Cơ cấu chức năng là một trong những cơ cấu tổ chức phổ biến nhất. Theo cấu trúc này, tổ chức phân nhóm nhân viên theo một nhóm vai trò hoặc nhiệm vụ chuyên biệt hoặc tương tự. Trong khi cơ cấu chức năng hoạt động tốt trong môi trường ổn định, nơi các chiến lược kinh doanh ít có xu hướng thay đổi hoặc năng động, mức độ quan liêu khiến các tổ chức khó đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường.
Thế mạnh: Chuyên môn hóa
Khi các công ty sử dụng cơ cấu tổ chức chức năng, những người có kiến thức và kỹ năng tương tự được nhóm lại với nhau. Điều này giúp nhân viên có thể trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của họ. Nó đòi hỏi một hệ thống quản lý hiệu suất cho phép thúc đẩy, phát triển và hiển thị các kỹ năng cá nhân trong lĩnh vực chức năng của họ. Sự chuyên môn hóa mà các cấu trúc chức năng trau dồi giúp mang lại kiến thức chuyên sâu và phát triển kỹ năng cho các nhân viên và điều này có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu chức năng của công ty mình.
Điểm mạnh: Năng suất
Chuyên môn hóa dẫn đến hiệu quả hoạt động và nâng cao mức năng suất. Nhờ chuyên môn của mình, người lao động có kỹ năng chuyên môn có thể thực hiện công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và tự tin hơn, do đó giảm thiểu việc xảy ra sai sót trong công việc. Ngoài ra, bản chất rõ ràng của con đường sự nghiệp trong đơn vị chức năng khiến nhân viên có thể có động lực cao để thăng tiến sự nghiệp khi họ thăng tiến trong hệ thống phân cấp.
Mục tiêu chính của cơ cấu chức năng trong tổ chức là tập hợp toàn bộ nguồn nhân lực và thông tin lại với nhau để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Đây có thể là một cấu trúc lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ tập trung vào một sản phẩm hoặc dịch vụ vì bạn có thể tối đa hóa hiệu suất bằng cách khuyến khích sự hợp tác ngang hàng giữa các đơn vị khác nhau ở các cấp quản lý khác nhau thông qua giám sát và điều phối.
Điểm yếu: Vấn đề quản lý
Giao tiếp trong các tổ chức với cơ cấu tổ chức chức năng có thể cứng nhắc vì các cách thức hoạt động được tiêu chuẩn hóa và mức độ chính thức hóa cao. Điều này có thể làm cho quá trình ra quyết định chậm hơn và không linh hoạt. Vì nó quan liêu hơn, các đơn vị chức năng thường không chịu trách nhiệm với nhau, và sự phối hợp kém theo chiều ngang trong các bộ phận có thể xảy ra.
Thiếu sự đổi mới và quan điểm hạn chế về các mục tiêu của tổ chức, cùng với việc tập trung quá nhiều, có thể ảnh hưởng đến động lực của nhân viên. Khi công ty của bạn phát triển và bạn tạo ra nhiều đơn vị chức năng hơn, mức độ tự chủ trong các đơn vị có thể tăng lên, gây khó khăn cho bạn trong việc điều phối tất cả các đơn vị một cách hiệu quả.
Điểm yếu: Điều phối đơn vị
Mặc dù các đơn vị chức năng thường thực hiện với mức độ hiệu quả cao, nhưng mức độ hợp tác của họ với nhau đôi khi bị tổn hại. Những nhóm như vậy có thể gặp khó khăn khi làm việc tốt với nhau vì họ có thể có lãnh thổ và không muốn hợp tác. Việc tranh giành nội bộ giữa các đơn vị có thể gây ra tình trạng chậm tiến độ, giảm cam kết do cạnh tranh lợi ích, lãng phí thời gian khiến dự án chậm tiến độ. Điều này cuối cùng có thể làm giảm mức sản xuất nói chung và cam kết của nhân viên trong toàn công ty đối với việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
