữ chân các nhóm chuyên gia trong suốt vòng đời của dự án
  • Phân tán nhanh chóng các thành viên trong nhóm trở lại tổ chức chức năng sau khi hoàn thành dự án mà không bị gián đoạn tổ chức
  • Quản lý dự án đào tạo các nhà quản lý trở thành những nhà lãnh đạo trong tổ chức chức năng
  • Cấu trúc dự án phát triển tinh thần đồng đội và tinh thần cao
  • Khả năng xảy ra xung đột trong quá trình chuyển giao dự án cho ban quản lý chức năng

Nhược điểm của cấu trúc ma trận

Cùng một nghiên cứu về các tổ chức ma trận cũng lưu ý những nhược điểm của chúng:

  • Vấn đề hai ông chủ, khiến các thành viên dự án bị kẹt ở giữa
  • Các thành viên dự án chơi các ông chủ chống lại nhau
  • Tăng độ phức tạp của tổ chức
  • Yêu cầu mức độ hợp tác cao giữa quản lý chức năng và quản lý dự án
  • Có thể xảy ra xung đột với các chỉ thị quản lý
  • Khó khăn trong việc thiết lập các ưu tiên phù hợp với cả quản lý chức năng và quản lý dự án
  • Sự chậm lại có thể xảy ra trong phản ứng của ban quản lý đối với các sự kiện khi cần có hai cấu trúc cho giải pháp
  • Cấu trúc có thể sụp đổ trong "thời gian nứt"
  • Tăng chi phí quản lý chung
$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found