Thư xác minh ID thuế là xác nhận chính thức mà Sở thuế vụ gửi sau khi yêu cầu Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN). Quy trình đăng ký EIN và thư xác minh tiếp theo khá đơn giản. Bạn thậm chí có thể nhận được một lá thư thay thế nếu bản gốc bị mất.
Tầm quan trọng của EIN
EIN là một số nhận dạng cụ thể phù hợp với một doanh nghiệp, giống như số An sinh Xã hội xác định người nộp thuế cá nhân. Hầu như tất cả các doanh nghiệp đều cần EIN, nhưng IRS có một danh sách kiểm tra nhanh trên trang web của mình để giúp các chủ doanh nghiệp xác định nhu cầu của họ dựa trên từng tình huống cụ thể. Sau đó, có một số cách để xin số.
Đăng ký EIN
Đơn đăng ký trực tuyến IRS
Phương pháp dễ nhất (và được IRS ưu tiên) là sử dụng ứng dụng trực tuyến miễn phí của nó. Một ứng dụng kiểu phỏng vấn hướng dẫn người dùng trong suốt quá trình. Bạn cần cung cấp thông tin doanh nghiệp cơ bản sau:
- Tên pháp lý của pháp nhân kinh doanh
- Địa chỉ doanh nghiệp
- Loại hình kinh doanh, tức là sở hữu duy nhất, quan hệ đối tác, LLC, công ty, v.v.
- Lý do nộp đơn, chẳng hạn như doanh nghiệp mới, nhân viên được thuê, mở tài khoản ngân hàng
- Hoạt động chính của doanh nghiệp
Bạn phải hoàn thành đơn đăng ký trực tuyến của mình trong một phiên, vì bạn không thể lưu biểu mẫu và bạn sẽ bị đăng xuất khỏi hệ thống sau 15 phút không hoạt động. Dịch vụ này được cung cấp từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 7 giờ sáng đến 10 giờ tối. Giờ chuẩn phương Đông.
Gửi qua đường bưu điện hoặc gửi biểu mẫu qua đường bưu điện
Nếu muốn, bạn có thể điền Mẫu SS-4 của IRS và gửi fax hoặc gửi qua đường bưu điện. Số điện thoại và địa chỉ được liệt kê trong hướng dẫn biểu mẫu. Cả biểu mẫu có thể điền và hướng dẫn đều có thể tìm thấy trên trang web IRS.
Nhận xác minh mã số thuế của bạn
Nếu bạn sử dụng ứng dụng trực tuyến để lấy EIN, bạn sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức và có thể in ra thông báo xác nhận EIN ngay lập tức. Bạn nên lưu tài liệu để có hồ sơ điện tử về giao dịch và tài liệu của mình. Nếu bạn đăng ký bằng Biểu mẫu SS-4 và gửi qua fax, bạn sẽ nhận được thư xác minh ID thuế, được gọi là CP 575, trong vòng bốn ngày làm việc. Nếu bạn nộp đơn qua đường bưu điện, lá thư sẽ đến sau khoảng bốn tuần.
Nhận thư xác minh thay thế
Trong trường hợp trước đây bạn đã đăng ký EIN và bị mất hoặc thất lạc bản sao giấy của thư xác minh, bạn có thể làm một số điều để xác định nó.
Kiểm tra các tệp cũ: Nếu bạn đăng ký trực tuyến, hãy kiểm tra tệp Tải xuống của bạn để biết bản sao của bức thư từ khi bạn đăng ký EIN ban đầu. Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ lưỡng các tệp từ khi bạn bắt đầu kinh doanh.
Kiểm tra với ngân hàng: Nếu bạn đăng ký một khoản vay khi bạn bắt đầu kinh doanh, ngân hàng có thể đã yêu cầu một bản sao thư xác minh của bạn. Lấy một bản sao từ họ có thể hữu ích nếu thời gian ngắn.
Nhận được một sự thay thế: Cũng dễ dàng yêu cầu một lá thư thay thế trực tiếp từ IRS. Chỉ cần gọi cho đường dây Thuế Doanh nghiệp và Đặc biệt của họ theo số 800-829-4933. Mặc dù bạn có thể gặp phải thời gian chờ lên đến 30 phút, trước tiên người đại diện sẽ xác minh danh tính của bạn và sau đó làm việc với bạn để nhận được thư thay thế của bạn.
Thư 147c là thư xác minh thay thế và không phải là bản sao của thư xác nhận EIN ban đầu. Tuy nhiên, nó vẫn đóng vai trò là tài liệu chính thức mà bạn có thể cần nếu ai đó yêu cầu bạn cung cấp bằng chứng về EIN của mình.
Thư xác minh quan trọng như thế nào?
Trong nhiều trường hợp, khi bạn đã nhận được EIN ban đầu, bạn có thể không cần phải xuất trình thư xác minh ID thuế của mình cho bất kỳ ai. Tuy nhiên, nếu bạn đang đăng ký một khoản vay hoặc làm việc với một nhà cung cấp mới, bạn có thể được yêu cầu xác minh chính thức về EIN của mình.
