Đối chiếu các tài khoản tài chính với hồ sơ kế toán sẽ giúp bạn xác định những sai sót, bất thường và những điều chỉnh cần thiết. Trong kế toán, đối chiếu có nghĩa là đối chiếu hai bộ chứng từ để đảm bảo rằng chúng thống nhất với nhau. Một trong những bộ hồ sơ đó thường là báo cáo tài khoản tài chính, bộ hồ sơ còn lại thường là bảng tính kế toán của công ty bạn.
Tiến hành đối chiếu ngân hàng
Hòa giải ngân hàng là loại hòa giải phổ biến nhất. Để đảm bảo ghi chép kế toán chính xác, hãy thực hiện đối chiếu trên tất cả các tài khoản tài chính của bạn. So sánh từng giao dịch trong báo cáo tài chính của bạn với giao dịch tương tự trong hồ sơ kế toán của bạn. Khi hoàn thành đối chiếu, bạn sẽ thêm một số bút toán như phí, thu nhập lãi hoặc các bút toán chi phí lãi vay từ báo cáo tài chính vào hồ sơ kế toán của mình. Kiểm tra các giao dịch khi bạn xác minh chúng để làm bằng chứng rằng các giao dịch đã xóa tổ chức tài chính.
Hầu hết các phần mềm kế toán đều có một cách tích hợp để bạn thực hiện đối chiếu và kiểm tra từng giao dịch đã xóa. Sổ kế toán và sổ đăng ký séc cũng có một cột bạn có thể đánh dấu khi điều chỉnh tài khoản của mình.
Bắt lỗi ngân hàng
Bản đối chiếu cho bạn biết giao dịch nào đã xóa tổ chức tài chính. Khi thực hiện đối chiếu, bạn có thể gặp các giao dịch có vẻ khớp nhưng với số tiền khác nhau.
Cách tốt nhất để xác định xem bạn hoặc tổ chức tài chính có mắc lỗi hay không là kiểm tra hồ sơ tài chính ban đầu. Bạn vẫn nên có hồ sơ này tại thời điểm đối chiếu vì theo IRS, bạn nên giữ các bản sao lưu hồ sơ tài chính như hóa đơn, biên lai và tiền gửi trong tối thiểu ba năm. Nếu sai lầm là của bạn, hãy sửa chữa lỗi lầm của bạn. Nếu tổ chức tài chính mắc lỗi, hãy gọi và làm việc với tổ chức đó để sửa tài khoản của bạn.
Tìm gian lận trong công ty của bạn
Để bảo vệ công ty của bạn khỏi gian lận của người lao động, hãy yêu cầu một người không nhập các giao dịch tài chính thực hiện hòa giải. Việc đối chiếu đôi khi tiết lộ các mục nhập trong báo cáo tài chính không có trong hồ sơ kế toán của bạn.
Trước tiên, hãy điều tra nội bộ để xác định xem mục nhập có hợp pháp hay không. Nếu bạn không thể tìm thấy một nguồn hợp pháp để nhập nội địa, hãy gọi cho tổ chức tài chính và hỏi rõ ràng. Nếu giao dịch là gian lận, hãy yêu cầu tổ chức tài chính của bạn xóa nó nếu có thể.
Một loại gian lận khác dễ dàng được phát hiện thông qua đối chiếu là gian lận séc. Việc đối chiếu sẽ đưa ra các giao dịch trong đó một người thay đổi séc mà bạn đã đưa cho anh ta hoặc viết séc vào tài khoản của bạn mà không có sự cho phép của bạn.
Tìm giao dịch bị lãng quên
Các liên kết cũng sẽ cho bạn biết những giao dịch nào bạn đã nhập mà ngân hàng chưa xử lý. Chúng được gọi là tiền gửi đang chuyển và séc chưa thanh toán. Nếu bạn đã gửi tiền vào cuối kỳ sao kê và khoản tiền đó không có trong bảng sao kê, đừng lo lắng; nó sẽ xuất hiện trong câu lệnh tiếp theo.
Tuy nhiên, nếu bạn gửi tiền vào đầu kỳ và nó không xuất hiện trong bảng sao kê thì đây là điều bạn nên điều tra. Không giống như tiền gửi chưa xử lý, séc chưa xử lý hiếm khi là dấu hiệu gian lận. Nó thường có nghĩa là ai đó đã quên gửi séc vào tài khoản của mình. Nếu séc không được xử lý trong nhiều tháng, hãy gọi cho người nhận như một phép lịch sự để nhắc họ gửi séc.
