Trong kinh doanh, các mối quan hệ xây dựng quan hệ đối tác và khách hàng trung thành. Khi viết một lá thư kinh doanh, bạn thiết lập mối quan hệ ngay từ đầu với lời chào. Cho dù bạn đang gửi thư bưu điện công việc hoặc email, có những phương pháp được chấp nhận khác nhau để nói với người đọc trong lời chào. Đảm bảo rằng bạn giữ giọng điệu chuyên nghiệp và phù hợp với mối quan hệ nghề nghiệp mà bạn có với người nhận.
Lời chào chính thức
Sử dụng cách chào trang trọng khi bạn không biết người nhận, có chức danh thấp hơn hoặc cấp dưới đối với người nhận. Chào hỏi trang trọng trong thư thương mại là truyền thống và được chấp nhận rộng rãi. Chúng nên được sử dụng khi bạn không chắc chắn về cách xưng hô với bên kia.
- Người nhận không xác định: Có hai cách chào truyền thống được chấp nhận khi bạn viết một bức thư công việc cho một người nhận không xác định. Mà nó có thể quan tâm hoặc là Kính gửi ông hoặc bà thể hiện sự tôn trọng đối với bất kỳ ai là người đọc dự định.
- Người nhận đã biết: Khi gửi thư cho một người cụ thể có tên của bạn, bạn nên bắt đầu bằng Dear và sử dụng họ của người đó. Khi có thể, hãy xác định giới tính, tình trạng hôn nhân và chức danh nghề nghiệp. Sử dụng các số nhận dạng Ông., Bệnh đa xơ cứng., Cô, hoặc là Bà. để xác định giới tính và tình trạng hôn nhân. Khi nói chuyện với bác sĩ, hãy sử dụng Tiến sĩ. trước họ. Khi nói chuyện với một giáo sư, hãy sử dụng GS. Định danh được sử dụng giữa Thân và họ. Ví dụ, Gửi giáo sư Jones. Không sử dụng số nhận dạng giới tính nếu người đó có số nhận dạng chuyên nghiệp.
- Giới tính cụ thể: Đôi khi bạn có họ tên của người đó nhưng không chắc người đó là nam hay nữ. Sự khác biệt về ngôn ngữ, chính tả độc đáo và tên không rõ ràng về giới tính có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Đừng đoán. Khi không chắc chắn về giới tính của người nhận, hãy bỏ qua số nhận dạng giới tính và sử dụng tên đầy đủ. Ví dụ, Jan Jones thân mến.
Khi có thể, hãy tìm hiểu càng nhiều càng tốt về người đó để khiến lời chào trở nên dễ thương nhất có thể. Điều này có thể yêu cầu thêm một vài phút làm việc, nhưng nó thường mang lại phản hồi tốt hơn.
Sử dụng lời chào bán chính thức
Nếu bạn có quan điểm bình đẳng với người nhận hoặc có mối quan hệ lâu dài đủ điều kiện để bạn trở nên thân thiện hơn, bạn có thể sử dụng cách chào bán trang trọng. Điều này tương tự như bạn gửi cho một người bạn để đặt trước tiệc sinh nhật nhưng đưa ra một giọng điệu phù hợp với cách bạn giao tiếp với người đó trong cuộc sống thực.
- Người nhận nhóm: Nếu sử dụng chương trình trộn thư, có thể gửi thư và điều chỉnh cách chào dựa trên từng cá nhân. Tuy nhiên, có những lúc một bức thư được gửi cho cả một nhóm chứ không phải cho từng cá nhân. Trong trường hợp này, hãy xác định nhóm chung. Ví dụ, Kính gửi những người tham dự, Đồng nghiệp thân mến hoặc là đội thân yêu có thể chấp nhận được.
- Cá nhân Nam hoặc Nữ: Trong một lá thư ít trang trọng hơn, Dear vẫn được sử dụng nhưng với tên riêng của người đó. Không cần số nhận dạng. Một lần nữa, điều này nên xảy ra trong trường hợp bạn đã đặt tên trước với người nhận. Ví dụ, Gửi Joe sẽ hoạt động nếu bạn không gọi trực tiếp cho Joe Mr. Jones.
- Lời chào kỹ thuật số thông thường: Email có xu hướng tuân theo các nguyên tắc văn phong thoải mái hơn. Một lần nữa, hãy xác định mối quan hệ và sự phù hợp của việc sử dụng những lời chào ít trang trọng hơn như Chào hoặc là Chào buổi trưa. Khi nghi ngờ, hãy nghiêng về khía cạnh truyền thống hơn một chút để tránh làm phiền ai đó có thể coi lời chào của bạn là thiếu tôn trọng. Cũng như mọi thứ trong kinh doanh, hãy hiểu bạn đang giao tiếp với ai để đưa ra quyết tâm đó.
Những cách chào bán thường được sử dụng trong cả thư bưu điện và thư từ qua email. Bản chất email ít trang trọng hơn và những lời chào này được sử dụng nhiều hơn trong email so với những lời chào trang trọng.
Xem xét giọng điệu của toàn bộ bức thư
Chọn cách chào sao cho chuyên nghiệp là một điều. Điều quan trọng không kém là lời chào phù hợp với giọng điệu của bức thư. Bạn có thể thân thiện với một người, nhưng nếu bạn đang vạch ra các điều khoản cho một hợp đồng mới, thì bức thư sẽ mang tính chất trang trọng. Lời chào cần phù hợp với giọng điệu và phải truyền thống, chẳng hạn như Thưa ông Smith.
Chọn một cách chào cảm thấy đúng thôi là chưa đủ. Một lá thư thương mại được xây dựng vì một lý do và mọi phần của nó, từ lời chào đến phần tái bút, đều được tạo ra với một mục đích.
Cần mẫn về người nhận
Dành thời gian để tìm hiểu tên, chức danh và tình trạng nghề nghiệp của một người là một bước tiến dài trong thư từ kinh doanh. Nó thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Gọi cho công ty để nói chuyện với nhân viên lễ tân hoặc người đại diện khác và hỏi ai sẽ gửi thư cho chủ đề này. Mọi người thường rất vui khi cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết, mặc dù bạn có thể gặp rắc rối với những người gác cổng đang lọc thư từ bán hàng cho sếp.
Nếu bạn không thể lấy thông tin qua điện thoại, hãy truy cập internet và tìm danh bạ công ty. Sử dụng khả năng phán đoán của bạn để quyết định xem bức thư sẽ gửi đến ai. Ngay cả khi nó đến nhầm người, nó vẫn có nhiều khả năng được chuyển tiếp nếu nó không bắt đầu bằng một lời chào chung chung và không có tên.
