Lập kế hoạch giúp tổ chức vạch ra một lộ trình để đạt được các mục tiêu của mình. Quá trình bắt đầu bằng việc xem xét các hoạt động hiện tại của tổ chức và xác định những gì cần được cải thiện về mặt hoạt động trong năm tới. Từ đó, việc lập kế hoạch liên quan đến việc hình dung kết quả mà tổ chức muốn đạt được và xác định các bước cần thiết để đi đến đích đã định - thành công, cho dù điều đó được đo lường về mặt tài chính hay các mục tiêu bao gồm việc trở thành tổ chức được đánh giá cao nhất về mức độ hài lòng của khách hàng.
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
Tất cả các tổ chức, lớn và nhỏ, đều có nguồn lực hạn chế. Quá trình lập kế hoạch cung cấp thông tin mà lãnh đạo cấp cao nhất cần để đưa ra các quyết định hiệu quả về cách phân bổ các nguồn lực theo cách cho phép tổ chức đạt được các mục tiêu của mình. Năng suất được tối đa hóa và nguồn lực không bị lãng phí cho các dự án có ít cơ hội thành công.
Thiết lập các Mục tiêu Tổ chức
Đặt ra các mục tiêu thách thức mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được hiệu suất tốt hơn là một trong những khía cạnh quan trọng của quá trình lập kế hoạch. Các mục tiêu phải mang tính quyết liệt, nhưng phải thực tế. Các tổ chức không thể cho phép mình trở nên quá hài lòng với cách họ hiện đang làm - hoặc họ có khả năng bị mất vị trí trước các đối thủ cạnh tranh.
Quá trình thiết lập mục tiêu có thể là một lời cảnh tỉnh cho những nhà quản lý đã trở nên tự mãn. Lợi ích khác của việc thiết lập mục tiêu đến khi kết quả dự báo được so sánh với kết quả thực tế. Các tổ chức phân tích sự khác biệt đáng kể so với dự báo và thực hiện hành động để khắc phục các tình huống mà doanh thu thấp hơn kế hoạch hoặc chi phí cao hơn.
Quản lý rủi ro và sự không chắc chắn
Quản lý rủi ro là điều cần thiết cho sự thành công của một tổ chức. Ngay cả những tập đoàn lớn nhất cũng không thể kiểm soát được môi trường kinh tế và cạnh tranh xung quanh họ. Những sự kiện không lường trước xảy ra phải được xử lý nhanh chóng, trước khi những hậu quả tiêu cực về tài chính từ những sự kiện này trở nên nghiêm trọng.
Việc lập kế hoạch khuyến khích sự phát triển của các tình huống “điều gì xảy ra nếu”, trong đó các nhà quản lý cố gắng hình dung các yếu tố rủi ro có thể xảy ra và phát triển các kế hoạch dự phòng để đối phó với chúng. Tốc độ thay đổi trong kinh doanh diễn ra nhanh chóng và các tổ chức phải có khả năng nhanh chóng điều chỉnh chiến lược của mình để phù hợp với những điều kiện thay đổi này.
Xây dựng nhóm và hợp tác
Lập kế hoạch thúc đẩy xây dựng nhóm và tinh thần hợp tác. Khi kế hoạch được hoàn thành và thông báo cho các thành viên của tổ chức, mọi người đều biết trách nhiệm của họ là gì và các lĩnh vực khác của tổ chức cần sự hỗ trợ và chuyên môn của họ như thế nào để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Họ thấy công việc của họ đóng góp như thế nào vào sự thành công của toàn tổ chức và có thể tự hào về những đóng góp của họ.
Xung đột tiềm ẩn có thể được giảm bớt khi lãnh đạo cao nhất trưng cầu ý kiến của các bộ phận hoặc người quản lý bộ phận trong quá trình thiết lập mục tiêu. Các cá nhân ít có khả năng phản đối các mục tiêu ngân sách khi họ có tiếng nói trong quá trình sáng tạo của mình.
Tạo lợi thế cạnh tranh
Lập kế hoạch giúp các tổ chức có được cái nhìn thực tế về điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của họ so với các đối thủ cạnh tranh chính. Đội ngũ quản lý nhìn thấy các khu vực mà đối thủ cạnh tranh có thể dễ bị tổn thương và sau đó đưa ra các chiến lược tiếp thị để tận dụng những điểm yếu này. Việc quan sát các hành động của đối thủ cạnh tranh cũng có thể giúp các tổ chức xác định các cơ hội mà họ có thể đã bỏ qua, chẳng hạn như các thị trường quốc tế mới nổi hoặc các cơ hội tiếp thị sản phẩm cho các nhóm khách hàng hoàn toàn khác nhau.
