Hướng dẫn

Vai trò của bộ phận mua hàng

Mua hàng chịu trách nhiệm cho quá trình mua sắm. Điều này có nghĩa là nó đảm bảo việc cung cấp hàng hóa, tư liệu sản xuất và thiết bị để quá trình sản xuất và bán hàng diễn ra suôn sẻ. Muốn vậy, hàng hoá phải được mua sắm đúng lúc, đúng số lượng, đúng số lượng. Nếu quá trình thu mua không thành công, có nguy cơ doanh nghiệp không thể sản xuất sản phẩm hoặc giữ cho các kệ hàng dự trữ đủ khối lượng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Mua hàng là gì?

Tất cả các doanh nghiệp cần hàng hóa, vật liệu và thiết bị cụ thể để sản xuất sản phẩm, chào hàng để bán cho khách hàng hoặc thực hiện các dịch vụ mà họ đang bán. Phải có người đảm bảo rằng những hàng hóa này được mua vào công ty, đúng khối lượng và đúng thời điểm, đáp ứng yêu cầu của công ty. Vai trò đó thuộc về bộ phận thu mua, hoặc mua hàng.

Bản thân vai trò là một vai trò rộng lớn, bao gồm các lĩnh vực như phân tích thị trường, đàm phán với nhà cung cấp và nhà sản xuất, vận chuyển, lựa chọn lưu trữ, công nghệ thu mua và thời gian đặt hàng để đảm bảo rằng hàng hóa được mua một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất có thể. Các chức năng cụ thể bao gồm:

  • Xác định các yêu cầu đối với hàng hóa, vật liệu và dịch vụ.
  • Xác định các nhà cung cấp đáng tin cậy.
  • Thương lượng giá cả.
  • So sánh các điều khoản giao hàng.
  • Xác lập số lượng đặt hàng.
  • Viết yêu cầu dự thầu và trao hợp đồng cung cấp.
  • Phối hợp giao hàng với kho so với khả năng lưu trữ.
  • Kiểm tra sản phẩm và kiểm tra chất lượng.
  • Quản lý ngân sách và thanh toán.

Chiến lược Vs. Vai trò hoạt động của bộ phận mua hàng

Vì vai trò của bộ phận mua hàng rất đa dạng, chúng tôi có xu hướng chia bộ phận này thành hai chức năng phụ: chiến lược mua hàngmua hoạt động.

Mua hàng chiến lược chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho tất cả các nhiệm vụ và quyết định cấp cao đi đôi với việc mua sắm. Với vai trò này, bộ phận mua hàng sẽ thiết lập phương hướng mua sắm tổng thể dựa trên nhu cầu và mục tiêu của công ty, đánh giá các nhà cung cấp và phát triển các mối quan hệ lâu dài trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Mục tiêu là cung cấp nguồn hàng tiết kiệm nhất có thể trong khi đảm bảo rủi ro thấp nhất có thể cho doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm các quyết định về việc các sản phẩm hoặc thành phần được sản xuất trong nhà hay được mua từ các nhà cung cấp bên ngoài.

Hoạt động mua hàng, còn được gọi là mua hàng chiến thuật, đảm nhận các khía cạnh hành chính của hoạt động mua hàng. Đó là một vai trò giao dịch ngắn hạn, tập trung vào việc đặt hàng lặp lại, nhận hàng tồn kho và thanh toán hóa đơn cũng như xử lý việc trả hàng và khiếu nại. Với chiếc mũ hoạt động được bật, bộ phận mua hàng sẽ quan tâm nhiều hơn đến việc duy trì dây chuyền sản xuất hoạt động hơn là tìm hiểu khả năng của nhà cung cấp hoặc hỗ trợ các nhu cầu lâu dài của công ty.

Bây giờ bạn đã biết bộ phận mua hàng là gì, chúng ta hãy xem xét một số vai trò và chức năng chính của nó.

Phân tích nhu cầu và nhà cung cấp

Điểm khởi đầu cho chiến lược mua hàng là đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hiện tại, nguồn lực đang được sử dụng như thế nào và chi phí mua hàng là bao nhiêu cho mỗi bộ phận, nhóm hoặc chức năng công việc. Sau đó, bộ phận mua hàng sẽ xem xét quỹ đạo tăng trưởng của công ty và đưa ra kế hoạch giúp hoạt động kinh doanh tốt hơn và / hoặc tiết kiệm chi phí.

Đồng thời, bộ phận mua hàng sẽ phân tích thị trường của nhà cung cấp để xem công ty có đang sử dụng đúng nhà cung cấp, đúng giá, đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình hay không. Nhóm có thể so sánh nhiều nhà cung cấp, bao gồm cả những nhà cung cấp có trụ sở tại các quốc gia khác, để chuẩn bị một danh sách rút gọn các nhà cung cấp có thể có.

Hợp đồng nhà cung cấp trao giải

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng nhưng nhìn chung, nhóm sẽ xem xét chi phí, chất lượng, danh tiếng, độ tin cậy, năng lực sản xuất và lịch trình giao hàng của từng nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp. Năng lực công nghệ có thể được xem xét trong một số ngành. Việc nhà cung cấp không có khả năng đáp ứng bất kỳ yêu cầu nào trong số này có thể dẫn đến tổn thất đáng kể cho công ty, vì vậy điều quan trọng là phải đưa ra những quyết định đúng đắn. Trong các công ty lớn, bộ phận cũng có thể đưa ra quyết định về việc có nên sản xuất sản phẩm tại chỗ hay không.

Việc tìm kiếm hàng hóa phù hợp với mức giá phù hợp có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian, và bộ phận mua hàng có thể sử dụng quy trình đấu thầu cạnh tranh (đấu thầu) để chọn nhà cung cấp. Điều này thường liên quan đến vấn đề "Yêu cầu đề xuất" mời các nhà cung cấp quan tâm gửi báo giá hoặc giá thầu và giải thích cách họ đáp ứng các tiêu chí lựa chọn.

Nhóm cũng có thể yêu cầu báo cáo tài chính, tài liệu tham khảo và báo cáo tín dụng để họ có thể đánh giá tình hình hoạt động của công ty đấu thầu. Các cuộc thương lượng về giá có thể diễn ra sau đó khi bộ phận mua hàng cố gắng đạt được đơn giá tốt nhất có thể. Điều này có thể bao gồm việc thương lượng chiết khấu dựa trên số lượng, giá theo từng cấp hoặc từng đợt tùy thuộc vào nhu cầu của công ty.

Lựa chọn nhà cung cấp và các mối quan hệ

Không có gì lạ khi các công ty lớn hơn có nhiều nhà cung cấp trên sổ sách của họ và vai trò thiết yếu của bộ phận mua hàng là quản lý và duy trì các mối quan hệ này. Hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp chính có nghĩa là bạn có thể chia sẻ kiến ​​thức về sự thay đổi của thị trường, các sản phẩm và công nghệ mới hoặc các yếu tố khác có thể giúp bạn dẫn đầu đối thủ.

Ví dụ, một doanh nghiệp bán lẻ nên chia sẻ phản hồi từ khách hàng về các sản phẩm hiện có và sử dụng kiến ​​thức này để đổi mới các dịch vụ sản phẩm mới và cải tiến.

Đặt hàng và Kiểm soát hàng tồn kho

Ở cấp độ hoạt động, điều cần thiết là phải có đúng số lượng nguyên liệu thô trong kho hoặc số lượng sản phẩm phù hợp trên kệ vào đúng thời điểm khách hàng bước qua cửa. Việc hết sản phẩm có nghĩa là bạn mất doanh số bán hàng và khách hàng của bạn có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh để có được sản phẩm họ cần. Dự trữ quá mức có nghĩa là bạn có khả năng sẽ phải trả nhiều hơn chi phí lưu kho và bạn có nguy cơ sản phẩm trở nên lỗi thời trước khi bạn có cơ hội sử dụng hoặc bán nó.

Nói chung, bộ phận mua hàng sẽ có sẵn các hệ thống kích hoạt đơn đặt hàng tồn kho bất cứ khi nào đạt đến một số lượng hàng tồn kho nhất định. Đối với những người sử dụng hệ thống quản lý hàng hóa, kho hàng tối thiểu và số lượng đặt hàng thường được xác định trước và được phần mềm đặt hàng tự động.

Điều này có nghĩa là một kho hàng luôn được đảm bảo và bộ phận mua hàng có thể tập trung vào việc kiểm tra độ chính xác của các mặt hàng và hóa đơn, đồng thời điều phối ngày giao hàng với đội kho.

Tuân thủ và Kiểm soát Chất lượng

Kiểm soát chất lượng là một phần thiết yếu của quá trình mua sắm. Bộ phận mua hàng cần liên tục kiểm tra chất lượng, hiệu suất và độ tin cậy của nhà cung cấp để đảm bảo họ không rơi vào tình trạng tự mãn. Đối với các nhà cung cấp ở các quốc gia khác, điều này có thể bao gồm việc giám sát quyền, lương thưởng và điều kiện làm việc của người lao động. Điều quan trọng là phải rõ ràng trách nhiệm giải trình nằm ở đâu.

Người ta thường nói rằng "những gì được đo lường sẽ được thực hiện." Một vai trò thiết yếu của bộ phận mua hàng là phân tích và đo lường dữ liệu hiệu suất để đảm bảo rằng các nhà cung cấp đang đạt được kết quả mong muốn, phù hợp với chiến lược mua sắm của công ty. Ví dụ, bộ phận có thể đo lường:

  • Tỷ lệ sản phẩm được giao đúng thời hạn.
  • Số lượng nhà cung cấp đã sử dụng và số lượng sản phẩm họ cung cấp.
  • Tính khả dụng của nhà cung cấp.
  • Thời gian dẫn đầu.
  • Tỷ lệ sai hỏng của sản phẩm.

Các chỉ số này cho phép bộ phận mua hàng đánh giá mức độ đáp ứng của các nhà cung cấp đối với các yêu cầu của công ty, mức độ đáp ứng của họ với nhu cầu cấp thiết và liệu công ty có đang phụ thuộc quá nhiều vào chỉ một hoặc hai nhà cung cấp chính có thể khiến công ty dễ bị tổn thương nếu nhà cung cấp rời đi Lật tẩy. Được trang bị dữ liệu này, bộ phận mua hàng sau đó có thể xem lại kế hoạch chiến lược và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found