Khi bạn thanh toán cho một người cho các dịch vụ được cung cấp cho doanh nghiệp của bạn và người đó không phải là nhân viên của bạn, bạn có thể được IRS yêu cầu cấp Biểu mẫu 1099-MISC cho cá nhân đó và báo cáo khoản thanh toán cho IRS trên Biểu mẫu 1096.
Những người này có thể là nhà thầu độc lập, còn được gọi là người làm nghề tự do, người lao động tự do hoặc người lao động hợp đồng.
Trước khi phát hành Biểu mẫu 1099-MISC, bạn nên:
- Xác định xem người đó hợp pháp là một nhân viên hay một nhà thầu độc lập.
- Tìm hiểu xem người đó có phải là một công ty hay không.
- Quyết định xem các khoản thanh toán của bạn cho người đó có vượt quá ngưỡng báo cáo hay không.
Xác định tình trạng nhà thầu
Trước khi bạn viết séc đầu tiên cho ai đó, bạn cần phân tích mối quan hệ của doanh nghiệp bạn với họ. Nếu bạn cố gắng đối xử với những cá nhân đáng được phân loại là nhân viên như thể họ là nhà thầu, bạn có thể bị phạt nặng vì trốn thuế trả lương.
Nhân viên so với các nhà thầu độc lập
Nói chung, một cá nhân là một nhân viên, khi bạn kiểm soát cách thức, thời gian và địa điểm họ thực hiện công việc của mình và mối quan hệ được cho là sẽ kéo dài trong một khoảng thời gian không xác định.
Một cá nhân có thể là một nhà thầu độc lập nếu bạn chỉ kiểm soát kết quả của công việc và mối quan hệ dựa trên một dự án chứ không phải một khoảng thời gian.
Nhân viên nhận được tiền lương thường xuyên. Doanh nghiệp trả thuế tiền lương và cung cấp W-2 cho nhân viên của mình vào cuối năm. Các nhà thầu độc lập nhận được kiểm tra khi hoàn thành một dự án hoặc tại các điểm xác định trong một dự án. Công ty không khấu trừ thuế, đây là trách nhiệm của nhà thầu và tổng các khoản thanh toán được báo cáo cho nhà thầu độc lập trên Mẫu 1099-MISC vào cuối năm.
Xác minh nhà thầu không phải là công ty
Các khoản thanh toán cho các công ty thường không cần phải được báo cáo trên 1099-MISC. Một số ngoại lệ - chẳng hạn như thanh toán phí luật sư trong một số trường hợp - được nêu chi tiết trong Hướng dẫn cho Biểu mẫu 1099-MISC.
Xác định Ngưỡng báo cáo đã đạt của Nhà thầu
Nếu bạn trả cho một nhà thầu độc lập $ 600 hoặc nhiều hơn tiền bồi thường cho nhân viên không có việc làm trong một năm, bạn phải phát hành Mẫu 1099-MISC. Hầu hết các khoản thanh toán mà một doanh nghiệp thực hiện cho các dịch vụ từ một nhà thầu độc lập được báo cáo trên Mẫu 1099-MISC trong ô 7, Khoản bồi thường cho người lao động. Bạn sẽ cần tên, địa chỉ và số ID thuế của nhà thầu độc lập, có thể là số An sinh xã hội hoặc TIN, khi bạn điền vào 1099-MISC.
Bạn cũng phải nộp Mẫu 1099-MISC cho bất kỳ cá nhân nào mà bạn thanh toán phải chịu khấu lưu dự phòng. Điều này có thể xảy ra khi ai đó không cung cấp cho bạn số nhận dạng người đóng thuế của họ hoặc khi IRS đã thông báo cho bạn rằng ai đó phải chịu khấu lưu dự phòng.
