Cách sử dụng câu lệnh SQL trong MS Excel

Với hầu hết các bảng tính Excel, bạn nhập dữ liệu theo cách thủ công vào các ô, sau đó sử dụng công thức hoặc các hàm khác để phân tích hoặc thực hiện các phép tính. Nếu bạn có một nguồn dữ liệu lớn, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu Access, cơ sở dữ liệu SQL Server hoặc thậm chí một tệp văn bản lớn, bạn cũng có thể truy xuất dữ liệu từ đó bằng Excel. Sử dụng câu lệnh SQL trong Excel cho phép bạn kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài, trường phân tích cú pháp hoặc nội dung bảng và nhập dữ liệu - tất cả mà không cần phải nhập dữ liệu theo cách thủ công. Khi bạn nhập dữ liệu bên ngoài bằng các câu lệnh SQL, sau đó bạn có thể sắp xếp, phân tích nó hoặc thực hiện bất kỳ phép tính nào mà bạn có thể cần.

1

Mở Microsoft Excel rồi tạo tệp sổ làm việc mới hoặc mở tệp hiện có mà bạn muốn kết nối nguồn dữ liệu bên ngoài.

2

Nhấp vào “Dữ liệu” trên Ribbon Excel. Nhấp vào biểu tượng “Từ các nguồn khác” trong phần Lấy dữ liệu bên ngoài. Nhấp vào “Từ truy vấn của Microsoft” trên menu thả xuống.

3

Nhấp vào loại nguồn dữ liệu của bạn trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu. Nhấp và bật tùy chọn “Sử dụng Trình hướng dẫn truy vấn để tạo / chỉnh sửa truy vấn”, sau đó nhấp vào “OK”. Cửa sổ Kết nối với Cơ sở dữ liệu sẽ xuất hiện đầu tiên, sau đó vài giây, cửa sổ Trình duyệt tệp Cơ sở dữ liệu Chọn Cơ sở dữ liệu sẽ xuất hiện.

4

Duyệt đến thư mục và tệp cho cơ sở dữ liệu hoặc tệp nguồn dữ liệu của bạn. Đánh dấu tên tệp của nguồn dữ liệu và nhấp vào “OK”. Hộp Trình hướng dẫn Truy vấn sẽ xuất hiện trên màn hình.

5

Bấm và chọn bảng trong nguồn dữ liệu có chứa các trường bạn muốn truy vấn bằng SQL và nhập vào bảng tính Excel của bạn. Nhấp vào nút “>” ở giữa cửa sổ Trình hướng dẫn truy vấn để điền vào các cột trong ngăn Truy vấn của bạn với tên trường từ bảng đã chọn trong nguồn dữ liệu của bạn. Nhấp vào nút Next để tiếp tục.

6

Chọn các tùy chọn bộ lọc cho dữ liệu để truy xuất và hiển thị trong bảng tính nếu bạn muốn. Bằng cách tạo bộ lọc cho dữ liệu trong một hoặc nhiều trường, bạn hướng dẫn Excel chỉ truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu đáp ứng các điều kiện hoặc tiêu chí nhất định. Ví dụ: nếu nguồn dữ liệu của bạn chứa danh sách khách hàng và thông tin liên hệ của họ, bạn có thể có một trường trong bảng cho số điện thoại. Nếu bạn chỉ muốn truy xuất khách hàng từ nguồn dữ liệu có mã vùng (919), bạn có thể làm như vậy bằng cách áp dụng bộ lọc. Nhấp vào trường “Phone_Number” hoặc trường có tên tương tự khác trong ngăn Cột vào Bộ lọc và chọn “chứa” trong danh sách loại bộ lọc. Nhập "919" vào trường tiếp theo và nhấn "Tiếp theo".

7

Chọn thứ tự sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần cho các bản ghi để truy xuất từ nguồn dữ liệu. Nhấp vào nút "Tiếp theo". Bật tùy chọn “Trả lại dữ liệu cho Microsoft Excel” và nhấp vào nút “Hoàn tất”.

8

Nhấp và bật tùy chọn “Bảng” trong cửa sổ Nhập dữ liệu. Bật tùy chọn “Trang tính hiện có” và nhấp vào biểu tượng “mũi tên màu đỏ” ở bên phải của trường ô trong nhãn Trang tính hiện có. Bấm và chọn ô mà bạn muốn đặt góc trên cùng bên phải của bảng dữ liệu có chứa các bản ghi từ nguồn dữ liệu bên ngoài.

9

Nhấp vào “OK”. Excel hiển thị một bảng với các bản ghi đã truy xuất trả về kết quả của truy vấn SQL cơ bản của nguồn dữ liệu bởi Trình hướng dẫn truy vấn.

10

Xem truy vấn SQL để xem cách mã truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhấp vào “Kết nối hiện có” trên tab Dữ liệu. Nhấp vào biểu tượng "Truy vấn từ Loại Nguồn Dữ liệu" trong phần Kết nối trong Sổ làm việc này của cửa sổ Kết nối Hiện có. Cửa sổ Nhập dữ liệu sẽ xuất hiện trên màn hình.

11

Nhấp vào nút "Thuộc tính". Trong cửa sổ Thuộc tính Kết nối, nhấp vào tab “Định nghĩa”. Định vị văn bản trong hộp Văn bản Lệnh. Mã truy vấn SQL gốc xuất hiện ở đó. Đối với truy vấn SQL truy xuất bản ghi từ bảng bên ngoài có nhãn “Personal_Contacts”, mã sẽ xuất hiện tương tự như sau: SELECT tbl_Personal_Contscts.ID, tbl_Personal_Contacts.Contact_Name, tbl_Personal_Contscts.Phone_Number, tbl_Personal_Contscts.Email_Address FROM C: \ Users \ NameOfUser \ Documents \ Database1.accdb.tbl_Personal_Contacts tbl_Personal_Contacts