Giao tiếp không phải là cách thông điệp được truyền đi. Nó thậm chí không phải về bản thân thông điệp. Giao tiếp là sự hiểu biết và cách nó được truyền tải lẫn nhau giữa người gửi và người nhận. Điều đó nói rằng, nếu không có sự hiểu biết lẫn nhau như vậy, thì giao tiếp sẽ không diễn ra.
Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh không thể được phóng đại và do đó, nó cần phải có hiệu quả để hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Trên thực tế, giao tiếp là một khía cạnh thiết yếu của việc quản lý một doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của người quản lý không thể được thực hiện nếu không có sự giao tiếp hiệu quả giữa người quản lý và nhân viên.
Loại giao tiếp xảy ra trong kinh doanh được gọi là giao tiếp kinh doanh, và nó liên quan đến luồng thông tin qua lại giữa cấp trên và cấp dưới, cũng như giữa các bên. Về cơ bản, điều đó có nghĩa là thông tin sẽ giảm dần các cấp bậc trong một công ty cũng như trên toàn bộ công ty. Người quản lý cần giao tiếp với những người giám sát, những người cần giao tiếp với nhóm của họ. Đồng nghiệp cần giao tiếp với nhau. Tất cả những điều này cần phải diễn ra liền mạch nếu không sự tàn phá và hỗn loạn sẽ ngự trị trong doanh nghiệp.
Các tổ chức đang phát triển ngày càng lớn mạnh, với một số tổ chức lớn nhất trên thế giới có hàng trăm nghìn nhân viên. Với quy mô ngày càng tăng của một tổ chức, số lượng thứ bậc được quan sát, cũng như sự phức tạp của cơ cấu tổ chức chỉ tăng lên. Trong quá trình đó, công việc quản lý tổ chức ngày càng trở nên khó khăn hơn.
Trong một tổ chức lớn, có lẽ còn hơn cả một tổ chức nhỏ, giao tiếp kinh doanh hiệu quả là cần thiết để định hướng các hoạt động hàng ngày của tổ chức. Nó giúp bạn có thể nhận được phản hồi ngay lập tức và tránh mọi hiểu lầm có thể phát sinh.
Giao tiếp cũng không nên chỉ xảy ra trong tổ chức. Nó cũng sẽ xảy ra mà không có nó. Tổ chức phải có khả năng giao tiếp với xã hội xung quanh để làm cho xã hội vận hành theo cách tốt hơn, mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan. Đối với bất kỳ đội ngũ, tổ chức hoặc xã hội nào để phát triển, các lỗ hổng giao tiếp cần được lấp đầy trước khi chúng phát triển quá lớn.
Khi nói đến giao tiếp kinh doanh, đó là tất cả về mục tiêu. Theo nghĩa đó, nó hướng tới mục tiêu. Khi bạn giao tiếp, bạn nên làm như vậy với một mục tiêu nhất định trong đầu. Ví dụ, nếu công ty có một bộ quy tắc, quy định và chính sách, thì công ty nên tìm cách truyền đạt chúng cho nhân viên của tổ chức để họ biết những gì được mong đợi ở họ. Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình duy trì các giá trị và nguyên tắc nhất định vì nó liên quan đến khách hàng và xã hội nói chung, thì bạn nên tìm một cách hiệu quả để truyền đạt những giá trị và nguyên tắc này cho nhân viên của mình để họ biết cách nói chuyện với khách hàng của mình lần sau khi họ tương tác với họ. Nếu bạn không biết mục tiêu giao tiếp của mình là gì, thì bạn không giao tiếp được gì cả. Chúng tôi gọi đó là tiếng ồn.
Giao tiếp kinh doanh cũng diễn ra trên các kênh. Chúng ta đã đi một chặng đường dài với tư cách là loài người về các kênh mà chúng ta sử dụng để giao tiếp với nhau. Với sự phát triển của ngôn ngữ, phần lớn giao tiếp là bằng miệng, con người truyền kiến thức và thông tin cho người khác bằng miệng. Đôi khi chúng ta sử dụng các hành động, cho dù thông qua ngôn ngữ cơ thể hoặc thông qua việc sử dụng các phương pháp khác, chẳng hạn như tín hiệu khói. Tuy nhiên, hầu hết giao tiếp bị hạn chế trong giao tiếp bằng miệng. Với việc phát minh ra chữ viết, chúng ta đã có thêm một kênh giao tiếp khác, hóa ra lâu dài hơn một chút so với lời nói. Giờ đây, thông tin có thể được ghi lại cho hậu thế và kiến thức có thể được truyền từ cha sang con trai mà không bị mất độ chính xác.
Tất nhiên, chúng tôi đã trải qua một chặng đường dài kể từ đó và đã phát triển nhiều kênh khác trong suốt chặng đường, mỗi kênh đều tỏ ra có những lợi thế lớn so với các kênh tiền nhiệm. Đặc biệt, trong kinh doanh, đã có một kiểu phát triển nhanh chóng về các kênh giao tiếp mà chúng ta sử dụng. Chúng tôi bắt đầu chỉ với những thủ tục giấy tờ và những cuộc gọi qua điện thoại cố định. Giờ đây, chúng tôi có điện thoại thông minh, email, cuộc gọi video, mạng xã hội, truyền thông vệ tinh, phần mềm làm việc nhóm chuyên nghiệp, v.v. Chúng tôi thậm chí đang bắt đầu khám phá việc sử dụng các công nghệ như thực tế ảo và thực tế tăng cường làm kênh giao tiếp. Tương lai tươi sáng, không cần phải nói.
Không có gì bí mật khi truyền thông đang phát triển với tốc độ nhanh chóng. Trên thực tế, nhanh đến mức chúng ta có nguy cơ quên mất lý do tại sao giao tiếp lại quan trọng trong kinh doanh. Chính xác thì mục đích của giao tiếp trong kinh doanh là gì?
Mục đích của Giao tiếp Kinh doanh
Giao tiếp kinh doanh rất quan trọng đối với các nhà quản lý vì nó giúp họ thực hiện các chức năng cơ bản của mình trong tổ chức. Họ phải có tất cả thông tin liên quan đến các nhiệm vụ cụ thể cũng như toàn bộ tổ chức và sau đó phải tìm cách truyền đạt thông tin này cho các nhân viên của tổ chức. Họ nên tìm cách truyền đạt các mục tiêu của mình cho cấp dưới để đảm bảo rằng mọi thành viên của tổ chức đang làm việc để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Một phần lớn thời gian của người quản lý trong tổ chức được dành cho giao tiếp. Cho dù giao tiếp đó là mặt đối mặt hay sử dụng một số kênh khác, nó sẽ chiếm một khoảng thời gian lành mạnh trong ngày của người quản lý.
Mục đích của giao tiếp kinh doanh có thể được tóm tắt thành một số chức năng chính:
Động lực
Người quản lý cần truyền đạt cho nhân viên những công việc mà họ cần thực hiện, tiến trình của những công việc này và cách thức thực hiện những công việc đó. Tuy nhiên, giao tiếp không chỉ là cho phép họ làm điều này. Đó cũng là cho phép họ làm điều đó theo cách thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ hơn và tốt hơn. Một người giao tiếp tốt biết cách truyền tải thông điệp của họ với một lượng động lực phù hợp để khiến người nhận thực sự muốn chấp nhận thông điệp.
Chia sẻ thông tin
Truyền thông đại diện cho các bánh răng trong bánh xe của một tổ chức cho phép thông tin truyền từ nơi này đến nơi khác. Để các quyết định được thực hiện hiệu quả hơn trong tổ chức, trước tiên cần có một luồng thông tin thông suốt. Bằng cách đó, những người ra quyết định chính biết rằng các quyết định họ đang đưa ra đã xem xét tất cả các sự kiện và được cập nhật.
Xã hội hóa
Kinh doanh không phải là tất cả về công việc. Đôi khi nó cũng là về chơi và khiến mọi người cởi mở và sôi sục. Truyền thông cũng giúp ích cho khía cạnh xã hội hóa của kinh doanh. Đó là một phần bình thường của bản chất con người mà chúng ta sẽ luôn muốn cởi mở và giao tiếp khi chúng ta có sự hiện diện của những cá nhân khác. Cho dù đó là cuộc nói chuyện thường xuyên giữa các nhân viên hay xã hội hóa nhằm mục đích kết nối tại các bữa tiệc kinh doanh, giao tiếp giúp các doanh nhân có thể nói chuyện với nhau một cách tình cờ trong môi trường xã hội và tham gia vào việc tạo thiện chí trong giao tiếp kinh doanh.
Điều khiển
Một trong những chức năng chính của nhà quản lý là kiểm soát. Thông thường, một nhà quản lý sẽ muốn kiểm soát các hành vi và hành động của các nhân viên trong một tổ chức. Tuy nhiên, những nhân viên này không phải là người máy, và họ không thể bị kiểm soát hoặc bị ép buộc làm bất cứ điều gì. Đó là lúc giao tiếp xuất hiện. Để khiến nhân viên của bạn làm bất cứ điều gì, bạn phải truyền đạt những gì bạn muốn cho nhân viên của mình.
Giao tiếp mang lại cuộc sống kinh doanh
Trong khi bạn đang suy nghĩ về điểm mấu chốt cho doanh nghiệp của mình, hãy nghĩ cũng như về giao tiếp. Bạn có thể thấy rằng giao tiếp là yếu tố quan trọng quyết định tương lai của doanh nghiệp bạn. Miễn là nó hiệu quả, mọi thứ khác sẽ diễn ra tốt đẹp.
