Cơ cấu tổ chức bộ phận mang lại cho một doanh nghiệp kinh doanh lớn hơn khả năng tách các bộ phận lớn của hoạt động kinh doanh của công ty thành các nhóm bán tự trị. Mặc dù thường phù hợp hơn với các tổ chức lớn hơn, nhưng trong một số trường hợp, cấu trúc chính thức này cũng có thể mang lại lợi ích cho một doanh nghiệp nhỏ hơn. Trong mọi trường hợp, các nhóm chủ yếu tự quản lý và tập trung vào một khía cạnh hẹp của sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Như với bất kỳ cơ cấu tổ chức nào, cơ cấu bộ phận có cả điểm mạnh và điểm yếu.
Cơ cấu tổ chức bộ phận là gì?
Cơ cấu tổ chức bộ phận thường bao gồm một số nhóm song song tập trung vào một dòng sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Ví dụ về một dòng sản phẩm là các thương hiệu xe hơi khác nhau thuộc các nền tảng phần mềm của General Motors hoặc Microsoft. Một ví dụ về dòng dịch vụ là các chi nhánh bán lẻ, thương mại, đầu tư và quản lý tài sản của Bank of America.
Không giống như các phòng ban, các bộ phận tự chủ hơn, mỗi bộ phận có giám đốc điều hành cấp cao nhất của mình - thường là phó chủ tịch - và thường quản lý việc tuyển dụng, lập ngân sách và quảng cáo của riêng họ. Mặc dù các doanh nghiệp nhỏ hiếm khi sử dụng cấu trúc bộ phận, nhưng nó có thể phù hợp với các công ty như đại lý quảng cáo có đội ngũ nhân viên tận tâm và ngân sách tập trung vào các khách hàng hoặc ngành công nghiệp lớn.
Ưu điểm của Cơ cấu tổ chức bộ phận
Các bộ phận hoạt động tốt vì chúng cho phép một nhóm tập trung vào một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất, với cơ cấu lãnh đạo hỗ trợ các mục tiêu chiến lược chính của nó. Việc có chủ tịch hoặc phó chủ tịch riêng khiến bộ phận này có nhiều khả năng nhận được các nguồn lực cần thiết từ công ty. Ngoài ra, trọng tâm của một bộ phận cho phép nó xây dựng một nền văn hóa chung và tinh thần đồng đội điều đó góp phần nâng cao tinh thần và kiến thức tốt hơn về danh mục đầu tư của bộ phận. Điều này tốt hơn nhiều so với việc sản phẩm hoặc dịch vụ của nó được phân tán giữa nhiều bộ phận thông qua tổ chức.
Nhược điểm của Cơ cấu tổ chức bộ phận
Cơ cấu bộ phận cũng có những điểm yếu. Một công ty bao gồm các bộ phận cạnh tranh có thể cho phép chính trị văn phòng thay vì tư duy chiến lược đúng đắn ảnh hưởng đến quan điểm của họ về các vấn đề như phân bổ nguồn lực của công ty. Do đó, một bộ phận đôi khi sẽ hành động để phá hoại bộ phận khác.
Ngoài ra, sự phân chia có thể mang lại sự ngăn cách và có thể dẫn đến sự không tương thích. Ví dụ, bộ phận phần mềm-kinh doanh của Microsoft đã phát triển Social Connector trong Microsoft Office Outlook 2010. Họ không thể tích hợp Microsoft SharePoint và Windows Live cho đến vài tháng sau khi Social Connector có thể giao tiếp với LinkedIn. Một số chuyên gia cho rằng cấu trúc bộ phận của Microsoft đã góp phần dẫn đến tình trạng các sản phẩm của chính họ không tương thích giữa các đơn vị kinh doanh nội bộ.
Các giải pháp thay thế cơ cấu tổ chức
Các tổ chức lớn muốn tập trung vào một bộ phận thay vào đó có thể chuyển thành một công ty con hoạt động độc lập. Các tổ chức nhỏ hơn có thể làm việc thông qua các dự án lớn thông qua các phòng ban chuyên dụng hoặc các nhóm làm việc đa chức năng đặc biệt. Một cơ cấu tổ chức đầy hứa hẹn khác là Cơ cấu Ma trận, kết hợp Cơ cấu chức năng (thường là cơ cấu tổ chức phân cấp truyền thống) và Cơ cấu dự án, trong đó tổ chức được cấu trúc xoay quanh việc thực hiện các dự án khác nhau của mình.
Làm cho nó hoạt động
Để thành công, các bộ phận phải được quản lý tốt. Lãnh đạo điều hành là yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của một công ty sử dụng cơ cấu bộ phận. Các nhà lãnh đạo cao nhất cần hiểu từng bộ phận đang làm gì và cung cấp quyền lãnh đạo cho các trưởng bộ phận về cách điều chỉnh các định hướng chiến lược mới hoặc hợp tác hiệu quả hơn giữa các bộ phận.
Ngoài ra, các giám đốc điều hành nên nắm chắc việc sử dụng tài nguyên. Việc có chung các nguồn lực được quản lý tập trung như hỗ trợ hành chính hoặc thiết bị văn phòng có thể giảm chi phí và sự phức tạp của tổ chức.
