Các bản mô tả công việc thường liệt kê các kỹ năng đàm phán như một tài sản mong muốn của các ứng viên, nhưng khả năng đàm phán đòi hỏi một tập hợp các kỹ năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân được sử dụng cùng nhau để mang lại một kết quả mong muốn. Tình huống đàm phán xảy ra khi hai bên hoặc nhóm cá nhân bất đồng về giải pháp cho một vấn đề hoặc mục tiêu cho một dự án hoặc hợp đồng. Một cuộc đàm phán thành công đòi hỏi hai bên phải đến với nhau và đưa ra một thỏa thuận mà cả hai đều có thể chấp nhận được.
Phân tích vấn đề để xác định sở thích và mục tiêu
Người đàm phán hiệu quả phải có kỹ năng phân tích một vấn đề để xác định lợi ích của mỗi bên trong cuộc đàm phán. Phân tích vấn đề chi tiết xác định vấn đề, các bên quan tâm và mục tiêu kết quả. Ví dụ, trong cuộc đàm phán hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động, vấn đề hoặc lĩnh vực mà các bên không thống nhất có thể nằm ở tiền lương hoặc lợi ích. Xác định các vấn đề của cả hai bên có thể giúp tìm ra một thỏa hiệp cho tất cả các bên.
Chuẩn bị trước cuộc họp
Trước khi bước vào cuộc họp thương lượng, nhà đàm phán có kỹ năng chuẩn bị cho cuộc họp. Chuẩn bị bao gồm xác định mục tiêu, lĩnh vực thương mại và các lựa chọn thay thế cho các mục tiêu đã nêu. Ngoài ra, các nhà đàm phán nghiên cứu lịch sử mối quan hệ giữa hai bên và các cuộc đàm phán trong quá khứ để tìm ra các lĩnh vực thỏa thuận và mục tiêu chung. Các tiền lệ và kết quả trong quá khứ có thể tạo ra âm hưởng cho các cuộc đàm phán hiện tại.
Kỹ năng lắng nghe tích cực
Người đàm phán có kỹ năng lắng nghe chủ động bên kia trong quá trình tranh luận. Lắng nghe tích cực liên quan đến khả năng đọc ngôn ngữ cơ thể cũng như giao tiếp bằng lời nói. Điều quan trọng là phải lắng nghe bên kia để tìm ra các lĩnh vực thỏa hiệp trong cuộc họp. Thay vì dành phần lớn thời gian trong đàm phán để giải thích những ưu điểm trong quan điểm của mình, nhà đàm phán thành thạo sẽ dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe bên kia.
Kiểm tra cảm xúc
Điều quan trọng là một nhà đàm phán phải có khả năng kiềm chế cảm xúc của mình trong suốt cuộc đàm phán. Mặc dù đàm phán về các vấn đề gây tranh cãi có thể gây khó chịu, nhưng việc để cảm xúc kiểm soát trong cuộc họp có thể dẫn đến kết quả không thuận lợi. Ví dụ, một nhà quản lý thất vọng với sự thiếu tiến bộ trong quá trình thương lượng tiền lương có thể nhượng bộ nhiều hơn mức có thể chấp nhận được đối với tổ chức để cố gắng chấm dứt sự thất vọng.
Mặt khác, nhân viên đàm phán tăng lương có thể trở nên quá xúc động đến mức chấp nhận thỏa hiệp với cấp quản lý và thực hiện cách tiếp cận tất cả hoặc không có gì, điều này phá vỡ giao tiếp giữa hai bên.
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả
Người đàm phán phải có khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với phía bên kia trong quá trình đàm phán. Sự hiểu lầm có thể xảy ra nếu người đàm phán không nói rõ trường hợp của mình. Trong cuộc họp thương lượng, một nhà đàm phán hiệu quả phải có các kỹ năng để trình bày kết quả mong muốn cũng như lý luận của mình.
Hợp tác và làm việc theo nhóm
Đàm phán không nhất thiết là một bên chống lại một dàn xếp khác. Các nhà đàm phán hiệu quả phải có kỹ năng làm việc cùng nhau như một nhóm và thúc đẩy bầu không khí hợp tác trong các cuộc đàm phán. Những người tham gia vào một cuộc đàm phán về cả hai bên của vấn đề phải làm việc cùng nhau để đạt được một giải pháp đồng ý.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Những cá nhân có kỹ năng đàm phán có khả năng tìm kiếm nhiều giải pháp khác nhau cho các vấn đề. Thay vì tập trung vào mục tiêu cuối cùng của mình cho cuộc đàm phán, cá nhân có kỹ năng có thể tập trung vào giải quyết vấn đề, có thể là sự cố trong giao tiếp, để mang lại lợi ích cho cả hai bên của vấn đề.
Khả năng ra quyết định
Các nhà lãnh đạo có kỹ năng đàm phán có khả năng hành động dứt khoát trong một cuộc đàm phán. Có thể cần thiết trong quá trình thương lượng để nhanh chóng đồng ý thỏa hiệp để chấm dứt tình trạng bế tắc.
Duy trì mối quan hệ tốt
Các nhà đàm phán hiệu quả có các kỹ năng giữa các cá nhân để duy trì mối quan hệ làm việc tốt với những người tham gia đàm phán. Những người đàm phán với sự kiên nhẫn và khả năng thuyết phục người khác mà không cần sử dụng đến sự thao túng có thể duy trì bầu không khí tích cực trong một cuộc đàm phán khó khăn.
Đạo đức và độ tin cậy
Các tiêu chuẩn đạo đức và độ tin cậy trong một nhà đàm phán hiệu quả thúc đẩy một môi trường tin cậy cho các cuộc đàm phán. Cả hai bên trong một cuộc đàm phán phải tin tưởng rằng bên kia sẽ tuân theo những lời hứa và thỏa thuận. Một nhà đàm phán phải có các kỹ năng để thực hiện lời hứa của mình sau khi thương lượng kết thúc.
