Quét các tài liệu kinh doanh, chẳng hạn như hợp đồng và đề xuất, và gửi chúng qua email cho khách hàng có thể giảm chi phí giấy tờ và phí fax đường dài của bạn. Cho dù bạn sở hữu máy quét độc lập hay máy in Tất cả trong một, quá trình chuyển đổi tài liệu sang định dạng điện tử là tương tự đối với nhiều thiết bị quét. Mặc dù máy in quét để gửi email và hầu hết các máy in Tất cả trong một cho phép bạn quét tài liệu trực tiếp từ thiết bị mà không cần phần mềm bổ sung, phần mềm quét chuyên dụng cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn, bao gồm khả năng chọn định dạng tài liệu và chọn một giải pháp. Sau khi tạo bản quét, bạn có thể đính kèm trực tiếp nó vào thư trong Windows Live Mail.
Quét tài liệu
Làm sạch bề mặt của giường quét bằng khăn mềm và nước lau kính không để lại vệt. Máy quét sẽ nhặt bụi bẩn và dấu vân tay trong quá trình quét, điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng của hình ảnh đầu ra.
Mở nắp và đặt tài liệu úp xuống giường quét. Căn chỉnh tài liệu bằng cách sử dụng các điểm đánh dấu dọc theo chu vi của kính và sau đó đóng nắp cẩn thận.
Khởi chạy phần mềm quét đi kèm với máy quét của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng máy quét HP hoặc máy in Tất cả trong một, phần mềm sẽ nằm trong thư mục HP.
Chọn “Tài liệu” làm kiểu quét, sau đó chọn bạn muốn quét tài liệu màu hay đen trắng.
Chọn định dạng đầu ra cho tài liệu được quét, thường là loại hình ảnh như TIFF hoặc GIF hoặc PDF.
Chọn độ phân giải, nếu được nhắc, tạo ra tệp chất lượng cao, chẳng hạn như 300dpi. Trong khi chọn dpi cao hơn sẽ tạo ra tệp có kích thước lớn hơn, hình ảnh sẽ sắc nét hơn. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng các tệp có độ phân giải cao hơn sẽ mất nhiều thời gian hơn để tải lên và gửi.
Nhấp vào nút "Quét". Khi quá trình quét hoàn tất, hãy nhấp vào “Lưu”. Nhập tên tệp cho tài liệu và chọn thư mục đích, chẳng hạn như Tài liệu của tôi. Nhấp vào nút "Lưu".
tiền boa
Để thay thế cho phần mềm quét tích hợp trong hệ thống của bạn, bạn có thể tìm kiếm trực tuyến ứng dụng quét để gửi email có thể cung cấp các tính năng bổ sung.
Gửi tài liệu qua email
Mở Windows Live Mail và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
Soạn một tin nhắn mới bằng cách nhấp vào nút “Tin nhắn Email” trên thanh công cụ Trang chủ.
Nhập địa chỉ email của người nhận, bao gồm dòng chủ đề và sau đó nhập thông điệp bạn muốn đưa vào tài liệu đính kèm.
Nhấp vào nút “Đính kèm tệp” trên thanh công cụ Thư. Điều hướng qua các thư mục của bạn trong hộp thoại Windows Explorer và chọn tài liệu đã quét. Nhấp vào “Mở” để đính kèm tệp vào email.
Nhấp vào nút "Gửi".
tiền boa
Cân nhắc sử dụng định dạng PDF khi quét tài liệu. Một tệp PDF giữ lại tất cả các yếu tố hình ảnh trong tài liệu gốc và có thể được mở trên bất kỳ PC nào đã cài đặt Adobe Reader.
