Hầu hết các công ty lớn đều có toàn bộ bộ phận được chỉ định để giám sát và theo dõi hàng tồn kho. Ngoài ra, các công ty nhỏ hơn thường dành nhiều thời gian cho quá trình theo dõi hàng tồn kho. Lý do theo dõi hàng tồn kho nhận được nhiều sự quan tâm từ các công ty thuộc mọi quy mô có thể được tóm gọn trong một từ: tiền. Các công ty chi một số tiền khổng lồ cho hàng tồn kho và hầu hết đều muốn biết chính xác hàng tồn kho đó nằm ở đâu vào bất kỳ thời điểm nào.
Hàng tồn kho
Hầu hết các công ty sử dụng hàng tồn kho dưới một hoặc nhiều hình thức. Các công ty như nhà bán lẻ và nhà bán buôn mua và bán sản phẩm. Các công ty này thực hiện hàng tồn kho chủ yếu bao gồm các sản phẩm họ mua và bán. Các công ty khác, chẳng hạn như nhà sản xuất, mua các thành phần và nguyên liệu thô và chuyển đổi các mặt hàng này thành một sản phẩm hoàn chỉnh. Hàng tồn kho của nhà sản xuất bao gồm các thành phần, nguyên liệu thô và thành phẩm.
Theo dõi thủ công và tự động
Theo dõi hàng tồn kho bao gồm các hệ thống và chính sách được thiết kế để theo dõi sự di chuyển của hàng tồn kho. Nhiều năm trước, các công ty đã theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công với một hệ thống được gọi là hệ thống thẻ hoặc cardex. Mỗi khi hàng tồn kho được mua hoặc bán, số lượng được ghi theo cách thủ công trên thẻ của mặt hàng đó và tổng số tiền hiện có mới. Ngày nay, một số công ty vẫn sử dụng một loại hệ thống nhập thủ công để ghi lại các giao dịch hàng tồn kho, ngoại trừ các mục nhập được ghi trong chương trình bảng tính chứ không phải trên thẻ giấy. Công nghệ đã tạo ra những cải tiến lớn trong cách theo dõi khoảng không quảng cáo. Nhiều công ty có quy trình theo dõi hàng tồn kho hoàn toàn tự động. Bất cứ khi nào một chuyển động của hàng tồn kho xảy ra, hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ nhận được bản cập nhật tự động của giao dịch. Điều này giúp loại bỏ rất nhiều lỗi do con người gây ra do theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công.
Ý nghĩa
Các công ty sở hữu hàng tồn kho thường đã đầu tư một lượng lớn tiền mặt để mua hàng tồn kho. Theo dõi hàng tồn kho giám sát vị trí hàng tồn kho của công ty nằm trong chuỗi cung ứng. Theo dõi hàng tồn kho cũng cung cấp cho công ty dữ liệu về lượng hàng tồn kho mà công ty sở hữu, nơi hàng tồn kho của họ tồn tại, tình trạng hàng tồn kho (bị hư hỏng, bị trả lại, bị từ chối, bị tạm giữ) và nó giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp và mất mát. Theo dõi hàng tồn kho cũng trở thành một phần của chương trình quản lý hàng tồn kho hoàn chỉnh của công ty. Quản lý hàng tồn kho hình thành các hướng dẫn mà theo đó hàng tồn kho được mua, sử dụng, di chuyển, bán và tiêu hủy.
Phương pháp theo dõi
Có nhiều phương pháp theo dõi khác nhau để theo dõi hàng tồn kho. Mã vạch, còn được gọi là mã sản phẩm chung (UPC), vẫn là một trong những phương pháp theo dõi hàng tồn kho phổ biến nhất. Phần lớn các cửa hàng tạp hóa và nhà bán lẻ sử dụng mã vạch trên sản phẩm để quét các mặt hàng tại điểm bán hàng. Mã vạch theo dõi sự di chuyển của hàng tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Mã vạch chứa dữ liệu về mô tả của mặt hàng, giá của mặt hàng và đơn vị đo lường của mặt hàng. Nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) là một phương pháp khác được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho. Công nghệ RFID có hai dạng: RFID chủ động và RFID thụ động. RFID chủ động hoạt động tốt nhất trong các môi trường tồn tại các vấn đề bảo mật và các môi trường yêu cầu thông tin theo dõi thời gian thực. RFID thụ động hoạt động tốt nhất khi được sử dụng với máy quét cầm tay và những nơi không tồn tại các vấn đề bảo mật.
Cân nhắc
Các phương pháp theo dõi khoảng không quảng cáo khác nhau, nhưng chúng đều thực hiện cùng một chức năng: chúng theo dõi khoản đầu tư lớn nhất của một công ty. Hệ thống hoặc phương pháp được sử dụng để theo dõi khoảng không quảng cáo ít quan trọng hơn các chính sách được thiết kế để quản lý hiệu quả hoạt động của khoảng không quảng cáo.
