Trong quá trình kinh doanh thông thường, công ty của bạn sẽ cần sử dụng nhiều loại chữ cái khác nhau để giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, đầu mối bán hàng, nhân viên và nhiều người khác. Mặc dù những bức thư thương mại chính thức có vẻ hơi lỗi thời trong thế giới kỹ thuật số cao, nhưng việc biết cách định dạng đúng cách và đặt một bức thư cùng với các phần đính kèm thích hợp sẽ đảm bảo rằng bạn và công ty của bạn được xem như một tổ chức chuyên nghiệp.
Nêu mục đích rõ ràng
Khi viết thư từ công việc của bạn, hãy nêu rõ mục đích của bạn và kết nối thông điệp của bạn trực tiếp với các mục bạn đang gửi kèm theo. Bạn có thể đang theo dõi yêu cầu thông tin về công ty của mình, giới thiệu bản thân với khách hàng tiềm năng hoặc tiếp cận nhà đầu tư với đề xuất kinh doanh. Khi người nhận biết lý do tại sao bạn viết thư, các hộp thư mà bạn gửi cho họ sẽ có ý nghĩa hơn và sẽ được nhìn qua lăng kính của thông tin trong bức thư của bạn.
Lời mời kèm theo lời mời tiếp tục tương tác
- Thông tin có thể tiêu hóa: Với sự ra đời của email, lượng thông tin liên lạc xung quanh các xa lộ kỹ thuật số là rất lớn. Một nhân viên trung bình nhận được từ 100 đến 200 email mỗi ngày và chắc chắn không thể hiểu hết thông tin có trong mỗi email. Một bức thư được in có thể nổi bật so với hộp thư đến kỹ thuật số và thu hút sự chú ý của người đọc. Mời người đọc của bạn tham gia đầy đủ hơn bằng cách đọc phần phụ của bạn để biết thêm thông tin về công ty của bạn hoặc phản hồi các đề xuất của bạn.
- Phản hồi: Mặc dù thư từ là một hình thức giao tiếp, nhưng chúng chỉ mang tính chất một chiều. Bạn có cơ hội để gửi thông điệp của mình, nhưng bạn không nhận được phản hồi từ người mà bạn đang viết thư. Vỏ bọc cho phép bạn nghe thấy phía bên kia của "cuộc trò chuyện". Họ yêu cầu phản hồi bằng cách gửi lại bưu thiếp, email hoặc hoàn thành biểu mẫu và cung cấp cho bạn ý tưởng về mức độ nhận được thư của bạn.
Ví dụ về Vỏ bọc
Không có quy tắc thiết lập cho những gì có thể được đính kèm với thư của bạn. Tuy nhiên, chỉ gửi những gì cần thiết cho mục đích của bạn. Đừng làm người nhận quá tải với quá nhiều tài liệu khiến họ cảm thấy quá tải; bạn muốn họ đọc tài liệu chứ không phải loại bỏ tài liệu đó. Ví dụ về thùng loa bao gồm:
- Tài liệu quảng cáo - tài liệu chứa thông tin về công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn
- Văn bản pháp lý - Tuyên bố Chính sách Bảo mật, các biểu mẫu phát hành
- Bảng giá thầu - ứng dụng cho các nhà cung cấp để thực hiện công việc cho công ty của bạn
- Biểu mẫu thuế - tài liệu thuế W-9 bạn cần lưu trong hồ sơ
Định dạng Chữ cái cho Bao bì
Một lá thư kinh doanh trang trọng phải làm cho người đọc biết rằng bạn đang gửi kèm theo các tài liệu. Bạn nên tham khảo theo tên của các tài liệu và nếu chúng yêu cầu phản hồi, hãy đề cập đến điều đó. Ví dụ: "Vui lòng hoàn thành và gửi lại biểu mẫu W-9 kèm theo cho văn phòng của chúng tôi trước ngày 31 tháng 12" Ngoài ra, ở cuối thư của bạn, hai dòng bên dưới chữ ký của bạn, bao gồm một trong các ký hiệu sau:
- Vỏ (2)
- Mã: Tài liệu giới thiệu sản phẩm (1), Nhận xét của khách hàng (2)
- Mã hóa: Biểu mẫu W-9
Trong quá khứ, ngôn ngữ tiêu chuẩn để đề cập đến thùng loa bao gồm cụm từ, "Được bao gồm, vui lòng tìm thấy ...". Tuy nhiên, cụm từ này đã lỗi thời và không còn được sử dụng. Rốt cuộc, bạn đã nói với người đọc rằng bạn đang chứa các tài liệu, vì vậy họ không cần phải đi tìm chúng. Đơn giản chỉ cần viết, "Tôi đang bao gồm _____, "nên đủ.
Vỏ bọc trong thế giới kỹ thuật số
Vì rất nhiều thư từ kinh doanh diễn ra qua internet, nên phần lớn thư công việc của bạn có thể diễn ra dưới dạng email. Trong trường hợp này, bạn sẽ đính kèm tài liệu dưới dạng điện tử và từ ngữ có thể được chuyển đổi để phản ánh sự thay đổi. Đảm bảo giữ các tệp tài liệu ở các định dạng thích hợp và kích thước có thể tải xuống hợp lý.
Kiểm tra trước khi gửi
Đảm bảo chèn hộp thư của bạn cùng với thư của bạn trước khi gửi thư. Tương tự, nếu gửi email, hãy đảm bảo thực sự đính kèm tài liệu của bạn. Mặc dù rất dễ mắc phải sai lầm này, nhưng việc sơ suất chi tiết này có thể làm hỏng hình ảnh chuyên nghiệp của bạn và tạo cho người nhận ấn tượng rằng bạn không chú ý đến chi tiết.
