Chi phí vận hành, thường được gọi là chi phí vận hành, là số tiền cần thiết để vận hành doanh nghiệp của bạn. Đây là những chi phí kinh doanh hàng ngày cần thiết để duy trì hoạt động của đèn và để có nhân viên cần thiết để bán hàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chi phí hoạt động thường được phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, được ghi nhận cho một công ty mỗi năm; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh xem xét các chỉ số tài chính rộng lớn như doanh thu tổng thể, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động và lợi nhuận ròng. Khi thiết lập sổ sách tài chính cho công ty của bạn, việc hiểu được những gì được coi là chi phí hoạt động so với các chi phí khác sẽ giúp hạch toán đúng chi phí. Điều này giúp dễ dàng hơn trong việc tạo báo cáo hàng năm và hồ sơ kế toán, khi xác định sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
Chi phí hoạt động là gì?
Nói rằng chi phí hoạt động bao gồm các khoản tiền cần thiết để thực hiện các hoạt động hàng ngày không hoàn toàn phân biệt các chi phí này với các chi phí kinh doanh khác. Khi nghĩ về chi phí vận hành, hãy nghĩ về những gì cần thiết để duy trì đèn trong văn phòng hoặc nhà kho. Những loại chi phí này bao gồm tiền thuê và tiền thuê, chi phí tiện ích, vật tư văn phòng, lương nhân viên và chi phí ngân hàng, ít nhất. Cũng có thể có phí kế toán hoặc phí pháp lý được bao gồm trong những con số này, cũng như chi phí giải trí, chi phí đi lại và chi phí bán hàng và tiếp thị. Doanh nghiệp nên phân loại các chi phí này trong hệ thống sổ sách kế toán để có thể dễ dàng chạy các báo cáo và báo cáo tài chính.
Chi phí hoạt động cũng bao gồm chi phí mua hoặc sản xuất các sản phẩm và dịch vụ của bạn. Chúng thường được gọi là giá vốn hàng bán (COGS). Đây là những chi phí được trừ khỏi tổng doanh thu để tạo ra con số tổng doanh thu. Chi phí hoạt động sau đó được trừ vào khoản này, cùng với thuế và lãi vay để xác định lợi nhuận ròng của công ty. Có vẻ như chi phí hoạt động và chi phí hoạt động có nghĩa giống nhau, nhưng chúng không giống nhau. Chi phí hoạt động là chi phí cụ thể sau khi doanh thu gộp được xác định trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Chúng bao gồm tiền thuê, chi phí bán hàng và tiếp thị, chi phí hành chính, tiền lương và chi phí văn phòng. Nói một cách đơn giản, chi phí là một phần của chi phí tổng thể. Giá thành bao gồm chi phí, cộng với giá vốn hàng bán. Nếu không hiểu sự khác biệt này có thể dẫn đến việc đọc sai các báo cáo và không có bức tranh chân thực về tình hình tài chính của công ty bạn.
Chi phí hoạt động bao gồm hỗn hợp chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định là chi phí không thay đổi thường xuyên, trong khi chi phí biến đổi thì có. Chi phí cố định bao gồm các khoản thanh toán tiền thuê, trong khi chi phí biến đổi bao gồm tiền lương, điện nước và thậm chí cả nguyên vật liệu thô. Đừng cho rằng tất cả các chi phí hoạt động là cái này hay cái khác. Nếu một công ty muốn mở rộng quy mô sản xuất lên cấp độ cao hơn, họ sẽ cần nhiều nguyên liệu, nhân lực hơn và chi trả nhiều hơn cho các tiện ích, nhưng địa điểm kinh doanh chính vẫn hoạt động trên cùng một hợp đồng thuê.
Tính toán chi phí hoạt động sử dụng một công thức đơn giản:
Chi phí hoạt động = COGS + Chi phí hoạt động
Một doanh nghiệp nên biết chi phí hoạt động cần thiết của mình để đảm bảo rằng họ đang định giá sản phẩm hoặc dịch vụ một cách hợp lý để tạo ra đủ doanh thu để thanh toán tất cả các chi phí. Một nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải xem xét chu kỳ kinh doanh hàng năm và xem xét các con số hàng năm, cũng như chi phí hoạt động hàng quý và hàng tháng nhỏ hơn, để phân chia sản xuất một cách nhất quán trong năm, mà không gây quá tải cho công ty trong thời kỳ bận rộn hơn. Ví dụ, một công ty đồ chơi biết rằng họ sẽ bán được nhiều hơn trong kỳ nghỉ lễ có thể chọn sản xuất theo một trong hai cách: bán một số lượng cố định hàng tháng trong cả năm hoặc giảm số lượng nhân viên, cho đến khi công ty muốn tăng giá. sản xuất gần với mùa cao điểm. Hiểu được tổng chi phí hoạt động hàng năm liên quan đến doanh thu giúp chủ doanh nghiệp tạo ra một chiến lược phù hợp với doanh nghiệp của mình tốt hơn.
Chi phí hoạt động so với Chi phí khởi động
Bằng cách xem xét chi phí hoạt động, có thể có vẻ như đây là tất cả các chi phí. Đối với một số mô hình kinh doanh, điều này đúng. Đối với các mô hình kinh doanh khác, có những chi phí khác phải được xem xét. Mô hình khởi nghiệp xem xét chi phí hoạt động, cộng với bất kỳ chi phí khởi động nào. Chi phí khởi động bao gồm số tiền cần thiết để có được hợp đồng thuê, mua hoặc trả trước cho thiết bị, máy tính và vật tư. Chi phí khởi động cũng bao gồm chi phí xây dựng địa điểm và mua đồ nội thất. Đây không phải là chi phí hoạt động thông thường, nhưng chúng phải được tính vào những gì một công ty mới cần có được trong tài chính để có thể khởi động hoạt động kinh doanh một cách chính xác.
Nếu một công ty khởi nghiệp chỉ tìm kiếm Khoản vay cho Doanh nghiệp Nhỏ (SBA) cho chi phí hoạt động, cố vấn SBA chắc chắn sẽ đặt câu hỏi tại sao không có chi phí khởi nghiệp nào được liệt kê. Có thể là chủ doanh nghiệp tự tài trợ vốn cho công ty khởi nghiệp, đó là một điều tích cực, nhưng chi phí khởi nghiệp vẫn cần được tính đến trong bất kỳ kế hoạch kinh doanh nào và trong bất kỳ báo cáo tài chính nào tìm kiếm nguồn vốn cho một doanh nghiệp mới. Nếu doanh nghiệp chỉ đang tìm kiếm vốn khởi nghiệp, những câu hỏi tương tự sẽ nảy sinh.
Văn phòng SBA hoặc nhà đầu tư mạo hiểm sẽ muốn biết công ty sẽ hoạt động và tạo ra doanh thu nhanh như thế nào. Lý tưởng nhất là công ty có thể bắt đầu tự tài trợ chi phí hoạt động một cách nhanh chóng, nhưng nếu không xem xét và tính đến những con số đó, các nhà đầu tư có thể do dự trong việc tài trợ ngay cả những ý tưởng tốt nhất của công ty. Các nhà lãnh đạo kinh doanh của các công ty khởi nghiệp cần phải cho người cho vay và nhà đầu tư thấy nhu cầu chính xác và kế hoạch cấp vốn cần ít nhất từ ba đến năm năm. Không ai muốn bỏ tiền vào một dự án để chỉ hy vọng rằng nó tạo ra tiền; họ muốn biết chính xác việc bán hàng và tiếp thị sẽ tạo ra doanh thu cần thiết như thế nào để đưa công ty từ phụ thuộc vào nhà đầu tư thành tự chủ về tài chính.
Chi phí hoạt động so với Chi phí vốn
Tương tự như chi phí khởi nghiệp, chi phí vốn không phải là một phần của chi phí hoạt động thông thường. Ngoài ra, chi phí khởi động có thể được coi là chi phí vốn, nhưng có những chi phí khác nằm trong mục hàng này đối với các công ty hiện tại. Sự phân biệt là quan trọng để hiểu. Như đã thảo luận, chi phí hoạt động là kinh phí cần thiết cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Chi phí vốn là nguồn tài trợ được sử dụng để tạo ra lợi ích trong tương lai; đó là sự tăng trưởng vào sự phát triển lâu dài của công ty.
Chi phí vốn được xử lý khác nhau cho các mục đích thuế kinh doanh, vì chúng thường liên quan đến việc đầu tư vào một tài sản dài hạn như đất đai hoặc phát triển phần mềm. Mặc dù có những chi phí liên quan đến chi phí vốn, chúng được liệt kê là tài sản trên bảng cân đối kế toán, trong khi tất cả chi phí hoạt động được coi là chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Hầu hết các tài sản được phép khấu hao theo thời gian thuế, giúp công ty bù đắp doanh thu trong tương lai do tăng trưởng, đồng thời thu được tổng giá trị của tài sản theo thời gian.
Một doanh nghiệp mới thành lập có thể cần hai năm chi phí hoạt động cũng như vốn đầu tư để thành lập công ty. Một doanh nghiệp hiện tại trước đây cần chi phí khởi động có thể tìm cách đầu tư vốn để tăng trưởng hoặc sử dụng thu nhập giữ lại cho chi phí vốn được sử dụng trong các chiến lược mở rộng và tăng trưởng dài hạn. Một doanh nghiệp hiện tại đang tìm cách đầu tư vốn sẽ không cần số tiền đó cho chi phí hoạt động. Doanh nghiệp phải có khả năng tạo ra doanh thu nhất quán để trả cho chi phí hoạt động và thu được lợi nhuận, ngay cả khi đó là một khoản nhỏ.
Ví dụ về Chi phí Hoạt động Kinh doanh
Chúng tôi đã liệt kê nhiều ví dụ về chi phí hoạt động được tìm thấy trong thực tiễn kinh doanh hàng ngày. Hãy xem xét cách thức hoạt động của điều này trong một doanh nghiệp nhỏ trung bình. Một người thợ làm gốm tài năng muốn mở một cửa hàng có xưởng và khu lưu trữ ở phía sau cửa hàng. Chi phí khởi động là yếu tố được xem xét đầu tiên. Hợp đồng thuê là 2.000 đô la mỗi tháng, bao gồm các tiện ích yêu cầu trả trước hai tháng hoặc 4.000 đô la. Anh ta cũng cần trưng bày, kệ, quầy bán hàng cơ bản với máy tính và phần mềm điểm bán hàng. Tất cả đồ nội thất có giá tổng cộng là 6.000 đô la, phần cứng và phần mềm máy tính là 1.000 đô la. Anh ta cũng cần bảng chỉ dẫn cho cửa hàng, có giá 1.000 đô la và thiết bị làm gốm cập nhật có giá 2.000 đô la. Chi phí khởi nghiệp của anh ấy là: 14.000 đô la (4.000 đô la + 6.000 đô la + 1.000 + 1.000 đô la + 2.000 đô la).
Bây giờ, hãy xem xét chi phí hoạt động của anh ấy, bắt đầu với chi phí để làm đồ gốm của anh ấy. Anh ta cần đất sét, sơn và các vật dụng cần dùng khác để tạo ra từng tác phẩm nghệ thuật. Để làm ra 100 chiếc áo mới mỗi tháng, anh ta ước tính rằng mình cần khoảng 2.000 USD tiền hàng. Đây là chi phí có thể thay đổi và vì mỗi sản phẩm được tùy chỉnh nên sẽ có hư hỏng và anh ta có thể sử dụng nhiều nguồn cung cấp hơn cho các đơn đặt hàng tùy chỉnh. Anh ta ước tính mình sẽ bán được tối thiểu 80 chiếc mỗi tháng, trung bình là 100 USD / chiếc hoặc tổng doanh thu là 8.000 USD.
Giá vốn hàng bán của anh ấy là 2.000 đô la, được trừ vào tổng doanh thu của anh ấy để cho chúng tôi lợi nhuận gộp của anh ấy là 6.000 đô la (8.000 đô la - 2.000 đô la = 6.000 đô la). Từ khoản này, anh ta phải trả chi phí vận hành 2.000 USD tiền thuê nhà hàng tháng, 500 USD tiền tiếp thị, 1.000 USD tiền thuê một nhân viên, 100 USD tiền vay cho công ty khởi nghiệp và 500 USD tiền thuế, đồ dùng văn phòng và đường dây điện thoại kinh doanh. Tổng chi phí hoạt động của anh ấy là 4.100 đô la (2.000 đô la + 500 đô la + 1.000 đô la + 100 đô la + 500 đô la). Khi anh ta trừ đi những khoản này, anh ta có lợi nhuận ròng là 1.900 đô la. Đây là trước khi anh ta phân phối lợi nhuận của mình cho chính mình hoặc đầu tư vào sự phát triển của doanh nghiệp của mình.
Chi phí hoạt động của anh ta là giá vốn hàng bán, cộng với chi phí hoạt động. Như vậy, chi phí hoạt động hàng tháng của anh ta là 6.100 đô la. Nhân số này với 12 để có chi phí hoạt động hàng năm là 73.200 đô la. Tổng doanh thu hàng năm của ông là 96.000 đô la, để lại cho chủ doanh nghiệp 22.800 đô la lợi nhuận ròng. Xét rằng anh ấy vẫn chưa trả tiền cho mình, thu nhập của anh ấy được phân phối từ con số này.
Lập kế hoạch chiến lược cho các công ty
Chủ doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc chi phí bỏ ra để tạo ra lợi nhuận gộp, giá vốn hàng bán cũng như chi phí hoạt động để có thể tìm cách cải thiện lợi nhuận ròng. Nhiều chủ doanh nghiệp có thể đặt mình vào bảng lương với một số tiền nhỏ và lấy một khoản phân phối vào cuối năm, với lợi nhuận khác. Nếu không có nhiều lợi nhuận, điều này có nghĩa là chủ doanh nghiệp chỉ kiếm được một khoản lương nhỏ từ công ty.
Hãy xem xét chủ cửa hàng đồ gốm của chúng tôi. Nếu anh ấy muốn đưa những màn hình mới vào kinh doanh trong ba năm để hiện đại hóa cửa hàng, anh ấy sẽ không có nhiều tiền để làm như vậy. Trong ví dụ này, anh ta không lấy tiền lương, vì vậy anh ta chỉ kiếm được tối đa 1.900 đô la mỗi tháng trong ví dụ. Anh ta cần xác định cách giảm giá vốn hàng bán hoặc chi phí hoạt động để có thể tăng lợi nhuận của mình. Ngược lại, anh ta sẽ cần xác định cách mở rộng quy mô hoạt động của mình để có thể bán được nhiều sản phẩm hơn, đồng thời giảm chi phí.
Có lẽ chủ doanh nghiệp có thể mua một số vật tư với số lượng lớn, trả ít hơn và cất giữ những gì có thể mà không lo bị hư hỏng. Anh ta cũng có thể thực hiện phân tích giá cả trên thị trường để xác định sản phẩm nào bán chạy nhất và sau đó anh ta có thể tăng giá. Chủ doanh nghiệp cũng có thể xem xét các mùa bán hàng cao điểm để đảm bảo rằng anh ta không chỉ có các kệ hàng chứa đầy sản phẩm mà còn có các chương trình khuyến mãi để thu hút càng nhiều doanh số càng tốt. Anh ta có thể cần phải tăng một số tháng từ 50 chiếc lên 70 chiếc để có đủ hàng cho doanh thu mùa cao điểm, khi anh ta có thể tối đa hóa doanh thu. Đây là một số chiến lược mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể xem xét để tạo ra nhiều lợi nhuận hơn, mà không phát sinh thêm chi phí.
