Ngoài số tiền đến hạn, số hóa đơn là số quan trọng thứ hai trên hóa đơn của bạn. Việc ấn định một số duy nhất một cách có hệ thống cho mỗi hóa đơn sẽ cung cấp cho bạn một số nhận dạng cho hóa đơn đó. Sử dụng số nhận dạng này để tra cứu hóa đơn trên máy tính khi khách hàng gọi đến với câu hỏi về hóa đơn hoặc để tìm bản sao thực của hóa đơn trong tệp của bạn. Cấu trúc số hóa đơn của bạn theo bất kỳ cách nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn, miễn là bạn kết thúc số bằng một mã định danh tuần tự đặc biệt.
Đánh số hóa đơn tuần tự
Hầu hết các phần mềm kế toán doanh nghiệp mặc định sử dụng cách đánh số thứ tự cho các hóa đơn. Việc đánh số hóa đơn tuần tự là nền tảng để tạo ra các số hóa đơn phân biệt. Việc đánh số hóa đơn bắt đầu bằng số “1” trừ khi bạn ghi đè lên. Ví dụ: nếu bạn thích số hóa đơn có năm chữ số, bạn có thể thay thế “1” bằng số “10.000”.
Phần mềm sẽ tự động ấn định số hóa đơn tiếp theo, “10,001”. Ngoài ra, nếu bạn cố gắng nhập hóa đơn có số hóa đơn trùng lặp, hầu hết phần mềm sẽ cảnh báo bạn. Để tạo cách đánh số hóa đơn tuần tự theo cách thủ công, hãy sử dụng danh sách các số thứ tự. Khi bạn sử dụng một số, hãy ghi lại tên của khách hàng mà bạn đã chỉ định số hóa đơn và số tiền của hóa đơn.
Đánh số hóa đơn theo thứ tự thời gian
Gán số hóa đơn theo thứ tự thời gian. Ví dụ: định dạng số hóa đơn được tạo trên hóa đơn cho khách hàng số 4.072 vào ngày 30 tháng 6 năm 2017, là 20170630-4072-00. Dãy số đầu tiên là ngày tháng, dãy số thứ hai là mã số khách hàng và dãy số thứ ba là mã định danh duy nhất liên tiếp của hóa đơn.
Nếu bạn tạo hóa đơn thứ hai vào ngày đó cho khách hàng đó, số hóa đơn sẽ là 20170630-4072-01. Sử dụng bất kỳ định dạng ngày nào bạn chọn. Các định dạng ngày thay thế bao gồm 06302017, 120630 và 063012.
Bắt đầu bằng số khách hàng
Bắt đầu các số hóa đơn bằng số khách hàng để tạo cho mình một cách thứ hai để xác định hóa đơn thuộc về một khách hàng cụ thể bằng cách chỉ nhìn vào số hóa đơn. Phương pháp này tương tự như phương pháp đánh số thứ tự thời gian. Hệ thống đánh số hóa đơn dựa trên số khách hàng sẽ bắt đầu bằng số đó.
Hai ví dụ cho khách hàng 4072 là 4072-06302017-01 (số khách hàng, ngày tháng, số thứ tự) và 4072-0001 (số khách hàng, số thứ tự). Sử dụng nhiều chữ số hơn cho số thứ tự của bạn nếu bạn không sử dụng ngày để không nhanh chóng hết số thứ tự duy nhất.
Bắt đầu bằng số dự án
Sử dụng số dự án như một phần của số hóa đơn của bạn nếu bạn muốn có thể xác định dự án mà hóa đơn thuộc về bằng cách xem số hóa đơn. Phương pháp đánh số hóa đơn này có lợi cho các công ty xây dựng và các công ty khác đảm nhận các dự án, trong trường hợp đó, số dự án là một trong những số quan trọng nhất. Bắt đầu số hóa đơn bằng mã dự án duy nhất, sau đó là ngày.
Ví dụ về số hóa đơn dự án bao gồm 4072-STUC5012-01 (khách hàng, dự án, tuần tự) và STUC5012-4072-01 (dự án, khách hàng, tuần tự).
