Kỹ năng tổ chức được coi là có giá trị đối với bất kỳ nhân viên nào, nhưng có một số kỹ năng cụ thể hơn cùng mang lại cho một người "kỹ năng tổ chức mạnh mẽ". Một người nào đó có kỹ năng tổ chức mạnh mẽ thường được coi là có khả năng quản lý các nhiệm vụ của mình thông qua việc lập kế hoạch khôn ngoan, tối ưu hóa thời gian, định hướng chi tiết và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Khả năng của bạn để nhìn thấy một dự án thông suốt từ khi lập kế hoạch sớm cho đến khi hoàn thành cuối cùng chắc chắn sẽ được chú ý trong tổ chức của bạn.
Làm cho việc lập kế hoạch trở nên quan trọng
Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ có liên quan chặt chẽ đến khả năng lập kế hoạch mạnh mẽ. Họ ngụ ý rằng một người có kỹ năng tổ chức mạnh mẽ làm cho việc lập kế hoạch trở nên quan trọng. Một người có kỹ năng tổ chức tốt đặt ra các nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành hoặc hoàn thành và tiếp cận các nhiệm vụ đó một cách có chủ đích. Điều này khác hẳn với những người thiếu kỹ năng tổ chức và hoạt động không có kế hoạch cụ thể, hành động bộc phát hơn. Vì vậy, trở thành một nhà lập kế hoạch giỏi, điều quan trọng là phải có kỹ năng tổ chức mạnh mẽ.
Để cải thiện việc lập kế hoạch, hãy vạch ra các bước chính cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Những điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào công việc bạn làm, nhưng có thể bao gồm lập ngân sách, bố trí nhân sự, làm việc với nhà thầu, nghiên cứu và các bước khác cần thiết để hoàn thành công việc. Sau đó, xác định các nhiệm vụ phụ cần thiết cho mỗi bước trong dự án của bạn.
Ưu tiên tất cả các công việc của bạn
Ưu tiên là một phần không thể thiếu đối với các kỹ năng tổ chức. Việc tổ chức các hoạt động của bạn là tương đối vô nghĩa nếu bạn không sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ để bạn hoàn thành những hạng mục quan trọng nhất trước. Bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, những người có tổ chức sẽ hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất của họ trước để tối ưu hóa sản xuất của họ. Việc thiết lập các ưu tiên cũng sẽ giúp phân bổ chi phí dự án, vì các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất là những nhiệm vụ cần nhận được nguồn vốn đảm bảo.
Ví dụ đơn giản: tổ chức một bữa tiệc văn phòng để thúc đẩy tinh thần của nhân viên có thể là một nỗ lực đáng giá, nhưng nó không có khả năng được ưu tiên như việc cập nhật quản lý cấp cao bằng cách nhận báo cáo tiến độ đúng hạn. Giữ các ưu tiên của bạn rõ ràng.
Quản lý thời gian là điều cần thiết
Quản lý thời gian là một yếu tố quan trọng khác của kỹ năng tổ chức. Sử dụng tốt nhất thời gian của bạn là điều quan trọng trong bối cảnh của tổ chức. Trên thực tế, tổ chức thường nhằm giúp bạn hoàn thành nhiều công việc nhất có thể trong một khung thời gian cụ thể.
Quản lý thời gian thích hợp thường bao gồm việc sử dụng người lên lịch hoặc người lập kế hoạch để vạch ra các cuộc họp hoặc các hoạt động quan trọng sẽ diễn ra vào mỗi ngày nhất định. Phác thảo việc sử dụng thời gian của bạn sẽ giúp bạn nhận được nhiều giá trị nhất từ nó. Việc lập kế hoạch có thể được thực hiện trên giấy, nhưng cũng có các công cụ phần mềm và trực tuyến tuyệt vời có thể hỗ trợ bạn trong việc quản lý thời gian. Đối với các dự án lớn liên quan đến nhân viên ở nhiều địa điểm, một số hình thức quản lý thời gian và phần mềm quản lý dự án có thể là nhu cầu cần thiết.
Theo dõi chi tiết
Tổ chức và định hướng chi tiết thường được liên kết với nhau. Định hướng chi tiết là sự tập trung vào những điều nhỏ giúp hoàn thành một dự án hoặc hoàn thành mọi khía cạnh của một nhiệm vụ cụ thể. Định hướng chi tiết thường giúp các nhân viên có tổ chức tránh bị sơ suất về các dự án quan trọng và một số sai sót nhỏ có thể là yếu tố cản trở đối với một dự án được hoàn thành tốt. Một trong những sứ mệnh của NASA đến sao Hỏa nổi tiếng là thất bại vì các kỹ sư sử dụng tiếng Anh thay vì đơn vị hệ mét trong tính toán của họ. Chi tiết là điều cần thiết để dự án thành công!
Kế toán và quản lý dự án là một trong những nhân viên thường có khả năng định hướng chi tiết mạnh mẽ, bởi vì những sai sót nhỏ là vấn đề lớn trong công việc của họ.
