Với tư cách là người sử dụng lao động, bạn có trách nhiệm cung cấp cho cả nhân viên của mình và Sở Thuế vụ Mẫu đơn W-2 cho mỗi nhân viên, thể hiện thu nhập chịu thuế của họ trong năm. Biết cách tính số tiền này, cũng như sự khác biệt giữa số tiền chịu thuế và tổng lương, sẽ cho phép bạn hoàn thành W-2 chính xác và trả lời các câu hỏi mà nhân viên của bạn có thể có.
Tổng lương của nhân viên
Lương gộp đại diện cho tổng số tiền mà một công ty trả cho nhân viên của mình. Tiền lương gộp không tính đến bất kỳ khoản khấu trừ trước thuế nào hoặc các khoản miễn trừ thu nhập khác. Ví dụ: nếu công ty của bạn trả cho một nhân viên 4.000 đô la mỗi tháng, tổng tiền lương của nhân viên trong năm bằng 48.000 đô la. Thông thường, tổng tiền lương không được tìm thấy trong Mẫu đơn W-2 vì có nhiều khoản khấu trừ trước thuế khác nhau. Thay vào đó, tổng lương có thể được tìm thấy trên cuống lương cuối cùng của nhân viên trong năm.
Tiền lương W-2 cho thuế thu nhập
Trong hộp 1 của Biểu mẫu W-2, công ty của bạn báo cáo tổng số tiền lương chịu thuế của nhân viên để IRS lưu hồ sơ. Khi bạn tính toán con số này, hãy loại bỏ bất kỳ khoản khấu trừ trước thuế nào từ lương của nhân viên vì chúng không được tính là thu nhập cho thuế thu nhập liên bang. Ví dụ về các khoản khấu trừ trước thuế bao gồm các khoản đóng góp cho kế hoạch hưu trí do người sử dụng lao động tài trợ, chẳng hạn như khoản đóng góp 401 (k) hoặc 403 (b), tài khoản chi tiêu linh hoạt, chăm sóc người phụ thuộc, chỗ đậu xe (nếu được miễn thuế) và phí bảo hiểm y tế. Ví dụ: nếu bạn trả cho một nhân viên 48.000 đô la nhưng cô ấy đóng góp 8.000 đô la cho kế hoạch 403 (b) của mình, thì bạn chỉ báo cáo 40.000 đô la trong hộp 1.
W-2 Tiền lương FICA
Trên Mẫu Đơn W-2, lương An Sinh Xã Hội trong ô 3 và lương Medicare trong ô 5 được tính hơi khác với tiền lương chịu thuế thu nhập. Các khoản khấu trừ trước thuế duy nhất được phép là chăm sóc người phụ thuộc, chi tiêu linh hoạt, phí bảo hiểm y tế và bãi đậu xe (nếu được miễn thuế). Mức lương An sinh Xã hội trong hộp 3 bị giới hạn bởi giới hạn hàng năm đối với thuế An sinh Xã hội, tương đương 132,900 đô la vào năm 2019 nhưng điều chỉnh hàng năm theo lạm phát. Không có giới hạn cho tiền lương Medicare trong ô 5.
Ý nghĩa của sự khác biệt
Tầm quan trọng của sự khác biệt giữa tiền lương W-2 được báo cáo và tổng lương là nhân viên không được yêu cầu khấu trừ các chi phí trước thuế trên tờ khai thuế thu nhập của họ. Ví dụ: không có biểu mẫu thuế nào có dòng yêu cầu khấu trừ cho các khoản đóng góp 401 (k) hoặc 403 (b), vì vậy nếu công ty của bạn không tính đúng mức lương W-2 từ tổng lương, nhân viên có thể mất khoản khấu trừ. Tuy nhiên, có nhiều khả năng là nhân viên sẽ yêu cầu bạn in biểu mẫu W-2 đã được sửa chữa.
