Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, thông báo qua thư được chứng nhận có thể gây lo lắng, đặc biệt nếu bạn biết mình sẽ phải đợi một hoặc hai ngày để nhận được thư của mình. May mắn thay, có nhiều cách bạn có thể sử dụng thông báo nhỏ màu hồng đào đó để xác định người gửi thư. Ngay cả khi bạn nghi ngờ rằng phong bì chứa tin xấu, việc biết ai đã gửi nó có thể giúp bạn chuẩn bị đối phó với tình huống.
Thư được chứng nhận được xác định
Thư được chứng nhận là một dịch vụ bổ sung do Bưu điện Hoa Kỳ cung cấp. Người gửi nhận được bằng chứng rằng họ đã gửi thư từ, có thể theo dõi một mặt hàng khi nó đang được vận chuyển và nhận được bằng chứng về việc giao hàng. Đối với một khoản phí bổ sung, người gửi cũng có thể yêu cầu người chấp nhận thư (không nhất thiết phải là người nhận) ký tên cho món hàng. Sau đó bưu điện cung cấp bằng chứng về chữ ký cho người gửi.
Mục đích của thư được chứng nhận gồm có hai mặt: Nó tạo ra sự bảo mật bổ sung cho một gói hàng hoặc bức thư khi nó đang được vận chuyển và nó cung cấp cho người gửi bằng chứng rằng họ đã gửi một thứ gì đó qua đường bưu điện. Các lý do tại sao người gửi có thể muốn loại bằng chứng này bao gồm:
- Người gửi có trách nhiệm gửi hợp đồng, séc hoặc tài liệu khác vào một ngày cụ thể. Thư được chứng nhận cung cấp bằng chứng rằng người gửi đã làm những gì được yêu cầu.
- Người gửi và người nhận đang có tranh chấp pháp lý. Ở một số tiểu bang, thư bảo đảm có thể được sử dụng như một phương thức gửi tài liệu. Thư xác nhận cũng cung cấp một dấu vết giấy có thể cần thiết để ghi lại thông tin liên lạc trong cuộc xung đột.
- Người gửi đang cố gắng kết nối với một người chưa phản hồi lại các nỗ lực liên lạc trước đó. Bằng cách gửi một lá thư được chứng nhận, người gửi có thể ghi lại việc họ đã cố gắng liên lạc một cách thiện chí.
Biểu mẫu bên trái thông báo
Nếu người gửi thư bảo đảm chỉ yêu cầu bằng chứng về việc chuyển phát, người vận chuyển bưu chính sẽ đặt thư hoặc gói hàng vào hộp thư của người nhận sau khi quét mã theo dõi. Trong trường hợp người gửi đã yêu cầu xác nhận chữ ký, người vận chuyển bưu điện sẽ cố gắng tìm người lớn để ký nhận. Nếu không có ai để ký nhận, người vận chuyển sẽ để lại phiếu cho người nhận biết cách lấy gói hàng từ bưu điện hoặc yêu cầu một lần giao hàng khác. Về mặt chính thức, ghi chú này là Mẫu PS 3849, còn được gọi là "Thông báo còn lại".
tiền boa
PS Form 3849 được sử dụng để thông báo cho người nhận về tất cả các loại thư không thể gửi được, vì vậy đừng cho rằng mọi tờ phiếu màu hồng đào trong hộp thư của bạn là dành cho thư được chứng nhận.
Xác định người gửi
Vào năm 2018, USPS đã cập nhật các biểu mẫu bên trái thông báo của mình để bao gồm một khoảng trống nơi hãng vận chuyển bưu chính có thể viết tên người gửi. Điều này phải đủ để xác định người gửi. Nếu vì lý do nào đó, tên người gửi không có trên thông báo, hãy lật lại và bạn sẽ tìm thấy mã theo dõi của mặt hàng. Truy cập USPS.com và gửi số theo dõi. Hệ thống theo dõi có thể chỉ cung cấp cho bạn thành phố, tiểu bang và mã zip của người gửi, nhưng đây có thể là tất cả thông tin bạn cần để xác định danh tính của người gửi.
tiền boa
Ở một số khu vực, USPS cung cấp "Chuyển phát đã thông báo", một dịch vụ thông báo cho bạn về thư đến và cung cấp cho bạn ảnh chụp bên ngoài của phong bì cỡ thư. Nếu bạn có dịch vụ này, bạn sẽ tự động được thông báo về một lá thư được chứng nhận đang được gửi đến và nếu phong bì phù hợp với các tiêu chuẩn của USPS, bạn sẽ có thể thấy địa chỉ trả lại trên thư từ.
Hiểu lầm về Thư được chứng nhận
Bởi vì thư xác nhận thường được sử dụng để gửi thư từ có tính chất nhạy cảm, điều dễ hiểu là bạn có thể e ngại khi chọn thư của mình. Tuy nhiên, tránh một mẩu thư xác nhận, đặc biệt là thư công việc, hiếm khi là một ý kiến hay. Đây là lý do tại sao:
- Thư được chứng nhận thường quan trọng: Mặc dù các vụ kiện tụng, trục xuất và kiểm tra thuế là những vấn đề khó chịu, nhưng chúng không biến mất chỉ vì bạn phớt lờ chúng. Trên thực tế, bạn càng biết sớm về chúng, bạn càng có thể nhanh chóng hành động. Trong một số trường hợp, giải quyết vấn đề sớm có thể giảm thiểu cả chi phí và sự bất tiện.
- Từ chối thư sẽ không bảo vệ bạn: Người gửi sử dụng thư được chứng nhận để bảo vệ chính họ. Nếu bạn đang cố gắng tránh đối phó với một tình huống, chẳng hạn như một vụ kiện hoặc một hóa đơn thuế khổng lồ, cuối cùng sẽ tiến tới dù có hoặc không có sự hợp tác của bạn.
- Một cái gì đó dễ chịu có thể nằm trong phong bì đó: Một luật sư đang xử lý di sản của một người bạn hoặc thành viên gia đình có thể đang cố gắng liên lạc với bạn để cung cấp tin tức về một yêu cầu. Một trong những khách hàng của bạn có thể đã gửi cho bạn một tấm séc. Nếu bạn không nhận thư, bạn có thể bỏ lỡ tin tốt hoặc thậm chí là một số tiền.
